Białystok, dnia 28.12.2018 r.

Biuro Administracyjno – Gospodarcze         

BA-I.2632.26.2018

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na wykonanie usług pn. „Mycie floty samochodów służbowych będących w użytkowaniu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego“ na terenie miasta Białegostoku w okresie od podpisania umowy do 31.12.2019 r. Wykaz pojazdów wchodzących w skład floty samochodowej należy przyjąć zgodnie z Załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

A) Opis zadania:

I. Rodzaje usług mycia i czyszczenia jakie będą wykonywane:

1. Mycie zewnętrzne auta:

a) mycie piana aktywna – obejmujące nadwozie i koła (felga aluminiowa lub felga stalowa), składające się z mycia wstępnego, mycia zasadniczego z użyciem piany aktywnej, płukania, czyszczenia/mycia dywaników/gum, wycierania karoserii samochodu, wycierania szyb z zewnątrz, wycierania progów karoserii i progów plastikowych,

b) mycie jak w pkt a) plus woskowanie,

c) mycie jak w pkt b) plus mycie szyb na zewnątrz i wewnątrz auta,

d) mycie jak w pkt c) plus mycie wszystkich plastików wewnątrz auta,

e) mycie jak w pkt d) plus czyszczenie felg aluminiowych odpowiednimi środkami do tego celu służącymi,

f) samoobsługowe odkurzanie wykonywane przez kierowcę.

2. Mycie i czyszczenie wewnętrzne auta:

a) pranie tapicerki – pranie jednego fotela,

b) pranie tapicerki – pranie tylnej kanapy,

c) pranie wyściółki – pranie podłogi,

d) pranie podsufitki,

e) odkurzanie i czyszczenie wnętrza: odkurzanie wyściółki podłogowej, powierzchni foteli, przetarcie wilgotną szmatką wewnętrznych elementów pojazdu, m.in. półki tylnej i przedniej, plastików przy fotelach, wewnętrznej strony drzwi.

II. Wymagania Zamawiającego:

1. Mycie z zewnątrz pojazdów powinno odbywać się w myjni ręcznej tzw. „bezdotykowej”, bez użycia szczotki obsługiwanej przez pracowników Wykonawcy.

2. Myjnia wykonująca usługi, o których mowa w cz. A, rozdział I powinna być czynna min. 5 dni w tygodniu w godzinach pon. – pt.: min. 08:00-18:00,

3. Mycie samochodów, o których mowa w cz. A, rozdział I powinno być możliwe w temperaturze zewnętrznej powietrza do -5^oC,

4. Wykonawca zapewni w zakresie usługi, o których mowa w cz. A, rozdział I dostępność bezpłatnego czyściwa papierowego do wycierania pojazdu przez kierowcę (w zależności od potrzeby kierowcy),

5. Czas oczekiwania na mycie samochodu usług, o których mowa w cz. A, rozdział I powinno być nie dłuższe niż 20 min.

6. Wykonywanie usług, o których mowa w cz. A, rozdział I powinno odbywać się na terenie miasta Białegostoku pod warunkiem, że trasa dojazdu z siedziby Zamawiającego położonej przy ul. Kard. St. Wyszyńskiego 1 do miejsca świadczenia usług jest nie dłuższa niż 6 km (optymalna trasa dojazdu wyznaczona w portalu Targeo lub Mapy Google).

B) Inne warunki i ustalenia

1. Ceny ofertowe na poszczególne rodzaje usług, o których mowa w cz. A, rozdział I powinny być takie same dla wszystkich rodzajów pojazdów wymienionych w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

2. Wykonanie usług będzie odbywało się sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego.

3. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się raz w miesiącu, wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie i na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu. Do każdej faktury Wykonawca dołączy potwierdzenie wykonania usługi sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie. Podane w ofercie ceny obowiązują w stałej wysokości przez cały okres obowiązywania umowy. Niezgodności w powyższym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur przez Zamawiającego, jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami zapytania ofertowego lub wypowiedzeniem umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy.

