Zapytanie ofertowe

Dotyczy dostarczenia drobnego sprzętu elektrycznego i elektronicznego (dalej: sprzęt) na potrzeby pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, wdrażających, zarządzających i certyfikujących Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020.

1 Opis przedmiotu zamówienia

1. Ładowarka do akumulatorków – 3 szt.
2. Akumulatorki AA niklowo- wodorkowe – 34 szt.
3. Akumulatorki AAA, Ni-MH – 30 szt.
4. Baterie AA niklowo-metalowo- wodorkowe – 10 szt.
5. Listwa zasilająca - 5 gniazd sieciowych typu E – 28 szt.
6. Listwa zasilająca - 8-9 gniazd sieciowych typu E – 10 szt.
7. Akumulatorki AAA do telefonu Siemens Gigaset AL14H – 11 kompl.
8. Akumulatorki AAA do telefonu Panasonic KX-TG2511 – 20 kompl.
9. Akumulatorki do telefonu Siemens Gigaset AL180, AL18H – 31 kompl.
10. Akumulatorki AAA do telefonu Panasonic KX-TGA171FX – 2 kompl.
11. Akumulatorki AAA do telefonu Siemens Gigaset AL140 – 2 kompl.
12. Dyktafon cyfrowy – 1szt.
13. Kabel jack-jack 6,3 mmm – 1 szt.
14. Przenośna ładowarka do urządzeń mobilnych – 5 szt.
15. Karta pamięci micro SD 32 GB – 1 szt.
16. Pendrive 32 GB – 50 szt.
17. Kabel USB do aparatu Cannon Power Shot A 2500 – 1 szt.
18. Baterie CR2032 – 100 szt.
19. Końcówki RJ45 – 2 opak. po 100 szt.
20. Końcówki RJ11 – 1 opak. po 100 szt.
21. Kabel telefoniczny 2 żyłowy – 1 szt.
22. Kabel UTP kat. 5e – 1 szt.

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

2 Zadania Wykonawcy przedmiotu zamówienia

1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć sprzęt własnym transportem lub transportem profesjonalnej firmy przewozowej oraz na swój koszt do siedziby Zamawiającego.
2. Wykonawca zobowiązany jest zawiadomić Zamawiającego co najmniej 2 dni robocze wcześniej o planowanym terminie dostarczenia zamówionego sprzętu. Za dni robocze ustala się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wady i szkody powstałe w czasie transportu sprzętu do siedziby Zamawiającego.
4. Sprzęt, o którym mowa w Zapytaniu, powinien posiadać najwyższą jakość, sprawność oraz wydajność.
5. Ostateczny odbiór dostarczonego przez Wykonawcę sprzętu nastąpi w oparciu
   o protokół odbioru, który zostanie sporządzony po sprawdzeniu ilości i jakości dostarczonego sprzętu przez Komisję dwustronną w składzie: jeden przedstawiciel ze strony Wykonawcy i dwóch przedstawicieli ze strony Zamawiającego. Protokół odbioru będzie precyzyjnie określał datę i miejsce odbioru zamówionego sprzętu, opis przedmiotu zamówienia, wartość przedmiotu zamówienia oraz ocenę jego zgodności z Zapytaniem ofertowym, na podstawie którego Wykonawca zgłosił swoją ofertę. W protokole zostanie również zamieszczona informacja o braku albo istnieniu uwag lub zastrzeżeń do dostarczonego sprzętu.
6. Wykonawca zobowiązuje się wydać Zamawiającemu, najpóźniej w dniu podpisania protokołu odbioru, wszelkie dokumenty, zaświadczenia, certyfikaty, karty gwarancyjne, atesty w języku polskim, niezbędne do bieżącej eksploatacji sprzętu, jego serwisu
   i ewentualnych napraw.
7. Protokół odbioru podpisany zostanie najpóźniej w dniu następnym, licząc od dnia uruchomienia sprzętu przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego.
8. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu sprzętu w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy.
9. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy
   z Zapytaniem ofertowym i/lub z Ofertą Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego sprzętu na sprzęt wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z Zapytania ofertowego i Oferty Wykonawcy
   i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym przez Zamawiającego.
10. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia serwisu gwarancyjnego, w zakresie i czasie określonym przez producentów poszczególnych artykułów, od dnia dostarczenia sprzętu do siedziby Zamawiającego. Czas naprawy wadliwego sprzętu wynosi maksymalnie 30 dni roboczych. Dwukrotnie naprawiany w ramach gwarancji sprzęt należy wymienić na nowy.
11. W przypadku awarii lub usterki któregokolwiek z dostarczonych przez Wykonawcę artykułów, upoważniony do tego pracownik zgłosi ją telefonicznie lub mailowo.
12. Koszt dojazdu, w ramach napraw gwarancyjnych, ekipy serwisowej oraz koszt transportu przedmiotu zamówienia pokrywa Wykonawca.
13. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym
    i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
14. Wszystkie artykuły powinny posiadać oznakowania/ulotki informacyjne w języku polskim informujące o producencie, dacie produkcji, sposobie użycia i wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego użytkowania sprzętu.

3 Opis sposobu przygotowania oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
3. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści, powinny być parafowane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji.

4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
5. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Kompletna oferta powinna zawierać:

a)  Dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon,
adres e-mailowy);

b)  Wypełniony Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania.

