Zamawiający:
Województwo Podlaskie
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1
15-888 Białystok

1. Opis przedmiotu zamówienia: Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia będzie zobowiązany do opracowania koncepcji konkursu oraz jego organizację.
Wykonawca przygotuje założenia konkursu, którego celem będzie podniesienie świadomości mieszkańców obszarów wiejskich o możliwościach jakie daje PROW według następujących założeń:
a) Konkurs przyjmie formułę geocachingu, w którym zaprezentowane zostaną najciekawsze projekty z terenu województwa podlaskiego, które otrzymały wsparcie w ramach PROW 2014- 2020. Wykonawca we wskazanych przez Zamawiającego 6 miejscach z terenu województwa podlaskiego przygotuje i pozostawi po 5 keszy (skrytek) w formie drewnianych bądź metalowych monet oznaczonych logotypami PROW 2014- 2020, które mają być odnalezione przez uczestników konkursu. Projekt keszy (skrytek) zostanie przedłożony Zamawiającemu celem akceptacji. Informacje o miejscach poszukiwań oraz wskazówki zostaną przygotowane i zaprezentowane na stronie organizatora konkursu.
b) Wykonawca przygotuje regulamin konkursu, który zostanie przedstawiony Zamawiającemu celem jego akceptacji. Zamawiający zastrzega możliwość nanoszenia uwag w przeciągu 3 dni roboczych po dostarczeniu koncepcji regulaminu, które Wykonawca uwzględni bez dodatkowego wynagrodzenia.
c) Zadaniem Wykonawcy będzie udzielanie odpowiedzi na anonimowe zapytania uczestników w formie mailowej oraz telefonicznej pod wskazanym przez Wykonawcę adresem e-mail oraz numerem telefonu.
d) Kapitułę konkursu stanowić będą przedstawiciele Zamawiającego, do zadań której będzie należało wyłonienie zwycięzców, przekazanie wygranych oraz zebranie stosownych oświadczeń.
e) Konkurs zostanie rozpropagowany poprzez media społecznościowe np. Twitter, Facebook czy Instagram, baner zamieszczony na stronie internetowej gazety o zasięgu co najmniej regionalnym oraz ogłoszenie w prasie tradycyjnej. Wykonawca przeznaczy 2% wartości zamówienia na promocję konkursu.
f) Przygotowane przez Wykonawcę materiały w postaci map, instrukcji, wskazówek itp. będą zawierały logotypy PROW 2014- 2020 (zgodne z księgą wizualizacji znaku PROW 2014- 2020 oraz Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki Województwa Podlaskiego).
g) Materiały przygotowane przez Wykonawcę przed ich upublicznieniem zostaną przekazane Zamawiającemu celem ich zaopiniowana i akceptacji. Zamawiający zastrzega możliwość nanoszenia uwag w przeciągu 3 dni roboczych po dostarczeniu koncepcji regulaminu, które Wykonawca uwzględni bez dodatkowego wynagrodzenia.
h) Wykonawca niezwłocznie po zakończeniu realizacji konkursu jest zobowiązany do przedłożenia Zamawiającemu pisemnego sprawozdania końcowego z przebiegu konkursu. Sprawozdanie zawierać będzie w szczególności opis realizacji Konkursu, informację o ilości zgłoszeń, ilość punktów otrzymanych przez uczestników, dokumentację fotograficzną (minimum 5 zdjęć z każdego miejsca, w którym zostały pozostawione kesze w rozdzielczości co najmniej 1205x1795 pikseli) oraz zdjęcia uwzględniające wizualizację logotypów PROW 2014- 2020 minimum 5 sztuk.
i) Wykonawca pozyska zgody na przetwarzanie danych osobowych od uczestników konkursu w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji przyszłej umowy oraz jej rozliczenia, a także dopełni obowiązku określonego w art. 13 i/lub 14 RODO.

2. Termin realizacji: do końca III kwartału 2018 r.

3. Warunki udziału w postępowaniu:
a) złożenie oferty w terminie;
b) dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia;
c) wdrożenie postanowień Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, w szczególności zabezpieczenia przetwarzanych danych w oparciu o zatwierdzone kodeksy postępowania, o jego certyfikacji w ramach zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji, wdrożeniu norm międzynarodowych np. ISO/IEC 27001 lub opis środków technicznych i organizacyjnych, które wdrożył lub zamierza wdrożyć przed rozpoczęciem przetwarzania dla realizacji umowy.

