Biuro Administracyjno- Gospodarcze 

BA-I.2512.1.2019                                                                      

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na wykonywanie usług serwisowych i konserwacyjnych urządzeń dźwigowych (urządzeń transportu bliskiego) zainstalowanych w siedzibach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.        

I. Miejsce świadczenia usługi   

Siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w budynkach położonych w Białymstoku. przy:

- ul. Kard. S Wyszyńskiego 1    – dźwig – typ OC450E 8p (nr fabr.:E11-3160; rok budowy: 2011);

                                                   – dźwig – typ OC1250E 8p (nr fabr.:E11-3161; rok budowy: 2011);

                                                   – dźwig dla osób niepełnosprawnych – typ Kalea B (nr fabr.:92191;

                                                      rok budowy: 2005);

- ul. Poleskiej 89 budynek A   – dwa dźwigi – typ OC480E 4p (nr fabr.:E10-2817; E10-2818;

                                                    rok budowy: 2010)

                                                 – dźwig dla osób niepełnosprawnych – typ Kali B (nr fabr.: B-10-299;

                                                   rok budowy: 2010)

- ul. Poleskiej 89 budynek C   – dwa dźwigi – typ OC480E 6p (nr fabr.:E11-2972; E11-2973;

                                                   rok budowy: 2011)

II. Termin świadczenia usługi (obowiązywania umowy)

1. Umowa zostanie zawarta na czas oznaczony tj. od 02.2019 r. do 31.01.2021 r. (24 miesiące).

2. Zleceniodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania czynności określonych niniejszym zapytaniem.

3. Rozwiązanie umowy może nastąpić w każdym czasie za porozumieniem stron.

III. Opis przedmiotu zamówienia                     

Wykonawca przyjmuje do wykonania konserwację, pomiary elektryczne, remonty, dźwigów (tj. Urządzeń Transportu Bliskiego) w sposób ustalony w instrukcji konserwacji, instrukcji obsługi, dokumentacji technicznej, oraz wg norm i warunków technicznych Urzędu Dozoru Technicznego, z zachowaniem przepisów bhp.

1. Zakres konserwacji będzie polegać na:

a) utrzymywaniu urządzeń w stanie technicznym zapewniającym jego maksymalnie bezawaryjną i bezpieczną eksploatację,

b) usuwaniu na bieżąco usterek, awarii i innych nieprawidłowości w działaniu urządzeń dźwigowych z zastrzeżeniem, że koszty materiałów i części niezbędnych do ich usunięcia pokrywać będzie Zamawiający, natomiast koszty usługi pokrywać będzie Wykonawca w ramach zawartej umowy na wykonywanie usług serwisowych i konserwacyjnych urządzeń dźwigowych,

c) pełnieniu całodobowego pogotowia dźwigowego,

d) natychmiastowym przyjeździe do ludzi uwięzionych w kabinie - po zgłoszeniu,

e) wykonywaniu przeglądów dźwigów wg terminów określonych dla urządzeń,

f) prowadzeniu dziennika konserwacji w tym dokonywaniu wpisów z wyników przeprowadzonych przeglądów,

g) uczestnictwie w badaniach kontrolnych i okresowych prowadzonych przez Urząd Dozoru Technicznego,

h) reprezentowaniu użytkownika (na podstawie udzielonego pełnomocnictwa) przed organami Dozoru Technicznego,

i) prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji dźwigowej – w tym wykonywaniu pomiarów elektrycznych dźwigów.

2. Wykonawca dokonywał będzie pomiarów elektrycznych (tj. pomiarów stanu izolacji elektrycznej obwodów dźwigów, oraz pomiarów skuteczności ochronnej instalacji przeciwporażeniowej dźwigów) z częstotliwością określoną obowiązującymi przepisami i wytycznymi producenta zainstalowanych urządzeń dźwigowych.

3. Wykonawca oświadcza, iż jest uprawniony do dokonywania konserwacji i remontów urządzeń dźwigowych oraz posiada wymagane prawem uprawnienia do wykonywania czynności określonych w ust.1 (stosowne świadectwo kwalifikacyjne).

4. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania dźwigów w stałym ruchu w okresie pomiędzy naprawami kapitalnymi, z wyłączeniem postojów niezbędnych dla wykonania czynności. O wszelkich zauważonych usterkach wykraczających poza zakres ujęty w niniejszym zapytaniu ofertowym, jak również kwalifikujących dźwigi do remontu, Wykonawca jest zobowiązany powiadomić pisemnie Zleceniodawcę.

5. Usługi wychodzące poza zakres czynności objętych niniejszym zapytaniem, takie jak      remonty kapitalne i średnie, modernizacje, naprawy główne i podzespołów      uszkodzonych nie na skutek normalnej eksploatacji, mogą być wykonywane przez        Wykonawcę na podstawie odrębnej umowy. Jednocześnie Zleceniodawca zastrzega      sobie możliwość zlecenia tych prac innej firmie.