Ofertę w wersji papierowej należy przesłać na adres:

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

Departament Rozwoju Regionalnego

ul. Poleska 89

15-874 Białystok

(na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa drobnego sprzętu elektrycznego i elektronicznego”) lub przedłożyć osobiście (wyłącznie w zamkniętej kopercie) w Kancelarii Departamentu Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. Poleska 89, Białystok.

Termin złożenia oferty – 26.04.2017 r., godz. 12.30. Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4 Kryterium oceny ofert

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).

Warunkiem rozpatrywania oferty jest jej przygotowanie zgodnie z wymaganiami, określonymi w pkt.3 i 5.

5       Postanowienia dodatkowe:

• Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.
• Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza cenowo, tj. w oparciu o podane w zapytaniu kryterium wyboru i oceny ofert - 100 % łączna cena brutto oferty.
• W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście.
• Aby zapewnić porównywalność wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu doprecyzowania
  i wyjaśnienia treści ofert.
• O wynikach postepowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną  (za pośrednictwem e-maila). Od wyników postępowania nie przysługuje odwołanie.

6 Uwagi

1. Przewidywany termin podpisania umowy to maj-czerwiec 2017 r. Zamawiający zastrzega, iż termin ten może ulec nieznacznemu przesunięciu.
2. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych artykułów).
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a)      powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b)      cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c)      wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

d)     postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

4. Wykonawca, który zaproponuje, w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe, ofertę najkorzystniejszą cenowo, zostanie poproszony o przekazanie Zamawiającemu informacji pozwalających na łatwą i jednoznaczną identyfikację każdej pozycji (1-22) oferowanego przez Wykonawcę sprzętu np.: ulotki/broszury informacyjne danego sprzętu, karty produktu, wydruki ze stron internetowych ze zdjęciem i opisem oferowanego artykułu, numery katalogowe artykułów wraz ze wskazaniem katalogu/katalogów, z którego/z których dany artykuł pochodzi etc.

Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania należy kierować na adres mailowy:beata.plechimowicz@wrotapodlasia.pl.

W odpowiedzi na Zapytania ofertowe, oferty zostały złożone przez następujących wykonawców:

1. Oferta Nr 1: „DRZEWIARZ-BIS” Sp. z o.o., ul. Kardynała Wyszyńskiego 46a, 87-600 Lipno – proponowana cena oferty brutto - 5.158,62 zł

2. Oferta Nr 2: „ATUT CENTRUM Sp. z o.o., ul. Ks. Prymasa A. Hlonda 10 lok. 134, 02-972 Warszawa – proponowana cena oferty brutto - 7.108,17 zł

3. Oferta Nr 3: LEMAR Electric Sp. z o.o., ul. Stadionowa 4, 41-400 Mysłowice – proponowana cena oferty brutto - 8.181,19 zł

4. Oferta Nr 4: KOMSERWIS SP.Z O.O., ul. Piasta 16, 15-044 Białystok – proponowana cena oferty brutto - 8.568,92 zł

5. Oferta Nr 5: MAPEN Spółka Jawna Paweł Oksieńczuk, Mariusz Jóźwik, ul. Rzemieślnicza 31/1, 15-773 Białystok – proponowana cena oferty brutto - 11.965,32 zł

Zgodnie z Zapytaniem ofertowym i Wzorem formularza ofertowego Wykonawca, który zaproponował w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe, ofertę najkorzystniejszą cenowo, a więc „DRZEWIARZ-BIS” Sp. z o.o., został poproszony w dniu 08.05.2017 r. o przekazanie Zamawiającemu do dnia 10.05.2017 r. informacji pozwalających na łatwą i jednoznaczną identyfikację każdej pozycji (1-22) oferowanego przez Wykonawcę sprzętu np.: ulotki/broszury informacyjne danego sprzętu, karty produktu, wydruki ze stron internetowych ze zdjęciem i opisem oferowanego artykułu, numery katalogowe artykułów wraz ze wskazaniem katalogu/katalogów, z którego/z których dany artykuł pochodzi etc. Wykonawca ten nie dostarczył wymaganych dokumentów, w związku z tym w dniu 11.05.2017 r. o dostarczenie kart produktów został poproszony Wykonawca, którego oferta była jako druga w kolejności pod względem oferowanej ceny - „ATUT CENTRUM Sp. z o.o. Wykonawca ten w dn. 11.05.2017 r. dostarczył wymagane przez Zamawiającego karty produktów. Oferowane przez tego Wykonawcę produkty spełniają wymagania zawarte w Zapytaniu ofertowym i w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia.

W ofercie złożonej przez „ATUT CENTRUM Sp. z o.o., w poz. 7 podana jest kwota brutto 60,885 zł, więc Zamawiający za zgodą Wykonawcy przyjął zaokrąglenie 60, 89 zł i w poz. 9 podana jest kwota brutto 171,585 zł, więc Zamawiający za zgodą Wykonawcy przyjął zaokrąglenie 171,59 zł. W ofercie ceny miały być podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W związku z tym łączna wartość oferty brutto wynosi 7108,18 zł a nie 7108,17 zł.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożył 2) „ATUT CENTRUM Sp. z o.o., ul. Ks. Prymasa A. Hlonda 10 lok. 134, 02-972 Warszawa – cena oferty brutto – 7108,18 zł