4. Wykonawca w zakresie usług mycia, o których mowa w cz. A, rozdział I powinien dysponować:

a) min. 2 stanowiskami mycia samochodów,

b) min. 1 stanowiskiem do odkurzania automatycznego,

c) osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.: min. 2 osobami obsługującymi stanowiska mycia.

5. Środki użyte do wykonywania usług, o których mowa w cz. A, rozdział I nie powinny pozostawiać przebarwień ani odkształceń.

6. Użyte środki do czyszczenia samochodów wewnątrz powinny być adekwatne do rodzaju tapicerki oddzielnie do tapicerki materiałowej, a oddzielnie do tapicerki skórzanej.

7. Po wykonaniu usług, o których mowa w cz. A, rozdział I, samochody powinny być suche, oraz umożliwiające bezpośrednie korzystanie z nich.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji usług zgodnie z jego potrzebami oraz dokonywanie zmian w załączonym wykazie samochodów. Nie wykorzystanie pełnej puli usług oraz dokonywanie zmian w wykazie samochodów nie może powodować zmiany w zakresie cen wynikających z oferty Wykonawcy ani innych roszczeń Wykonawcy.

9. Zamawiający do niniejszego zapytania dołącza wzór umowy, stanowiący Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego, z przyjętymi ustaleniami i warunkami dot. jej realizacji. Złożenie oferty przez Wykonawcę oznacza zgodę na przyjęcie przez Wykonawcę tych ustaleń i warunków.

C) Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty:

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium: cena.

Mycie zewnętrzne auta: waga 70%

Mycie wewnętrzne auta: waga 30%  

Przy obliczaniu ceny oferty Wykonawcy, Zamawiający będzie stosował poniższy wzór:

P_R = MZ_naj. / MZ_bad. x 100 x 0,7 + MW_naj. / MW_bad. x 100 x 0,3

P_R – punkty oferty

MZ_naj.= najniższa usługa mycia z zewnątrz

MZ_bad.=badana usługa mycia z zewnątrz

MW_naj.=najniża usługa mycia wewnątrz 

MW_bad.=badana sługa mycia wewnątrz

Wykonawca na poszczególne usługi mycia złoży ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

2. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone najkorzystniejsze oferty o takiej samej ilości punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych.

3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym zapytaniu oraz zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o wyżej podane kryteruim wyboru.

4. Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dot. treści złożonych przez nich ofert.

5. Oferty niekompletne – nie zawierające dokumentów wymienionych w cz. E będą odrzucone jako niespełniające warunków Zapytania ofertowego.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uniewaznienia zapyatnia ofertowego bez podania przyczyny.

D) Terminy   

Wymagany termin wykonania usług: sukcesywnie wg bieżących potrzeb Zamawiającego od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2019 r. lub do wyczerpania kwoty jaką przewidział Zamawiajacy, tj. 33000 zł. brutto.

Termin złożenia oferty: do 07.01.2019 r. do godz.12.⁰⁰

 Termin płatności: 21 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT.

E) Termin i sposób złożenia oferty

1. Oferty należy złożyć w formie pisemnej na Formularzu ofertowym - stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego, w zamkniętej kopercie, oznaczonej „Mycie floty samochodów UMWP, znak: BA-I.2632.26.2018”, w siedzibie UMWP w Białymstoku przy ul. Kard. St. Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok, pok. nr 605, do dnia 07.01.2019 r.

2. Do oferty proszę dołączyć:

1) dane rejestrowe Wykonawcy

2) referencje potwierdzające fachowość i rzetelność wykonywania czynności objętych zapytaniem

3. Ewentualne zapytania proszę kierować do Pana Tomasza Greś, tel. 85 66 54 552, lub Pana Wojciecha Laskowskiego tel. 85 66 54 177.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, została złożona jedna oferta, na poziomie cen z roku 2018, ustalono, że złożona oferta jest korzystna i w wyniku postępowania wybrano ofertę  P.H.U. SKORPION Krzysztof Kurczewski, ul. M. Kopernika 58a, 15-397 Białystok.