Białystok, 21 grudnia 2017 r.

GM-I.2601.2.2017

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na sukcesywne wykonywanie okolicznościowych grawertonów na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1.

 A.Opis zadania

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne wykonywanie okolicznościowych grawertonów wymienionych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania.

2. Grawertony powinny być wykonywane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego.

3. Dostawa realizowana będzie transportem Zamawiającego na jego koszt i ryzyko.

4. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną z określeniem rodzaju, treści, ilości grawertonów oraz wskazaniem terminu realizacji zamówienia w zależności od potrzeb Zamawiającego.

5. Wykonawca wykona projekt graficzny grawertonu w ciągu 5 godzin od momentu złożenia zamówienia i przekaże Zamawiającemu do akceptacji w formie elektronicznej umożliwiającej odczyt w programach pakietu MS Office lub w formacie PDF. Zamawiający niezwłocznie dokona akceptacji projektu lub przekaże stosowne zmiany. Projekt powinien być wysłany na wskazany w zamówieniu adres e-mail.

6. Termin realizacji zamówienia przesłanego drogą elektroniczną:

• w trybie standardowym – maksymalnie do 2 dni roboczych liczonych od dnia następnego, od akceptacji projektu przez Zamawiającego. Za dni robocze uznaje się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy;
• w trybie ekspresowym – w ciągu 3 godzin od momentu akceptacji
• Zamawiający przewiduje w trakcie trwania umowy ok. 60% zamówień w trybie ekspresowym.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami i nie gwarantuje, że wszystkie rodzaje grawertonów i nadruków będą faktycznie zamawiane. Zmiana ilości odebranych w trakcie trwania umowy grawertonów, w tym zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości nie może wpłynąć na zmianę ich cen jednostkowych.

 B. Opis przedmiotu zamówienia

Technologia wykonania – grawerton, pozwalająca wykonać nadruki na blachach.

Rodzaj- podkład drewniany wraz z nadrukowaną blachą,

          - ramka aluminiowa ze szkłem wraz z nadrukowaną blachą.

Grawertony na podkładzie drewnianym wykonane na podkładzie MDF.

Na odwrocie nawiercone uchwyty do zawieszenia na ścianie.

Font użyty w projekcie - News Gothic - zapewnia Wykonawca.

Projekty graficzne materiałów muszą zawierać logotyp Województwa Podlaskiego i być zgodne  z Systemem Identyfikacji  Wizualnej marki Województwa Podlaskiego

(http://bip.umwp.wrotapodlasia.pl/wojewodztwo/symbole_wojewodztwa/logo_wojewodztwa/).

Etiu do grawertonów wykonane z weluru w kolorze granatowym.

Ramki aluminiowe do grawertonów wykonane w kolorze srebrnym.

Dokładne wymiary poszczególnych grawertonów stanowią Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

C. Termin wykonania

Termin realizacji zadania – od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018 r. lub do dnia wyczerpania kwoty przyznanej na realizację umowy (w zależności od tego, co nastąpi w pierwszej kolejności).

D. Istotne postanowienia przyszłej umow

1. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.

2. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur jako wystawionych niezgodnie z Umową i warunkami Zapytania ofertowego.

3. Wykonawca wystawiać będzie faktury w oparciu o ceny jednostkowe, zamieszczone w Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.

4. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 14 dni od daty otrzymania od Wykonawcy faktur i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.

5. Z tytułu ewentualnego niezrealizowania części umowy Wykonawcy nie przysługują roszczenia finansowe oraz prawne.

6. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, potencjał i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

7. Wykonawca oświadcza, iż jego prawa autorskie do dzieła, o którym mowa w zapytaniu nie są ograniczone w zakresie objętym niniejszą umową.

8. Wykonawca oświadcza, iż przenosi na Zamawiającego, z chwilą przyjęcia przez Zamawiającego dzieła wszystkie autorskie prawa majątkowe do dzieła w oryginalnej (polskiej) wersji językowej i w tłumaczeniu na języki obce, bez żadnych ograniczeń terytorialnych i czasowych, a w szczególności prawo do korzystania z dzieła oraz nieograniczonego rozporządzania na następujących polach eksploatacji:

1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania dzieła – wytwarzanie każdą techniką egzemplarzy dzieła, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową,

2) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których dzieło utrwalono – wprowadzenie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału lub egzemplarzy,

3) w zakresie rozpowszechniania dzieła w sposób inny niż określony powyżej – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnienie dzieła w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym.

9. Strony zgodnie postanawiają, że z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy będą naliczać kary umowne w następujących okolicznościach:

a) W razie, gdy Zamawiający odstąpi od umowy w całości albo w części z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca, a także jeśli Wykonawca odstąpi od umowy w całości albo w części z powodu okoliczności, za które nie odpowiada Zamawiający- w wysokości 10% wynagrodzenia brutto należnego za tę część zamówienia, od której odstąpiono z uwzględnieniem wynagrodzenia określonego w §3 ust.1,

b) za każdy dzień zwłoki w wykonaniu zamówienia w trybie standardowym Zamawiający naliczyć może karę umowną w wysokości 10% wartości dostawy brutto w stosunku do której nastąpiła zwłoka,

c)za każdą godzinę zwłoki wykonania projektu lub realizacji dostawy w trybie ekspresowym Zamawiający naliczyć może karę umowną w wysokości 10% wartości dostawy brutto, w stosunku do której nastąpiła zwłoka,

d)w innych niż określone w lit.a,b,c przypadkach nie wykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez Wykonawcę- w wysokości 10% wynagrodzenia brutto należnego za tę część zamówienia w stosunku do której nastąpiło nie wykonanie lub nienależyte wykonania umowy.

10. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu od Zamawiającego bieżącego wynagrodzenia za wykonane produkty.

11. Zamawiający może dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.

 E. Kryteria wyboru oferty

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).

2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która zawiera najniższą cenę ofertową brutto.

F. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej lub elektronicznie w języku polskim poprzez zaoferowanie cen jednostkowych grawertonów wyspecyfikowanych w Załączniku do niniejszego Zapytania oraz w podsumowaniu – wyliczeniu łącznej wartości brutto. Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 220 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa okolicznościowych grawertonów”) lub na adres gabinet.marszalka@wrotapodlasia.pl. Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

2. Termin złożenia oferty: do dnia 3 stycznia 2018 r. do godz. 14:00.

3. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.

5. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.

6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

7. Kompletna oferta powinna zawierać:

a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);

b) wypełniony Formularz Ofertowy, będący Załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania.

 8. Ewentualne zapytania proszę kierować do Pani Agnieszki Kałuskiej – tel. 85 66 54 148 lub Pani Joanny Kruszewskiej – tel. 85 66 54 612.

 G. Uwagi

1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 60 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych artykułów).

2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełnia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.

3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełnienia.

4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.

5. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie lub drogą elektroniczną.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

7. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyło Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „PiK” s.c ul. Ludwika Zamenhofa 21; 15-435 Białystok; cena oferty brutto 38 284, 78 zł.