Białystok, 9 stycznia 2018 r.

 Biuro Administracyjno - Gospodarcze   

BA-I.2632.5.2018

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na wykonanie usług remontowych/naprawczych oraz usług serwisowych floty samochodowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

A) Opis zadania

1.    W skład floty samochodowej Urzędu wchodzą pojazdy wymienione w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania.
2.    Usługi remontowe/naprawcze pogwarancyjne obejmują naprawy mechaniczne,
w tym min. naprawy silnika, naprawy układu zasilania, turbiny, naprawy elektryczne, drobne naprawy blacharskie, ustawienia i regulacji świateł, ustawienia geometrii zawieszenia - szacowana przez Zamawiającego wartość robót ok.: 58 700 zł brutto.
3.    Usługi serwisowe obejmują czynności wynikające z zaleceń producenta pojazdu, wymianę płynów, materiałów i akcesoriów samochodowych podlegających normalnemu zużyciu eksploatacyjnemu (nie obejmują mycia i czyszczenia pojazdów, dostawy, wymiany i naprawy opon) - szacowana przez Zamawiającego wartość robót ok.: 38 300 zł brutto.
4.    Usługi objęte zapytaniem powinny być świadczone w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018 r.
5.    Wykonywanie usług powinno odbywać się na terenie miasta Białegostoku lub poza terenem miasta pod warunkiem, że trasa dojazdu z  siedziby Zamawiającego położonej przy ul. K.S. Wyszyńskiego 1 do miejsca świadczenia usług jest nie dłuższa niż 15 km (optymalna trasa dojazdu wyznaczona w portalu  Targeo lub Mapy Google).


B) Inne warunki i ustalenia

1.    Wykonanie usług oraz rozliczenie wykonanych usług - fakturowanie  będzie odbywało się sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego.
2.    Rozliczenie sukcesywnie wykonywanych usług będzie dokonywane przez Wykonawcę każdorazowo wyceną powykonawczą w programie typu AUTODATA, Workshop, INTER CARS lub równoważnym na podstawie obowiązujących nakładów rzeczowych oraz nakładów robocizny oraz stawki roboczo-godziny i stałego upustu zaproponowanych przez Wykonawcę w ofercie złożonej wg „Formularza ofertowego”, stanowiącego Załącznik nr 2
do niniejszego zapytania.
3.    Zamawiający oczekuje przedstawienia jednej stałej zryczałtowanej stawki roboczo-godziny do wszystkich usług objętych zapytaniem.
4.    Zamawiający oczekuje, że czynności diagnostyczne pojazdu, w tym  diagnostyka poprzez podłączenie do komputera będą ujęte w stawce roboczo-godziny, tj. Wykonawca nie będzie naliczał i pobierał dodatkowej opłaty za diagnozę komputerową i diagnostykę.
5.    W przypadku gdy w stosowanym programie nie występują nakłady na planowane do wykonania czynności Wykonawca wykona wycenę w innym ogólnie obowiązującym programie lub przyjmie zastępcze, analogiczne pozycje katalogowe lub dokona wyceny indywidualnej.
6.    Ceny części zamiennych, materiałów, akcesoriów  do wycen należy przyjmować jako aktualne ceny netto obowiązujące w bazie cenowej detal hurtowni INTER CARS (www.intercars.com.pl) ze stałym upustem zaproponowanym przez Wykonawcę w ofercie – poziom cenowy zamienniki średnia półka.
Ujęte w kosztorysie ceny z bazy cenowej detal hurtowni INTER CARS służą do wyliczenia wartości  towaru. Zakup wskazanego towaru nie musi odbywać się w hurtowni INTER CARS. Wykonawca ma prawo do kupna towaru w dowolnej hurtowni, z zastrzeżeniem że montaż części musi być taki jak wskazany w kosztorysie, tj. Zamawiający nie dopuszcza aby wykonawca zamontował inny towar niż wskazany w kosztorysie. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie Zamawiający będzie uprawniony traktować taką sytuację jako istotne naruszenie warunków realizacji zamówienia /umowy.
7.    W przypadku nie występowania materiału w bazie cenowej INTER CARS Wykonawca uzgodni cenę materiału z Zamawiającym lub przedstawi fakturę zakupu materiału dokumenującą w sposób jednoznaczny jego cenę. W takim przypadku nie stosuje się upustu od materiału.
8.    Każdorazowo przed wykonaniem zleconych przez Zamawiającego usług Wykonawca jest zobowiązany do wykonania i przedstawienia do akceptacji Zamawiającego (e-mailem) informacji w postaci kosztorysu określającego przewidywaną wartość usług.
9.    Termin przedstawienia kosztorysu: do 1 dnia od dostarczenia przez Zamawiającego dyspozycji wykonania usług lub od dokonania oględzin samochodu.
10.    Dyspozycja wykonania usług będzie zawierała krótki opis i podstawowe dane określające zakres usług i będzie przedstawiona ustnie lub drogą e-mail.
11.    Każdorazowo o wykonaniu usług decyduje Zamawiający poprzez akceptację kosztorysu, o którym jest mowa w pkt. 8 i 9.
12.    Po akceptacji kosztorysu przez Zamawiającego Wykonawca ma obowiązek przystąpić do wykonania prac w terminie nie dłuższym niż 1 dzień od akceptacji.
13.    Kosztorys powykonawczy może być wyższy od przekazanej Zamawiającemu informacji  o koszcie wykonania usługi max. o 20%, ale tylko w uzasadnionych przypadkach. W takich przypadkach Wykonawca wykaże, udokumentuje
i uzasadni powstałą różnicę w cenie.
14.    Wszystkie użyte części, materiały i akcesoria powinny być nowe, dopuszczone do obrotu i stosowania oraz posiadać niezbędne homologacje, certyfikaty i atesty.
15.    Gwarancja na usługi remontowe/naprawcze i użyte materiały: 12 miesięcy. Wady w realizacji zamówienia usunięte zostaną bezzwłocznie i nieodpłatnie w terminie do 3 dni roboczych.
16.    Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji robót zgodnie z jego potrzebami. Kwoty podane w cz. A  są kwotami szacunkowymi. Nie wykorzystanie pełnej kwoty lub zmiany w wykazie samochodów floty, o których mowa w cz. A pkt 1  nie może powodować zmiany w zakresie cen wynikających z oferty Wykonawcy ani innych roszczeń.
17.    Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją robót Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.
18.    Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie i na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie. Podany w ofercie upust na części, materiały i akcesoria jest taki sam dla wszystkich rodzajów części, materiałów i akcesoriów i obowiązuje w stałej wysokości przez cały okres obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem zapisów pkt 7. Niezgodności w powyższym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur przez Zamawiającego, jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami zapytania ofertowego lub wypowiedzeniem umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy.
19.    Wykonawca powinien dysponować:
a)    godzinami otwarcia Zakładu:
       - min. pon. – pt.: min. 08:00-18:00,
       - min. dwoma zadaszonymi,  ogrzewanymi wyposażonymi w kanał stanowiskami do naprawy mechanicznej samochodów,
b)    diagnostyką komputerową – z legalnym, licencjonowanym oprogramowaniem, pozwalającą na diagnostykę wszystkich użytkowanych przez Zamawiającego rodzajów pojazdów,
c)   oprzyrządowaniem do diagnostyki i serwisowania systemów klimatyzacji samochodowej,
d)   dozorowanym parkingiem zapewniającym bezpieczne przechowywanie naprawianych/serwisowanych samochodów i znajdującego się w nich wyposażenia. Wykonawca ponosi pełna odpowiedzialność materialną oraz prawną za pojazd pozostawiony przez Zamawiajacego,
e)    osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.:
1)    mechanicy, min. dwie osoby, posiadający min. trzyletnie doświadczenie
na stanowisku mechanika samochodowego,
2)    elektrycy, min. jedna osoba, posiadająca min. trzyletnie doświadczenie na stanowisku elektryka samochodowego.
20.    Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył oświadczenie potwierdzające spełnienie warunków określonych w pkt. 19 Zapytania ofertowego.

C) Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty z podaniem znaczenia(wagi) tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

1.    Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium:
1)    Robocizna (R) - Cena 1 roboczo-godziny– 30%
2)    Materiał (M) - Upust od cen części zamiennych, materiałów, akcesoriów
       z bazy cenowej INTER CARS SA detal zamienniki średnia półka– 70%

2.    Przy obliczaniu ilości punktów w poszczególnych kryteriach Zamawiający będzie stosował poniższe wzory:

1)    Robocizna (R):

P_R = R_MIN / R_B  x 30 pkt

P_R – ilość punktów oferty w kryterium Robocizna
R_MIN – cena najniższa spośród ważnych ofert za jedną roboczo-godzinę
R_B – cena oferty badanej za za jedną roboczo-godzinę

2)    Materiał (M):

P_M = M_B / M_MAX  x 70 pkt

P_M – ilość  punktów oferty w kryterium Materiał
M_B – upust od cen oferty badanej
M_MAX – maksymalny oferowany upust od cen spośród ważnych ofert

3)    Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyskała największą liczbę punktów, obliczoną wg wzoru:

P_C = P_R + P_M

P_c – całkowita ilość punktów oferty
P_R – ilość punktów oferty w kryterium Robocizna
P_M – ilość  punktów oferty w kryterium Materiał

3.    W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone najkorzystniejsze oferty o takiej samej ilości punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia
w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych.
4.    Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym zapytaniu oraz zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o wyżej podane kryteruim wyboru.
5.    Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dot. treści złożonych przez nich ofert.
6.    Oferty niekompletne – nie zawierające dokumentów wymAienionych w cz.E pkt.2 będą odrzucone jako niespełniające warunków Zapytania ofertowego.

D) Terminy
- Wymagany termin wykonania usług: sukcesywnie wg bieżących potrzeb Zamawiającego w terminie do dnia podpisania umowy
   do  dnia 31.12.2018 r.
- Termin złożenia oferty: 18.01.2018 r. do godz. 12.00.
- Termin płatności: 21 dni od dnia prawidłowo wystawionej  dostarczonej faktury, do której dołaczony będzie odbior wykonanej
   usługi potwierdzonej pisemnym protokółem odbioru.

E) Termin i sposób złożenia oferty
1.    Oferty należy złożyć w formie pisemnej w siedzibie UMWP w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1,
       pok. nr 605 na  Formularzu ofertowym.
2.    Do oferty proszę dołączyć:
1)    dane rejestrowe Wykonawcy
2)    referencje potwierdzające fachowość i rzetelność  wykonywania czynności objętych zapytaniem
3)    oświadczenie, o którym mowa w cz. B pkt. 20
3.    Ewentualne zapytania proszę kierować do Pana Tomasza Greś, tel. 85 66 54 552, 609 096 310, Pana Jacka Jasińskiego tel. 85 66 54 580, 609 802 490 lub Pani Joanny Bieluci tel. 85 66 54 557, 693 460 020.

Informuję, że w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia na zakup usług remontowo/naprawczych i serwisowych (w tym przeglądy serwisowe samochodów na gwarancji), w tym niezbędnych części i materiałów służących do bezpiecznego funkcjonowania floty samochodowej urzędu, najkorzystniejszą ofertę złożyła Firma: RYCAR Sp. z o.o. SP.K., ul. Gen. F. Kleeberga 10, 15-691 Białystok i uzyskała  92,96 pkt.