6. Opłaty związane z odbiorcami technicznymi i nadzorem dźwigów przez Urząd Dozoru    Technicznego ponosi Zleceniodawca.

7. Maszynownie dźwigów powinny być zamknięte i zabezpieczone przed dostępem osób      niepowołanych, a klucz może być wydany tylko osobom upoważnionym przez      Wykonawcę w porozumieniu ze Zleceniodawcą.

8. Niniejszym zapytaniem nie są objęte remonty, których wykonanie należy do obowiązków      Zleceniodawcy, a mianowicie:

a) roboty elektryczne związane z naprawami instalacji i tablic, wewnętrznych linii zasilających na odcinku do wyłącznika głównego oraz linii zasilających,

b) roboty murarskie, związane z konstrukcją dźwigu (mocowanie kotew, naprawa tynków),

c) roboty malarskie,

d) roboty stolarskie, ślusarskie i szklarskie związane z konserwacją i naprawą pudła kabiny,

e) utrzymanie czystości kabin i dojść.

9. Po zakończeniu świadczenia usług serwisowych i konserwacyjnych urządzeń dźwigowych UMWP Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu, lub za jego zgodą - nowemu Wykonawcy m.in. : kluczy do maszynowni, wszystkich dzienników konserwacji urządzeń dźwigowych, kodów serwisowych, ew. kodów niezbędnych do przeprogramowania modułów telefonicznych lub innych zabezpieczeń niezbędnych do właściwego zarządzania, konfigurowania i administrowania urządzeniami.

IV. Istotne postanowienia umowy

Umowa (wzór) - Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego       

V. Opis sposobu przygotowania i złożenia oferty

 1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim.

2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

3. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści, powinny być parafowane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji.

4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.

5. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.

6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

7. Kompletna oferta powinna zawierać:

a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);

b) wypełniony i podpisany Załącznik nr 1 (Formularz ofertowy) oraz Załącznik nr 3 (Oświadczenie Wykonawcy) do niniejszego Zapytania ofertowego.

8. Ofertę w wersji papierowej należy przesłać na adres:         

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego         

Biuro Administracyjno – Gospodarcze         

15-888 Białystok,                 

ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1      

(na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – Wykonywanie usług serwisowych i konserwacyjnych urządzeń dźwigowych w UMWP”) lub przedłożyć osobiście (wyłącznie w zamkniętej kopercie) w Biurze Administracyjno-Gospodarczym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, Białystok ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 605. z podaniem łącznej kwoty brutto (za okres 01.02.2019 r. - 31.01.2021 r.) oraz podaniem kwoty netto i brutto miesięcznego wynagrodzenia ryczałtowego za wykonywanie czynności objętych zapytaniem ofertowym w rozbiciu na poszczególne urządzenia dźwigowe.    

9. Termin złożenia oferty – 21 stycznia 2019 r. (poniedziałek) do godz. 14:00.   

Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.   

VI. Kryteria oceny ofert

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego).

2. Oferta podlega odrzuceniu w przypadku, gdy:       

a) jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego;   

b) brak jest dokumentów lub podpisów osób uprawnionych pod dokumentami, o których mowa w części V pkt. 7 Zapytania ofertowego;            

c) została złożona po terminie składania ofert, o którym mowa w części V pkt. 9.

VII. Postanowienia dodatkowe

1. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.

2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza cenowo, w oparciu o podane w zapytaniu kryterium wyboru i oceny ofert - 100 % łączna cena brutto oferty.

3. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy stanowiącej Załącznik nr 2 z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście.

4. Aby zapewnić porównywalność wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu doprecyzowania i wyjaśnienia treści przedstawionych ofert.

5. Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej Urzędu https://przetargi.wrotapodlasia.pl w dziale „Przetargi”, typ ogłoszenia: „Zamówienia nie objęte ustawą Pzp”. Od wyników postępowania nie przysługuje odwołanie.

VIII. Uwagi

1. Przewidywany termin podpisania umowy: do 31 stycznia 2019 r.

2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.

3. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający  zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

5. Ewentualne zapytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania proszę kierować do Pana Mirosława Jakimowicza, tel. 85 66 54 558, 609 970 127 lub Pana Tomasza Greś, tel. 85 66 54 552, 609 096 310.

IX. Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:        

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-888 Białystok, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 (www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl).

2) Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl

3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).

4) Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.

6) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.

7) Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.

9) Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

„Informuję, że w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia na na wykonywanie usług serwisowych i konserwacyjnych urządzeń dźwigowych (urządzeń transportu bliskiego) zainstalowanych w siedzibach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku w okresie 01.02.2019 r. – 31.01.2021 r. najkorzystniejszą ofertę złożyła Firma: Spółka Usług Dźwigowych LIFT SERVICE-BIAŁYSTOK Sp. z o.o.– 15-302 Białystok ul. Mazowiecka 39F; NIP: 542-020-94-36; REGON: 050214481. Łączna kwota brutto (z podatkiem VAT)  wynagrodzenia za wykonywanie czynności objętych postępowaniem wyniosła: 33 652,80 zł / 24 m-ce  (słownie złotych: trzydzieści trzy tysiące sześćset pięćdziesiąt dwa  80/100).”