Białystok, dnia 29 listopada 2018 r.

BA-III.2601.9.43.2018

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na sukcesywne wykonanie i dostawę kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i kompozycji kwiatowych na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1.

A. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne wykonanie i dostawa kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i kompozycji kwiatowych wymienionych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania.

2. Kwiaty, kwiaty cięte z dekoracją, wieńce i kompozycje kwiatowe powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do określonego przez Zamawiającego miejsca na terenie miasta Białystok.

3. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.

4. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną, faksem lub telefonicznie z określeniem rodzaju, ilości kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i kompozycji kwiatowych oraz wskazaniem terminu realizacji zamówienia w zależności od potrzeb Zamawiającego.

5. Zamawiający zawiadomi Wykonawcę o konieczności dostarczenia kwiatów do określonego miejsca na terenie miasta Białystok – najpóźniej 2 godziny przed wyznaczonym terminem dostarczenia.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami. Zmiana ilości odebranych w trakcie trwania umowy kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i kompozycji kwiatowych, w tym zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości nie może wpłynąć na zmianę ich cen jednostkowych.

B. Termin wykonania

Termin realizacji zadania od 01.01.2019 r. do dnia 31.12.2019 r. lub do dnia wyczerpania kwoty przyznanej na realizację umowy (w zależności od tego, co nastąpi w pierwszej kolejności).

C. Zadania Wykonawcy przedmiotu zamówienia

1. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.

2. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nieprzyjmowaniem faktur jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami Zapytania ofertowego.

3. Wykonawca wystawiać będzie faktury w oparciu o ceny jednostkowe, zamieszczone w Formularzu ofertowym.

4. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania od Wykonawcy faktur VAT i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.

5. Z tytułu ewentualnego niezrealizowania części umowy Wykonawcy nie przysługują roszczenia finansowe oraz prawne.

6. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, potencjał i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

7. Wykonawca oświadcza, że kompozycje kwiatowe stanowiące przedmiot umowy, będą efektowne i okazałe, a kwiaty wykorzystane do wykonania kompozycji kwiatowych będą świeże i wysokiej jakości.

8. Strony zgodnie postanawiają, że z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy będą naliczać kary umowne w następujących okolicznościach:

a) w przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 10% łącznej wartości brutto oferty wyliczonej na podstawie Formularza ofertowego;

b) w przypadku dostarczenia kwiatów nieświeżych Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% łącznej wartości brutto oferty wyliczonej na podstawie Formularza ofertowego;

c) w przypadku niedotrzymania przez Zamawiającego terminu zapłaty, o którym mowa w pkt 4, Wykonawcy przysługuje prawo naliczania odsetek ustawowych za każdy dzień opóźnienia.

9. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu od Zamawiającego bieżącego wynagrodzenia za dostarczone kwiaty.

10. Odstąpienie od Umowy powinno nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia informacji o okolicznościach stanowiących podstawę odstąpienia

D. Kryterium wyboru oferty

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium:

a) 70% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik do niniejszego Zapytania ofertowego).

b) 30% Estetyka kompozycji kwiatowej (na podstawie zdjęć załączonych do oferty).

Przy czym:

C – liczba punktów uzyskanych w kryterium cena oferty;

E – liczba punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium estetyka kompozycji kwiatowej.

2. Kryterium cena oferty:

C = cena najniższej oferty brutto/cena badanej oferty brutto x 100 x 70%

Oferta z najniższa ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów – 100. Uzyskana liczba punktów badanej oferty zostanie pomnożona przez wagę tego kryterium – 70%. Wynik będzie traktowany jako wartość punktowa oferty w kryterium cena oferty.

Kryterium estetyka kompozycji kwiatowej:

E = estetyka kompozycji kwiatowej badanej oferty/estetyka kompozycji kwiatowej oferty z największą liczbą punktów x 100 x 30% 

Punkty w powyższym kryterium przyznawane będą na podstawie załączonych do oferty zdjęć wykonanych bukietów (poz. 2; poz.4; poz.11) z Formularza ofertowego. Zdjęcia powinny na odwrocie zawierać opis, której kompozycji dotyczą.

3. Oceny estetyki dokona trzyosobowy zespół, wyznaczony spośród pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku. Ze względu na rodzaj rozróżnia się cechy określające estetykę wykonanych kompozycji w tym takie cechy jak: wygład zewnętrzny, staranność wykończenia z uwzględnieniem wymogów i aktualnych tendencji. Estetyka oceniana będzie w skali od 0 do 10 punktów. Uzyskana liczba punktów badanej oferty zostanie pomnożona przez wagę tego kryterium – 30%. Wynik będzie traktowany jako wartość punktowa w kryterium estetyki kompozycji kwiatowej.

4. Oferta, która przedstawi najkorzystniejszy bilans ceny i estetyki (największa liczba przyznanych punktów w oparciu o ustalone kryteria) zostanie uznana za najkorzystniejszą. Pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z liczbą uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska największą łączną liczbę punktów.

5. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia negocjacji z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą na podstawie kryterium wyboru – w zakresie nieprzewidzianym w Zapytaniu ofertowym.

E. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim poprzez zaoferowanie cen jednostkowych kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i kompozycji kwiatowych wyspecyfikowanych w Formularzu ofertowym oraz w podsumowaniu – wyliczenie łącznej wartości brutto.

2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

3. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.

4. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. zdjęcia kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.

5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

6. Kompletna oferta powinna zawierać:

a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);

b) wypełniony Formularz ofertowy.

7. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej.

8. Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 605 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa kwiatów”). Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

9. Termin złożenia oferty: do dnia 06 grudnia 2018 r. do godz. 10:00.

10. Ewentualne zapytania proszę kierować do:

a) Pani Jolanty Łaszcz– tel. 85 66 54 562;

b) Pani Joanny Fiedorowicz – tel. 85 66 54 501.

F. Klauzula informacyjna 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:  

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-888 Białystok, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 (www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl).

2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).

4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie      przepisów prawa.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.

6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.        

G. Uwagi

1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 30 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych.

2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.

3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie Wykonawców do ich uzupełniania.

4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.

5. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie, faksem lub droga elektroniczną.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

7. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Załączniki:

Załącznik nr 1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia;

Załącznik nr 2 Wzór formularza ofertowego;

Załącznik nr 3 Wzór umowy.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyła Kwiaciarnia Mercedes Jolanta Zdrodowska, Bożena Fabjańczyk, Joanna Snopko, 15-879 Białystok, ul. Św. Rocha 4, NIP: 542-22-31-888, REGON 050545031 – cena oferty brutto 26 895,00 zł.