Zapytanie ofertowe

Zamawiający:

Województwo Podlaskie

Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1

15-888 Białystok

NIP 542-25-42-016

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

Nazwa zadania: Zapewnienie sceny, telebimu LED oraz 2 kamer HD podczas przedsięwzięcia pn. „Na kulinarnym szlaku wschodniej Polski” w dniach 29-30 lipca 2017 r. w Drohiczynie.

ZAMAWIAJĄCY NA TO ZADANIE PRZEZNACZYŁ KWOTĘ: 25 000 zł brutto.

Opis przedmiotu zamówienia:

Zadanie składa się z następujących części:

• zapewnienie sceny,
• zapewnienie profesjonalnego sprzętu, który spełnia minimalne wymagania
  co do obsługi audiowizualnej i wizyjnej przedsięwzięcia.

Ad 1) Scena.

Elementem niezbędnym do realizacji przedsięwzięcia jest zapewnienie sceny, na której odbędą się pokazy gotowania potraw tradycyjnych, charakterystycznych dla województwa podlaskiego oraz inne działania sceniczne (w tym również informacyjne w formie konkursów, prelekcji i wystąpień).

Do zadań Wykonawcy będzie należało w szczególności:

1. zapewnienie gotowości technicznej sceny - od godziny 9:00 w dniu 29 lipca 2017 r. do godziny 4:00 w dniu 31 lipca 2017 r., miejsce przedsięwzięcia: Park Miejski
   w Drohiczynie.
2. zapewnienie sceny, której konstrukcja powinna być stabilna, posiadać stosowne atesty i charakteryzować się następującymi parametrami:

*wymiar podestu/podłogi min 10 m x 8 m, ale nie większe niż 11 m x 9 m,

*wysokość podestu nie może być mniejsza niż 1,2 m, ale nie większa niż 1,5 m,

*wysokość okna scenicznego min. 6 m,

*scena musi być wyposażona w schody z poręczami po prawej stronie,

*cała konstrukcja sceny, podesty i kratownice, muszą być uziemione,

*wymagane jest okotarowanie specjalistycznym, szczelnym materiałem scenicznym
w ciemnym kolorze, odpornym na niesprzyjające warunki atmosferyczne
z umocowaniem z trzech stron (boki oraz tył), tak by woda (deszcz) nie dostawała się na scenę,

* z prawej strony sceny musi być usytuowane profesjonalne zadaszone i osłonięte
z trzech stron miejsce realizacyjne, monitorowe o wysokości sceny i wymiarach minimalnych 3 m x 2 m (nie dopuszcza się zadaszenia tzw. „dmuchawą”),

* na froncie musi znajdować się profesjonalne zadaszone i osłonięte z trzech stron miejsce mikserów frontowych oświetlenia i nagłośnienia o min. wymiarach 3 m x 3 m
o wysokości podłogi min. 0,5 m, usytuowane w osi sceny w odległości około 30-40 m,

*wykonawca zapewnia transport, montaż i demontaż sceny.

Ad 2) Profesjonalny sprzęt do minimalnej obsługi audiowizualnej i wizyjnej przedsięwzięcia.

Organizatorzy przewidują min. półtorej tysiąca uczestników, dlatego należy zapewnić profesjonalny sprzęt audiowizualny i wizyjny niezbędny do zagwarantowania wszystkim zgromadzonym uczestnikom lepszej widoczności działań scenicznych oraz możliwości wyświetlania filmów i prezentacji multimedialnych z nośników danych. Wszystkie sprzęty musza być ze sobą zintegrowane i działać poprawnie podczas trwania całego przedsięwzięcia.

Do zadań Wykonawcy będzie należało w szczególności:

1. zapewnienie gotowości technicznej wszystkich niezbędnych sprzętów - od godziny 9:00 w dniu 29 lipca 2017 r. do godziny 4:00 w dniu 31 lipca 2017 r., miejsce przedsięwzięcia: Park Miejski w Drohiczynie,
2. zapewnienie telebimu LED kamer HD oraz miksera wizyjnego, o parametrach technicznych:

*telebim LED zewnętrzny o wymiarach min. 4 m x 3 m o pikselu nie większym
niż 8 mm Real, umieszczony obok sceny na oddzielnej stabilnej konstrukcji
z możliwością emisji filmów lub prezentacji multimedialnych (z nośników danych) oraz wyświetlania transmisji „na żywo” z 2 kamer HD (Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt do wyświetlania prezentacji, filmów, obrazów dostarczonych przez Zamawiającego. Jeśli zajdzie, potrzeba Wykonawca dokona czynności technicznych związanych z przeskalowaniem dostarczanych treści),

*mikser wizyjny HD z min. 3 wejściami oraz obsługą techniczną,

*2 kamery HD wraz z operatorami (kamery muszą być zintegrowane z telebimem
w celu transmisji „na żywo”),

*zapewnienie możliwości rejestrowania obrazu i dźwięku,

*przekazanie nagranego materiału z wydarzenia na nośniku elektronicznym.

