Białystok, dnia 6 marca 2018 r.

BA-III.2601.9.7.2018

Zapytanie ofertowe – Zadanie nr 1

Zapraszam do złożenia oferty na dostarczenie ekspresu do kawy Jura X8 wraz z materiałami eksploatacyjnymi na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

A. Opis przedmiotu zamówienia

Opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

B. Zadania Wykonawcy przedmiotu zamówienia

1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć sprzęt na swój koszt do siedziby Zamawiającego.

2. Wykonawca zobowiązany jest zawiadomić Zamawiającego co najmniej 2 dni robocze wcześniej o planowanym terminie dostarczenia zamówionego sprzętu. Za dni robocze ustala się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wady i szkody powstałe w czasie transportu sprzętu do siedziby Zamawiającego.

4. Sprzęt, o którym mowa w Zapytaniu, powinien posiadać najwyższą jakość, sprawność oraz wydajność.

5. Ostateczny odbiór dostarczonego przez Wykonawcę sprzętu nastąpi w oparciu o protokół odbioru, który zostanie sporządzony po sprawdzeniu ilości i jakości dostarczonego sprzętu.

6. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu sprzętu w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

7. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z Zapytaniem ofertowym i/lub z Ofertą Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego sprzętu na sprzęt wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z Zapytania ofertowego i Oferty Wykonawcy i faktycznie zrealizowanej dostawy w terminie ustalonym przez Zamawiającego.

8. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia serwisu gwarancyjnego w okresie 36 miesięcy od dnia dostarczenia sprzętu do siedziby Zamawiającego. Czas naprawy wadliwego sprzętu wynosi maksymalnie 14 dni roboczych. Dwukrotnie naprawiany w ramach gwarancji sprzęt należy wymienić na nowy.

9. W przypadku awarii lub usterki któregokolwiek z dostarczonych przez Wykonawcę artykułów, upoważniony do tego pracownik zgłosi ją telefonicznie lub mailowo.

10. Koszt dojazdu, w ramach napraw gwarancyjnych, ekipy serwisowej oraz koszt transportu przedmiotu zamówienia pokrywa Wykonawca.

11. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

12. Wszystkie artykuły powinny posiadać oznakowania/ulotki informacyjne w języku polskim informujące o producencie, dacie produkcji, sposobie użycia i wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego użytkowania sprzętu.

C. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim.

2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

3. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści, powinny być parafowane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji.

4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.

5. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.

6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

7. Kompletna oferta powinna zawierać:

a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon,
adres e-mailowy);

b) wypełniony Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania.

8. Ofertę w wersji papierowej należy przesłać na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Biuro Administracyjno – Gospodarcze ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok pok. 605 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa ekspresu Zadanie nr 1”) lub przedłożyć osobiście (wyłącznie w zamkniętej kopercie) w Biurze Administracyjno-Gospodarczym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, Białystok pok. 605.

9. Termin złożenia oferty – 12 marzec 2018 r., godz. 10.00. Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

D. Kryterium oceny ofert

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).

 E. Postanowienia dodatkowe

1. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.

2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza cenowo, w oparciu o podane w zapytaniu kryterium wyboru i oceny ofert - 100 % łączna cena brutto oferty.

3. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście.

4. Aby zapewnić porównywalność wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu doprecyzowania i wyjaśnienia treści ofert.

5. O wynikach postepowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną  (za pośrednictwem e-maila). Od wyników postępowania nie przysługuje odwołanie.

F. Uwagi

1. Przewidywany termin podpisania umowy to marzec 2018 r. Zamawiający zastrzega, iż termin ten może ulec nieznacznemu przesunięciu.

2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.

3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełniania.

4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.

5. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych artykułów).

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający   zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

7. Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania należy kierować na adres mailowy: joanna.fiedorowicz@wrtoapodlasia.pl

Załączniki:

Załącznik nr 1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia;

Załącznik nr 2 Wzór formularza ofertowego;

Załącznik nr 3 Wzór umowy.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyła GASTROTEKA Anna Wirkus, ul. 3 Maja 17/1, 84-200 Wejherowo – cena oferty brutto 14 453,80 zł.