Postepowanie nie jest objęte ustawą Prawo zamówień publicznych. Dotyczy zamówień, których wartość nie przekracza w złotych równowartości 30 000 euro netto. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Regulaminu wprowadzonego Zarządzeniem nr 17/2014 Dyrektora Muzeum Podlaskiego w Białymstoku z dnia 10.07.2014r.

 

 

Przedmiot zamówienia: dostawa, instalacja wraz z dostosowaniem do potrzeb Zamawiającego

systemu do elektronicznej ewidencji zbiorów muzealnych i zarządzania muzealiami oraz systemu prezentacji danych na stronie internetowej dla Muzeum Podlaskiego w Białymstoku wraz z migracją danych oraz przeszkoleniem pracowników

 

Wymagania ogólne

 

System musi być dedykowany wyłącznie dla muzeów

Proponowany system musi być wdrożony przynajmniej w 5 muzeach o zbiorach przekraczających 50.000 sztuk obiektów

System musi posiadać polską wersje językową menu

System ma umożliwiać ewidencję i zarządzanie zbiorami muzealnymi co najmniej ze standardem SPECTRUM

Możliwość utworzenia min  100 kont użytkowników.

Możliwość pracy z Systemem w terenowych oddziałach Muzeum poprzez Internet, w tym tworzenie i korzystanie z zasobów cyfrowych serwerowej bazy danych

Licencja na czas nieokreślony dla 20 stanowisk ( nie mniej niż tylu użytkowników może jednocześnie pracować z bazą danych on-line)

Jedna licencja na czas nieokreślony dla stanowiska serwerowego

Wykonawca przystosuje System dla potrzeb Muzeum, tzn.: umożliwienie wydruku dokumentów  (protokołów, umów, dokumentów ruchu wewnętrznego) zgodnie z otrzymanymi od Zamawiającego wzorami kart naukowych, ewidencyjnych, magazynowych wg wzoru obowiązującego w Muzeum – zgodnie z otrzymanymi od Muzeum

System umożliwia przenoszenie licencji pomiędzy komputerami w działach i oddziałach muzealnych nie naruszając praw autorskich Wykonawcy

Możliwość instalacji Systemu na posiadanej przez Muzeum platformie Microsoft Serwer 2012

 

 

Minimalna wymagana funkcjonalność systemu do ewidencjonowania zbiorów:

 

Gromadzenie i zarządzanie całością dokumentacji muzealiów,

Wydruk komputerowy: tworzenie ksiąg inwentarzowych, ksiąg depozytów (wydruk całościowy oraz wybrane strony),kart ewidencyjnych,

Możliwość dołączania do danych obiektów nieograniczonej ilości plików graficznych, tekstowych, pdf, audio, video

Generowania skontrum komputerowego (ilościowe oraz wartościowe),

Zakładka z tłumaczeniami na min. j. angielski

Możliwość opisywania poszczególnych obiektów słowami kluczowymi,

Możliwość swobodnego kształtowania struktury danych bez wymogu znajomości języka SQL

Tworzenie raportów bez znajomości języka SQL,

Możliwość wyszukiwania według określonych przez użytkownika kryteriów w obrębie działów oraz w całej bazie danych

Pełny i selektywny eksport danych do katalogu On-line

Tworzenie statystyk i raportów na podstawie informacji wprowadzonych do Systemu ( raporty, zestawienia, umowy, protokoły)

Możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe działy i funkcjonalność

Ewidencja na potrzeby GUS (zgodnie ze Sprawozdaniem K02)

Grupowanie obiektów w zestawieniach

Możliwość inwentaryzacji

Karty z dokumentacją konserwacji oraz karty archeologiczne

 

System prezentacji danych w internecie – wymagania

 

Wykonawca w ramach przedmiotu umowy stworzy system prezentacji danych w Internecie ( stworzy projekt graficzny wraz z aktywnym szablonem)

System umożliwia eksport danych do serwera www w celu prezentowania na stronie internetowej w przygotowanym przez wykonawcę module WWW

Możliwość wyszukiwania w katalogu on-line  według podziału na wyszukiwanie proste i złożone. Proste – wpisanie dowolnego tekstu i zadanie wyszukiwania. Złożone – pozwala wyszukiwać przez jedno lub więcej kryteriów uwzględniających: autora, materiał, technikę, daty, nazwę, tytuł, miejsce powstania, numer inwentarzowy, itp.

