Zapytanie ofertowe na realizację 8 filmów oraz 1 reportażu o charakterze informacyjno- promocyjnym na temat operacji zrealizowanych w ramach PROW 2014- 2020

Tytuł Realizacji 8 filmów oraz 1 reportażu o charakterze informacyjno- promocyjnym na temat operacji zrealizowanych w ramach PROW 2014- 2020
Typ Zamówienia Transakcje nieobjęte ustawą Pzp
Kategoria Usługi
Status Postępowania Zakończone
Termin składania ofert 2018-06-25


Zamawiający:
Województwo Podlaskie
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1
15-888 Białystok

1. Opis przedmiotu zamówienia: Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia będzie zobowiązany do:
Zrealizowania 8 filmów oraz 1 reportażu przedstawiającego przykłady dobrych praktyk operacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2014- 2020 w województwie podlaskim:
a) Rodzaj oraz długość produkcji:
• przygotowanie 6 filmów o długości 2- 3 minut,
• przygotowanie 2 filmów o długości 1- 2 min,
• przygotowanie reportażu 8- 10 min
w jakości full HD przeznaczonych do prezentacji w telewizji o zasięgu co najmniej regionalnym oraz Internecie.
b) Sposób dostarczenia koncepcji:
• Po stronie Wykonawcy będzie leżało przygotowanie koncepcji, scenariuszy, ścieżek dialogowych oraz wizji artystycznych związanych z prezentacją dobrych praktyk zrealizowanych operacji w ramach PROW 2014- 2020
w oparciu o założenia Zamawiającego z terenu województwa podlaskiego. Zamawiający ma prawo nanoszenia uwag w przeciągu 3 dni roboczych po dostarczeniu materiałów do akceptacji, które Wykonawca wykona bez dodatkowego wynagrodzenia.
• Do zadań Wykonawcy należeć będzie również przygotowanie planu zdjęciowego, wykonania niezbędnych ujęć w postaci zdjęć i filmów, przygotowania podkładu dźwiękowego oraz montaż treści.
• Zamawiający wskaże miejsca, które zostaną zaprezentowane jako modelowy przykład wykorzystania środków finansowych z PROW 2014- 2020.
• W przygotowanym reportażu Wykonawca zamieści opinie Beneficjentów
o wpływie środków finansowych pochodzących z PROW 2014- 2020 na rozwój obszarów wiejskich. Ponadto ukazane zostaną bezpośrednie korzyści wykorzystania środków finansowych na osoby prezentujące treści.
• Po stronie Wykonawcy będzie leżało przygotowanie postprodukcji oraz gotowych plików do emisji opatrzonych czołówką, infografikami, planszami z logotypami KSOW (zgodnymi z księgą wizualizacji znaku PROW 2014- 2020 oraz Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki Województwa Podlaskiego).
• Wykonawca zobligowany jest do uzyskania zgód na publikację wizerunku osób biorących udział w filmach oraz reportażu.
c) Ilość dni zdjęciowych: materiał zostanie przygotowany w plenerze, a liczba dni zdjęciowych będzie zależeć od koncepcji i sprawności Wykonawcy. Szacuje się, że w praktyce na wyprodukowanie jednego filmu powinno wystarczyć średnio 2 dni zdjęciowe.
d) Technika wykonania:
• Technika wykonania filmów oraz reportażu według wizji Wykonawcy po zaakceptowaniu przez Zamawiającego.
• Wykonawca do realizacji filmów oraz reportażu zapewni niezbędny sprzęt tj. środek transportu, kamery umożliwiające rejestrowanie w jakości HD, aparaty fotograficzne, rejestratory dźwięku (mikrofony bezprzewodowe oraz kierunkowe do pracy na zewnątrz), oświetlenie oraz pozostały sprzęt operatorski niezbędny do rzetelnej realizacji zamówienia np. drona celem zwiększenia atrakcyjności przedstawianych treści.
• Wykonywane ujęcia będą wymagały użycia stabilizacji obrazu.
e) Obsada: podczas realizacji zdjęć wymagane będzie zapewnienie osób prezentujących treści filmów (lektorów) oraz reportażu, statystów oraz niezbędnej obsługi technicznej.
f) Muzyka (opłaty licencyjne): nie przewiduje się wykorzystywania komercyjnych utworów. Wykonawca powinien zapewnić sobie utwory na zasadach otwartej licencji.
g) Czas w jakim powinny zostać dostarczone filmy: materiał zostanie dostarczony na elektronicznym nośniku informacji np. płyta CD w przeciągu 2 tygodni od zatwierdzenia każdego ze scenariuszy, lecz nie później niż do końca września 2018 r.
h) Wykonawca pozyska zgody na przetwarzanie danych osobowych od uczestników konkursu w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji przyszłej umowy oraz jej rozliczenia, a także dopełni obowiązku określonego w art. 13 i/lub 14 RODO.

2. Termin realizacji: do końca III kwartału 2018 r.


3. Warunki udziału w postępowaniu:
a) złożenie oferty w terminie;
b) dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia;
c) wdrożenie postanowień Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, w szczególności zabezpieczenia przetwarzanych danych w oparciu o zatwierdzone kodeksy postępowania, o jego certyfikacji w ramach zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji, wdrożeniu norm międzynarodowych np. ISO/IEC 27001 lub opis środków technicznych i organizacyjnych, które wdrożył lub zamierza wdrożyć przed rozpoczęciem przetwarzania dla realizacji umowy.