Dodatkowe wymagania i informacje:

1. Organizator wydarzenia nie ponosi odpowiedzialności za ew. uszkodzenia urządzeń.
2. Wykonawca będzie w stałej dostępności telefonicznej Zamawiającego
   i współorganizatorów przedsięwzięcia w dniach 29 - 31.07.2017 r.
3. Organizator zapewnia ochronę imprezy masowej.
4. Wykonawca w razie wystąpienia awarii sprzętu jest zobowiązany do niezwłocznego podjęcia działań naprawczych oraz przywrócenia poprawności działania sprzętu, w innym wypadku ponosi odpowiedzialność wynikającą z zapisów umowy.
5. Zapytanie ofertowe dotyczy tylko wskazanych elementów. Pozostałe elementy sceniczne tj. oświetlenie, nagłośnienie zapewnia Miejsko - Gminny Ośrodek Kultury w Drohiczynie.

Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału
w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej, zawodowej oraz prowadzą działalność gospodarczą związaną z przedmiotem zamówienia. Wykonawca przedstawi stosowne oświadczenia zawarte w formularzy ofertowym.

Kryteria oceny ofert:

95 pkt za najniższą cenę za usługę.

5 pkt za rok produkcji sceny.

Kryterium ceny:

Liczba punktów za kryterium cenowe zostanie obliczona wg następującego wzoru:

L.punktów = (Cmin / Coferty) x 85

Gdzie:

L.punktów oznacza liczbę punktów za kryterium cena w ocenianej ofercie,

Cmin oznacza najniższą cenę brutto jaka została zaoferowana w postępowaniu,

Coferty oznacza cenę brutto jaka została zaoferowana w ocenianej ofercie

Kryterium roku produkcji:

Warunkiem otrzymania punktów za to kryterium jest dostarczenie dokumentu potwierdzającego rok produkcji. W przypadku niedostarczenia w/w dokumentu przyznaje się 0 pkt. Najmniejsza możliwa liczba punktów do zdobycia dla kryterium to 0, a największa 5.

Punkty są przyznawane za rok produkcji sceny według poniższych kryteriów:

*Scena wyprodukowana w latach 2010-2017 - 5 pkt

*Scena wyprodukowana przed 2010 r. lub nie dostarczono dokumentu potwierdzającego rok produkcji sceny– 0 pkt

W przypadku zdobycia przez oferentów takiej samej liczby punktów Zleceniodawca dokona wyboru oferty w oparciu o najkorzystniejszą cenę za usługę a następnie rok produkcji sceny.

Miejsce i termin składania ofert:

Ofertę należy złożyć w: formie elektronicznej na formularzu dołączonym do niniejszego postępowania wraz z dokumentem potwierdzającym rok produkcji sceny na adres: rolnictwo@wrotapodlasia.pl w terminie do dnia 16.07.2017 roku.

Złożona oferta powinna zwierać co najmniej:

1. Dane identyfikujące oferenta (nazwę adres, NIP),
2. Wszystkie informacje wskazane w formularzu ofertowym.
3. Wartość oferty netto/ brutto z podaniem wartość podatku VAT.
4. Dokument potwierdzający wiek sceny (na etapie złożenia oferty dopuszczalne jest dołączenie zeskanowanego dokumentu, natomiast na etapie podpisywania umowy Zamawiający może zarządać od Wykonawcy pełnej dokumentacji. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest przedstawić do wglądu cały dokument potwierdzający rok produkcji sceny).

Informacja na temat odrzucenia oferty:

Oferta będzie podlegała odrzuceniu w przypadku gdy:

1. Oferta została złożona po terminie składania ofert.
2. Treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego.
3. Oferta została złożona przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu.
4. Oferta została złożona przez podmiot powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w ich imieniu, lub osobami wykonującymi w ich imieniu czynności związane z przygotowaniem
   i przeprowadzeniem postepowania w sprawie wyboru wykonawcy, chyba że osoba
   nie będzie brała udziału w dalszym postępowaniu w sprawie wyboru wykonawcy.

Określenie składania ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych w ramach przedmiotu zamówienia.

Określenie warunków zmiany umowy:

Zamawiając nie przewiduje zmiany warunków umowy

Miejsce i sposób uzyskania dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu zamówienia:

Informacja telefoniczna: Referat Regionalnej Polityki Rolnej i Nadzoru tel. (85) 6654216 
lub  (85) 6654215 Informacja e-mailowa: rolnictwo@wrotapodlasia.pl

Czy Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakończenia postępowania w sprawie wyboru Wykonawcy zadania bez wyboru żadnej z ofert?

Tak

W wyniku przeprowadzonego postepowania najkorzystniejsza ofertę złożyła firma :

HIGH POWER Mariusz Bienasz, 16-100 Sokółka