 

Import danych

 

W ramach wdrażania Systemu, Wykonawca zobowiązuje się do zaimportowania wszystkich danych wskazanych przez Zamawiającego z dotychczasowych programów używanych w Muzeum : Excel, Akces, Musnet

 

 

Szkolenia

 

Rodzaje szkolenia:

szkolenia dla wszystkich wskazanych pracowników – ok. 40 osób

szkolenie dla administratora

 

Zakres szkolenia:

Dla pracowników: budowa systemu: moduły i funkcje, szkolenie ma pozwolić pozyskać praktyczne umiejętności codziennej pracy z systemem, od ewidencji danych przez złożone wyszukiwanie, tworzenie zestawień i wydarzeń, załączanie dokumentacji fotograficznej, tworzenie raportów i szablonów wydruku po personalizację i przydatne funkcje.

 

Dla administratorów: tworzenie kont użytkowników i inne funkcje niezbędne do zarządzania całym systemem

 

Ilość i terminy szkoleń

1 szkolenie dla administratora w siedzibie Zamawiającego

9 szkoleń dla pracowników:

1 szkolenie w siedzibie Zamawiającego przed wdrożeniem programu

8 szkoleń w siedzibie Zamawiającego bądź w Oddziałach Muzeum znajdujących się na terenie województwa podlaskiego w wymiarze ok 2 h każde ( grupy ok. 5 osobowe), nie wcześniej niż 1 tydzień po wdrożeniu programu.

 

 

Termin realizacji zamówienia: do 28.02.2014r.

 

Serwis gwarancyjny

 

24 miesięczna gwarancja na użytkowanie systemu – wszelkie usterki w działaniu oprogramowania w okresie udzielonej gwarancji ( liczonej od daty podpisania protokołu końcowego) o ile nie będą one wynikiem nieprawidłowego użytkowania, będą usuwane na koszt Wykonawcy

bezpłatne konsultacje w okresie gwarancji (telefonicznie bądź przez Internet)

 

Wsparcie serwisowe/techniczne

Wykonawca zobowiązuje w okresie 12 miesięcy od dnia podpisania końcowego protokołu odbioru do udzielania wsparcia technicznego, nadzoru autorskiego

W ramach wsparcia technicznego o którym mowa w ust. 1, Wykonawca zobowiązuje się m. in. do bieżącego serwisu dostarczonego oprogramowania zapewniającego sprawną pracę, modyfikacje (na życzenie Zamawiającego) oprogramowania w granicach nie zmieniających struktur danych i głównych struktur oprogramowania, dostarczania nowych wersji systemu, instalacji i reinstalacji, konsultacji

Usługi wymienione w ust 2 świadczone będą przez Wykonawcę w trybie zdalnym oraz nie objęte są one dodatkowym wynagrodzeniem

 

Opis kryteriów z podaniem ich znaczenia i sposobu oceny oferty

 

Wybór najkorzystniejszej oferty dokonany zostanie na podstawie następujących kryteriów wyboru określonych w zapytaniu:

Złożenie kompletu dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym

Ocena ofert będzie dokonywana na podstawie  2 kryteriów: 

 

A. Cena ofertowa – 70% ( przy czym 1% - 1 pkt.)  

Wykonawca, który przedstawi najniższą cenę w ofercie nie podlegającej odrzuceniu otrzyma  max 70 pkt. 

 ( 1 % - 1 pkt.) reszta Wykonawców zgodnie z poniższym wzorem:

 

Ocena oferty =  c n : cb  x 70  =   

                                Cn   - cena oferty o najniższej cenie ( netto)                                

                               Cb –  cena oferty badanej ( netto)  

 

B . Funkcjonalność systemu– 30% ( przy czym 1% - 1 pkt.)  

Funkcjonalność systemu zostanie oceniona na podstawie dołączonej do oferty wersji Demo systemu (przedstawiona wersja Damo musi mieć aktywne wszystkie dostępne w systemie funkcje) przez komisję składającą się z pracowników merytorycznych Muzeum. Każdy z członków Komisji będzie mógł przyznać od 1 do 30 punktów za funkcjonalność systemu oraz wyjaśni swoja punktację w indywidualnej karcie oceny oferty. 

