Białystok, 09.05.2016 r.

DRR-IX.433.2.4.2016

Zapytanie ofertowe

Dotyczy dostarczania artykułów spożywczych wymienionych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Poleskiej 89 na potrzeby związane z wykonywaniem zadań Instytucji Zarządzającej RPOWP 2014-2020 przez Departamenty: Departament Rozwoju Regionalnego (DRR), Departament Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego (RPO), Departament Europejskiego Funduszu Społecznego (DEFS) oraz Biuro Certyfikacji RPOWP 2014-2020 (BC).

1) Opis przedmiotu zamówienia
1. Kawa ziarnista (kawa ziarnista, średnio palona o delikatnym smaku pozbawionym śladu goryczki, przeznaczona do parzenia w ekspresie ciśnieniowym, 100% ziaren arabiki pochodzących z Ameryki Południowej, Środkowej lub Afryki, opakowanie próżniowe), 128 opak. po 1000 g.
2. Kawa mielona (kawa palona, mielona, przeznaczona do parzenia w ekspresie ciśnieniowym, 100% wyselekcjonowanych ziaren arabiki pochodzących z Ameryki Południowej, Środkowej lub Afryki, puszka, słoik lub opakowanie próżniowe), 6 opak. po 250 g.
3. Kawa rozpuszczalna (kawa rozpuszczalna, 100% kawy naturalnej, 100% arabica, słoik szklany), 21 opak. po 200 g.
4. Herbata czarna w torebce (herbata ekspresowa, czarna, mieszanka wysokogatunkowych herbat, każda torebka ze sznurkiem i etykietką dla łatwiejszego zaparzania, bez dodatków), 31 opak. po 100 sztuk.
5. Cukier biały drobnoziarnisty, 26 opak. po 1000 g.
6. Mleko UHT o zawartości tłuszczu 2%, karton z wieczkiem do łatwego otwierania
i zamykania, 510 kart. po 1 l.
7. Mleko zagęszczone (mleko zagęszczone, niesłodzone, sterylizowane o zawartości tłuszczu 7,5%, kartonik z wieczkiem do łatwego otwierania i zamykania), 30 kart. po 0,5 l.
8. Woda gazowana (naturalna woda mineralna, wysoko nasycona dwutlenkiem węgla, butelka plastikowa lub szklana), 150 but. po 0,5 l.
9. Woda niegazowana (naturalna woda mineralna, nienasycona dwutlenkiem węgla, butelka plastikowa lub szklana), 210 but. po 0,5 l.
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

2) Zadania Wykonawcy przedmiotu zamówienia
1. Artykuły powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do lokalizacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Poleskiej 89 (Budynek C).
2. Artykuły należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie do 5 dni roboczych od daty złożenia zamówienia. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną co dwa miesiące do 10 dnia danego miesiąca na formularzu zamówienia określającym rodzaj i ilość zamawianych artykułów, w podziale na poszczególne komórki organizacyjne. Dopuszcza się możliwość składania w danym okresie zamówień uzupełniających.
3. Wykonawca będzie realizował dostawy do lokalizacji Zamawiającego w dni robocze w godz. od 8.00 – do 15.00. Za dni robocze ustala się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
4. Artykuły powinny być posegregowane zgodnie z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne (DRR, RPO, DEFS, BC) – opis zamówień poszczególnych komórek organizacyjnych zawarty będzie w formularzu zamówienia – i dostarczone wraz
z dowodem dostawy w sposób umożliwiający ich sprawne policzenie i odbiór. Każdy dostarczony artykuł powinien być dopuszczony do obrotu i stosowania na terenie Polski, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
5. Wszystkie artykuły powinny posiadać oznakowania informujące o producencie, dacie produkcji, terminie przydatności do spożycia, składzie surowcowym. Oznakowania te powinny być czytelne i trwałe.
6. Termin przydatności do spożycia dostarczonych artykułów nie może być krótszy niż 4 miesiące licząc od daty dostawy artykułów do Zamawiającego. W razie dostarczenia artykułów o terminie do spożycia krótszym niż 4 miesiące licząc od daty dostawy artykułów do Zamawiającego – Wykonawca jest zobowiązany do wymiany towaru w terminie ustalonym przez Zamawiającego.
7. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego przedmiotu umowy na artykuł wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z zamówienia i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym przez Zamawiającego.
8. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.
9. Wyliczona, na podstawie zaproponowanych przez Wykonawcę cen jednostkowych za wyspecyfikowane w Załączniku nr 1 artykuły, cena ofertowa powinna obejmować całkowite koszty związane z realizacją umowy przez cały okres jej trwania, w tym m.in. uwzględniać koszty transportu, koszty opakowań/pojemników, ubezpieczeń, opłat celnych i podatkowych, rozładunku w miejscu wskazanym przez Zamawiającego oraz wszelkie inne koszty Wykonawcy związane z wykonaniem umowy.
10. Ceny podane w ofercie Wykonawcy są cenami stałymi przez cały okres trwania umowy i nie podlegają negocjacjom.
11. Asortyment wskazany w ofercie Wykonawcy jest asortymentem stałym przez cały okres trwania umowy i nie podlega negocjacjom.
12. Przewidywany termin realizacji zadania – od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2016 r. lub do zrealizowania dostaw na kwotę, o której mowa w Formularzu ofertowym Wnioskodawcy.
13. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

3) Zadania Zamawiającego
1. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną co dwa miesiące do 10 dnia danego miesiąca na formularzu zamówienia. Dopuszcza się możliwość składania w danym okresie zamówień uzupełniających.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji cyklicznych dostaw zgodnie z jego potrzebami aż do wyczerpania ilości artykułów spożywczych określonych w Zapytaniu ofertowym oraz w Formularzu ofertowym Wykonawcy.

4) Opis sposobu przygotowania oferty
1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
3. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
4. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. Kompletna oferta powinna zawierać:
a) Dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);
b) Wypełniony Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

Ofertę w wersji papierowej należy przesłać na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
Departament Rozwoju Regionalnego
ul. Poleska 89
15-874 Białystok
(na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa artykułów spożywczych”) lub przedłożyć osobiście (wyłącznie w zamkniętej kopercie) w Kancelarii Departamentu Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. Poleska 89, Białystok.
Termin złożenia oferty – 19.05.2016. r., godz. 12.00. Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

5) Kryterium oceny ofert
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).
Warunkiem rozpatrywania oferty jest jej przygotowanie zgodnie z wymaganiami, określonymi w pkt.4 i 6.

6) Postanowienia dodatkowe:
• Oferta powinna zostać złożona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
• Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszej zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza cenowo, tj. w oparciu o podane w zapytaniu kryterium wyboru i oceny ofert - 100 % łączna cena brutto oferty.
• W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy w Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście.
• W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:
a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
• O wynikach postepowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną (za pośrednictwem e-maila).Od wyników postępowania nie przysługuje odwołanie.

7) Uwagi
1. Przewidywany termin podpisania umowy to maj-czerwiec 2016 r. Zamawiający zastrzega, iż termin ten może ulec nieznacznemu przesunięciu.
2. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych artykułów).
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:
a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania należy kierować na adres mailowy:beata.plechimowicz@wrotapodlasia.pl lub jolanta.mosdorf@wrotapodlasia.pl

W wyniku prowadzonego postępowania najkorzystniejszą ofertę złożyła firma:

HURT I DETAL Art. Spożywczo-Rolne Anna Siekierko, ul. Szpitalna 24, 18-200 Wysokie Mazowieckie.