4. Kryteria wyboru ofert: O wyborze Wykonawcy zadecyduje przedstawienie najkorzystniejszej oferty przy założeniu, iż na realizację zamówienia Zamawiający przeznaczył kwotę 30.000,00 zł brutto (24.390,24 zł netto). Oferty nie powinny przekraczać tej wartości. Podana wartość powinna zawierać wszystkie cenotwórcze koszty. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

80 pkt najniższa cena za realizację zamówienia
20 pkt doświadczenie/ potencjał Wykonawcy

Opis sposobu przyznawania punktacji:
Kryterium ceny:
Za kryterium „cena” maksymalnie otrzymać można 80 pkt (liczone do dwóch miejsc po przecinku). Liczba punktów zostanie obliczona wg następującego wzoru:
                             C_min
  L._punktów = ------------------  x 80
                            C_oferty
L._punktów- liczba punktów za kryterium cena w ocenianej ofercie
C_min- najniższa cena brutto jaka została zaoferowana w postępowaniu
C_oferty- cena brutto jaka została zaoferowana w ocenianej ofercie

Kryterium doświadczenia/ potencjał Wykonawcy do prawidłowego wykonania zamówienia
Za niniejsze kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 20 pkt.
Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w organizacji konkursów tematycznych, których listę przedstawi w formularzu ofertowym.

brak realizacji lub zrealizowanie nie więcej niż 5 konkursów- 0 pkt
zrealizowanie od 6 do 10 konkursów- 10 pkt
zrealizowanie od 11 i więcej konkursów- 20 pkt

Oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt. W przypadku zdobycia przez oferentów takiej samej liczby punktów, Zleceniodawca dokona wyboru oferty w oparciu o najkorzystniejszą wartość zamówienia. Jeżeli wartość ofert również będzie identyczna o wyborze będzie decydowała kolejność wpływu.

5. Istotne postanowienia zamówienia:
a) Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego, po wykonaniu przedmiotu  zamówienia w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego przez Wykonawcę, pod warunkiem, iż wpłynie ona do Zamawiającego w terminie 3 dni od dnia wystawienia. W przeciwnym wypadku zapłata nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego.
b) Podstawą wystawienia faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego jest podpisane bez zastrzeżeń przez Zamawiającego protokołu odbioru usługi, potwierdzającego zgodność przedmiotu zamówienia z poszczególnymi obowiązkami Wykonawcy.

6. Informacja na temat wykluczenia
Oferta będzie podlegała wykluczeniu w przypadku gdy:
a) została złożona po terminie składania ofert,
b) treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
c) została złożona przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu.

7. Określenie możliwości składania ofert częściowych:
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych w ramach przedmiotu zamówienia.

8. Określenie warunków zmiany umowy
Zamawiający nie przewiduje zmiany warunków umowy.

9. Termin i sposób złożenia oferty: Ofertę w postaci załączonego formularza ofertowego należy wysłać na adres mailowy ksow@wrotapodlasia.pl  lub dostarczyć osobiście do Sekretariatu Regionalnego Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich,
ul. Kilińskiego 16 w Białymstoku, pokój nr 9 w terminie do 25.06.2018 r.
Ewentualne zapytania proszę kierować na wskazany w/w e-mail lub nr tel. (85) 66 54 207.

10. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej:
a) Dane identyfikujące ofertę (nazwa, adres, NIP/ PESEL, tel. kontaktowy),
b) Wartość oferty brutto i netto,
c) Listę zorganizowanych konkursów tematycznych.
Zamawiający dopuszcza możliwość poprawy formularza ofertowego w przypadku wystąpienia oczywistych omyłek pisarskich.

11. Czy Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez wybory żadnej oferty:
Tak

12. Załączniki:
a) Formularz ofertowy,
b) Projekt umowy,
c) Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r informuję, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych zebranych w procesie realizacji operacji jest Zarząd Województwa Podlaskiego, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1. 15-888 Białystok, tel. +48 (85) 66 54 549, e-mail: kancelaria@wrotapodlasia.pl, www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych- e-mail: iod@wrotapodlasia.pl.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu wyłonienia Wykonawcy do opracowania koncepcji konkursu oraz jego organizacji na temat operacji zrealizowanych w ramach PROW 2014- 2020, realizacji przyszłej umowy oraz jej rozliczenia w ramach Pomocy Technicznej PROW 2014-2020. Podstawą prawną przewarzania danych osobowych jest art. art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawnione osobom upoważnionym przez administratora danych osobowych, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa dotyczących rozliczenia projektu.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz  prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości uczestnictwa w procesie wyłonienia wykonawcy.
8. Przysługuje Pani/ Panu prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

             W wyniku przeprowadzonego procesu oceny ofert na „Opracowanie koncepcji oraz organizacja konkursu promującego operacje zrealizowane ze środków PROW 2014- 2020 w ramach działań wdrażanych przez Samorząd Województwa Podlaskiego oceniono 2 złożone oferty:

a) NeaSystem Rozwiązania Informatyczne Anna Predko-Maliszewska

b) SUN & MORE SP. Z O.O.

 W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożył SUN & MORE SP. Z O.O. ul. Ogrodowa 25, 71-037 Szczecin.