Punkty zostaną zsumowane i podzielone przez liczbę członków Komisji. Wynik będzie liczbą punktów przyznanych w tym kryterium.

 

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma  najwyższą ilość punktów. 

                              

                                                O=  Pc + Pf  

 Pc  - ilość punktów otrzymanych w kryterium cena  

 Pj – ilość punktów otrzymanych w kryterium funkcjonalność

 

Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największa ilość punktów wśród ofert nie odrzuconych. 

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym oraz została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium wyboru. 

 

 

 

Sposób obliczenia ceny i przygotowania oferty:

Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę zawierającą jedną cenę. 

Wykonawcy zobowiązani są przedstawić ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego. 

Cena oferty musi być podana liczbą i słownie w złotych polskich z dokładnością do dwóch  miejsc po przecinku. 

Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacja zamówienia ( w tym koszt dostawy, instalacji, konfiguracji, wdrożenia, migracji danych, szkolenia).

Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, zgodnie z formą reprezentacji wykonawcy określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie, właściwym dla formy organizacyjnej firmy Wykonawcy. 

 

Wykonawca składający ofertę zobowiązany jest przedłożyć:

Wypełniony zgodnie z treścią i podpisany formularz „Oferta” wraz z załącznikami do oferty, stanowiący  Załącznik  Nr 1

Wykonawca zobowiązany jest w celu potwierdzenia funkcjonalności systemu dla potrzeb Muzeum, do dołączenia min. wersji DEMO programu z aktywnymi wszystkimi funkcjami.

Wykaz co najmniej 5 instytucji – Muzeów znajdujących się na terenie Polski, o zbiorach przekraczających 50.000 obiektów, w którym system został wdrożony. Na potwierdzenie wymaganego przez Zamawiającego warunku doświadczenia, Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia wraz z ofertą stosownych referencji wskazujących instytucje dla których zamówienie zostało zrealizowane przez Wykonawcę ( Załącznik Nr 2)

Aktualne odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji  o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego  potwierdzającego, że wykonawca  nie  zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania oferty

Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne,  lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie  lub  rozłożenie na  raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania oferty

Przedłożenie oświadczenia, iż oferowany system spełnia wymogi zawarte w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004r. Nr 100 poz. 1024) (Załącznik Nr 3)

Przedłożenie oświadczenia iż, oferowany system spełnia wymagania w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz. U z 2004r. Nr 202, poz. 2072, 2073) (Załącznik Nr 4)

 

Pozostałe informacje

 

Wykonawcom nie przysługują środki ochrony prawnej, określone Ustawą z dnia 29 stycznie 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. Nr 133, poz. 759 z późn zm.)

Integralną część Oferty stanowią:

Załączniki Nr 1-4

Wzór umowy

 

Miejsce i termin złożenia oferty:

 

Ofertę wraz z załącznikami należy złożyć do dnia 30.01.2014r. w formie papierowej na adres:

Muzeum Podlaskie w Białymstoku

Ratusz, Rynek Kościuszki 10

15-426 Białystok







UWAGA: 

Zamawiający informuje, iż w treści oferty wpisano błędny termin złożenia oferty oraz błędny termin realizacji zamówienia.



Prawidłowe daty to:

Termin złożenia oferty; 30.01.2015r.

Termin realizacji zamówienia: 28.02.2015r.

 

 

 

 

 Joanna Olechno - Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego, tel.: 515-263-998, mail: administracja@muzeum.bialystok.pl
 Katarzyna Sokołowska - spec. ds. administracyjno-finansowych, tel.: 509-336-712, mail: administracja@muzeum.bialystok.pl
 

 Zawiadamiam, iż w prowadzonym postępowaniu umowę podpisano z Wykonawcą: Halina Słomka "S SOFT" BIURO  USŁUG INFORMATYCZNYCH,  ul. PablaPicassa 11 lok. 9, 03-126 Warszawa

Kwota netto: 47.200,00 zł/kwota brutto: 58.056,00 zł