4. Kryteria wyboru ofert: O wyborze Wykonawcy zadecyduje przedstawienie najkorzystniejszej oferty przy założeniu, iż na realizację zamówienia Zamawiający przeznaczył kwotę 45.500,00 zł brutto (36.585,37 zł netto). Oferty nie powinny przekraczać tej wartości. Podana wartość powinna zawierać wszystkie cenotwórcze koszty. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:
70 pkt najniższa cena za realizację zamówienia
30 pkt doświadczenie/ potencjał Wykonawcy

Opis sposobu przyznawania punktacji:

Kryterium ceny:
Za kryterium „cena” maksymalnie otrzymać można 70 pkt (liczone do dwóch miejsc po przecinku). Liczba punktów zostanie obliczona wg następującego wzoru:
                             Cmin
  L.punktów = ------------------  x 70
                            Coferty

L.punktów- liczba punktów za kryterium cena w ocenianej ofercie
Cmin- najniższa cena brutto jaka została zaoferowana w postępowaniu
Coferty- cena brutto jaka została zaoferowana w ocenianej ofercie

Kryterium doświadczenia/ potencjał Wykonawcy do prawidłowego wykonania zamówienia
Za niniejsze kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 30 pkt.
Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w produkcji telewizyjnej oraz filmowej. W portfolio mogą się znaleźć profesjonalne filmy i spoty reklamowe oraz filmy korporacyjne, jak i animacje czy reportaże. Ponadto jako doświadczenie Wykonawca może wykazać się udziałem w konkursach branżowych, w których został laureatem.

brak realizacji lub zrealizowanie nie więcej niż 5 produkcji telewizyjnych lub filmowych- 0 pkt
zrealizowanie od 6 do 10 produkcji telewizyjnych lub filmowych - 15 pkt
zrealizowanie od 11 i więcej produkcji telewizyjnych lub filmowych - 30 pkt

Oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt. W przypadku zdobycia przez oferentów takiej samej liczby punktów, Zleceniodawca dokona wyboru oferty w oparciu o najkorzystniejszą wartość zamówienia. Jeżeli wartość ofert również będzie identyczna o wyborze będzie decydowała kolejność wpływu.

5. Istotne postanowienia zamówienia:
a) Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego, po wykonaniu przedmiotu  zamówienia w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego przez Wykonawcę, pod warunkiem, iż wpłynie ona do Zamawiającego w terminie 3 dni od dnia wystawienia. W przeciwnym wypadku zapłata nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego.
b) Podstawą wystawienia faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego jest podpisane bez zastrzeżeń przez Zamawiającego protokołu odbioru usługi, potwierdzającego zgodność przedmiotu zamówienia z poszczególnymi obowiązkami Wykonawcy.
c) Przeniesienie autorskich praw majątkowych na Zamawiającego z chwilą dostarczenia materiału do siedziby Zamawiającego.

6. Informacja na temat wykluczenia
Oferta będzie podlegała wykluczeniu w przypadku gdy:
a) została złożona po terminie składania ofert,
b) treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
c) została złożona przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu.

7. Określenie możliwości składania ofert częściowych:
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych w ramach przedmiotu zamówienia.

8. Określenie warunków zmiany umowy
Zamawiający nie przewiduje zmiany warunków umowy.

9. Termin i sposób złożenia oferty: Ofertę w postaci załączonego formularza ofertowego należy dostarczyć w zamkniętej kopercie z opisem: „Realizacja 8 filmów oraz 1 reportażu o charakterze informacyjno- promocyjnym na temat operacji zrealizowanych w ramach PROW 2014- 2020” do Sekretariatu Regionalnego Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich, ul. Kilińskiego 16 w Białymstoku, pokój nr 9 w terminie do 25.06.2018 r.
Ewentualne zapytania proszę kierować na wskazany w/w e-mail lub nr tel. (85) 66 54 207.

10. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej:
a) Dane identyfikujące ofertę (nazwa, adres, NIP/ PESEL, tel. kontaktowy),
b) Wartość oferty brutto i netto,
c) Dokumenty potwierdzające uprawnienia i dorobek Wykonawcy.
Zamawiający dopuszcza możliwość poprawy formularza ofertowego w przypadku wystąpienia oczywistych omyłek pisarskich.

11. Czy Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez wybory żadnej oferty:
Tak

12. Załączniki:
a) Formularz ofertowy,
b) Projekt umowy,
c) Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.


Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r informuję, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych zebranych w procesie realizacji operacji jest Zarząd Województwa Podlaskiego, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1. 15-888 Białystok, tel. +48 (85) 66 54 549, e-mail: kancelaria@wrotapodlasia.pl, www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych- e-mail: iod@wrotapodlasia.pl.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu wyłonienia Wykonawcy do realizacja 8 filmów oraz 1 reportażu o charakterze informacyjno- promocyjnym na temat operacji zrealizowanych w ramach PROW 2014- 2020, realizacji przyszłej umowy oraz jej rozliczenia w ramach Pomocy Technicznej PROW 2014-2020. Podstawą prawną przewarzania danych osobowych jest art. art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawnione osobom upoważnionym przez administratora danych osobowych, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa dotyczących rozliczenia projektu.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz  prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości uczestnictwa w procesie wyłonienia wykonawcy.
8. Przysługuje Pani/ Panu prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

 

Zgodnie z zapisami zapytania ofertowego, Zamawiający dopuszcza zakończenie postępowania bez wyboru oferty. Z uwagi na liczne zapytania potencjalnych wykonawców planujemy na tym etapie zakończyć postępowanie i doprecyzować jego treść.

Metryka strony

Udostępniający: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

Wytwarzający / odpowiadający: Ewa Jaźwińska

Wprowadzający: Ewa Jaźwińska

Data modyfikacji: 2018-06-21

Opublikował: Ewa Jaźwińska

Data publikacji: 2018-06-15

Rejestr zmian