Białystok, dnia 4 grudnia 2017 r.

Biuro Administracyjno- Gospodarcze

BA-III.2601.7.21.2017                                

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na dostarczanie artykułów do utrzymania czystości (środki czystości, chemia gospodarcza oraz odświeżacze powietrza) do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

A. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa artykułów do utrzymania czystości (środki czystości, chemia gospodarcza oraz odświeżacze powietrza) wymienionych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania, zwanych dalej artykułami.
2. Artykuły powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do lokalizacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.
3. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.

B. Termin wykonania

Termin realizacji zadania –01.01.2018 r.- 31.12.2018 r.

C. Istotne postanowienia przyszłej umowy

1. Artykuły należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie 3 dni roboczych od daty złożenia zamówienia. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną raz w miesiącu. Dopuszcza się możliwość złożenia zamówienia uzupełniającego na zasadach jak wyżej.
2. Wykonawca będzie realizował dostawy do lokalizacji Zamawiającego w dni robocze w godz. od 8:00 do 13:00.
3. Artykuły powinny być posegregowane i dostarczone wraz z dowodem dostawy w sposób umożliwiający ich sprawne policzenie i odbiór. Wykonawca wraz z dostawą pierwszej partii artykułów przekaże właściwe i potwierdzone za zgodność karty charakterystyki wymagane dla poszczególnych środków chemicznych i dezynfekujących. Każdy dostarczony artykuł powinien być dopuszczony do obrotu i stosowania na terenie Polski zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Termin przydatności do użycia dostarczonych artykułów nie może być krótszy niż 6 miesięcy, licząc od daty dostawy.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia całej partii towaru lub odrzucenia jej części w przypadku, gdy w trakcie oceny wizualnej zostanie stwierdzona zła lub niewłaściwa jakość artykułów, widoczne uszkodzenia spowodowane niewłaściwym zabezpieczeniem artykułów.
6. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego przedmiotu umowy na artykuł wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z zamówienia i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym przez Zamawiającego.
7. Wyliczona na podstawie zaproponowanych przez Wykonawcę cen jednostkowych za wyspecyfikowane w Załączniku nr 1 artykuły cena ofertowa powinna obejmować całkowite koszty, jakie poniesie Zamawiający w związku z realizacją umowy przez cały okres jej trwania, w tym m.in. uwzględniać koszty transportu, koszty opakowań/pojemników, ubezpieczeń, opłat celnych i podatkowych oraz wszelkie inne koszty Wykonawcy, w tym wszystkie okoliczności i warunki wyszczególnione w Zapytaniu ofertowym.
8. Ceny podane w ofercie Wykonawcy są cenami stałymi przez cały okres trwania umowy i nie podlegają negocjacjom.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami. Zmiana ilości odebranych w trakcie trwania umowy artykułów, w tym zmniejszenia ich ilości nie może wpłynąć na zmianę ich cen jednostkowych.Określone w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego ilości artykułów do utrzymania czystości stanowią wartości szacunkowe przyjęte w celu określenia wartości przedmiotu umowy. Zmiana ilości poszczególnych artykułów nie stanowi istotnej zmiany przyszłej umowy, jednakże ilości zamawianych artykułów nie mogą prowadzić do zmiany wartości przedmiotu umowy.
10. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.
11. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w Zapytaniu ofertowym. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować uznaniem faktur za wystawione niezgodnie z umową i warunkami Zapytania ofertowego.
12. Wykonawca wystawiać będzie faktury na koniec miesiąca rozliczeniowego w oparciu o ceny jednostkowe, o których mowa w pkt. 11 oraz wielkość faktycznie zrealizowanej dostawy (na podstawie dowodów dostaw).
13. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania od Wykonawcy faktur i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.

D. Kryteria wyboru oferty

 Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).

E. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej. Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 605 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa artykułów czyszczących”). Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Termin złożenia oferty: do dnia 13 grudnia 2017 r. (środa) do godz. 10:00.
3. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
5. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Kompletna oferta powinna zawierać:

a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);

b) wypełniony Formularz Ofertowy, będący Załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania.

    8. Ewentualne zapytania proszę kierować do:

1) Pani Magdaleny Bagińskiej tel. - 85 66 54 131;

2) Pani Joanny Fiedorowicz – tel. 85 66 54 501;

3) Pani Jolanty Łaszcz – tel. 85 66 54 562;

4) Pani Emilii Młynarskiej-Marczuk tel. 85 66 54 131.

 F. Uwagi

1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 60 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych.
2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełnia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.
3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełnienia.
4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.
5. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie, faksem lub droga elektroniczną.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.
7. Unieważnienie może nastąpić, w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia;

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym;

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą złożenie zamówienia.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożył Multichem s.c. M. Barwiejuk, H. Mścichowski, ul. Ks. A. Syczewskiego 8, 15-139 Białystok, NIP 966-207-21-67, REGON 200521388  – w kwocie 41 346,84 zł brutto.