Informuję iż w wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyła firma: Inter Media Paweł Kędzierski, ul. Spółdzielcza 17, 09-407 Płock - cena oferty brutto 15 266,50 zł.

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na wykonanie i dostawę materiałów promocyjnych (gadżetów) na potrzeby Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich.

1. Zamawiający:

Województwo Podlaskie

ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1

15-888 Białystok

NIP 542-25-42-016

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i dostawa materiałów promocyjnych na potrzeby Zamawiającego. Materiały będą zamawiane rodzajach i ilościach podanych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik do postępowania. Dostawa będzie rozliczona jednorazowo po odebraniu przez Zamawiającego całości zamówienia.

Warunki Zamawiającego:

• Dostawa może odbyć się w partiach pod warunkiem, iż pierwsza dostawa będzie się składała z minimum 5 artykułów (rodzajów asortymentu) w łącznej liczbie co najmniej 500 szt. Za wcześniejszą dostawę Wykonawca może uzyskać dodatkowe punkty za wcześniejszą dostawę przynajmniej ww. partii materiałów promocyjnych.
• Artykuły muszą być nowe, pełnowartościowe w pierwszym gatunku.
• Dostawa przedmiotu zamówienia do siedziby Zamawiającego tj. Kilińskiego 16, 15-089 Białystok
• Umieszczenie na materiałach promocyjnych, wymaganych przez Zamawiającego, trwałych nadruków odpowiednich logotypów zgodnie z wytycznymi dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji w ramach PROW na lata 2014- 2020 oraz Księgą Wizualizacji PROW 2014-2020. Wykonawca przyjmuje do Wiadomości, że logotypy muszą być czytelne, a ich wysokość nie może być mniejsza niż 1 cm. Ponadto dostarczone materiały charakteryzować będą następujące cechy:

1. Trwałość - nie będą ulegać trwałym zniekształceniom/ uszkodzeniom przy normlanym użytkowaniu
2. Estetyka i bezpieczeństwo:

        - nie występują zarysowania, przebarwienia, pęknięcia, ewentualne inne uszkodzenia widoczne „gołym” okiem

       -  poszczególne części artykułu są dobrze do siebie dopasowane, zamocowane

       -  graficzne elementy na artykule nie są starte, rozmazane ani nie zmieniły kolorów podczas pocierania ręką

       -  umieszczone logotypy są widoczne i odpowiednio wyeksponowane (min. 1 cm wysokości).

• Termin 12 miesięcznej gwarancjia dostarczone materiały promocyjne liczony będzie od momentu podpisania akceptacji prawidłowości wykonania przedmiotu zamówienia.
• Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć podpisaną przez siebie umowę w terminie nie dłuższym niż 3 dni od wyłonienia najkorzystniejszej oferty, o czym zostanie powiadomiony drogą mailową lub telefoniczną. Nie podpisanie umowy w tym czasie zaowocuje wyborem kolejnego wykonawcy. Celem potwierdzenia faktu podpisania umowy w czasie nie dłuższym niż 3 dni dopuszcza się dostarczenie skanu nadania przesyłki.

Czas na wykonanie projektu i czas dostawy

• Wykonawca będzie zobligowany do dostawy w terminie maks. 25 dni od podpisania umowy, przy czym czas ten uwzględnia również wykonanie projektów graficznych a także uzgodnienie ich z Zamawiającym.
• Projekty graficzne będą uzgadniane drogą elektroniczną poprzez adresy e-mail wskazane w umowie. Wykonawca do uzgadniania projektów graficznych będzie używać powszechnie dostępnych formatów (nie wymagających specjalistycznego oprogramowania) i udostępni do pobrania finalny plik z projektem w formacie umożliwiającym jego edycję oraz plikiem rastrowym umożliwiającym bezpośrednie wykonanie druku (bez dodatkowej obróbki). Zamawiający dokona akceptacji projektu graficznego do końca danego dnia, pod warunkiem, że projekt zostanie dostarczony do godz. 9:00 w dniu roboczym – lub do końca następnego dnia roboczego, jeśli Wykonawca dostarczy projekt po godz. 9:00 lub w dzień wolny w UMWP. W przypadku, gdy Zamawiający będzie potrzebował więcej czasu na naniesienie uwag, termin będzie odpowiednio wydłużany.
• Za „dni” na realizację uznaje się dni tygodnia od poniedziałku do niedzieli, przy czym dostawa musi nastąpić w godzinach pracy Urzędu. Jeśli wykonanie projektu/ dostawa przypada na dzień wolny od pracy w Urzędzie, dokonuje się jej w kolejnym dniu roboczym w godzinach pracy Urzędu
• Bieg terminu realizacji projektu graficznego może zostać wydłużony na życzenie Zamawiającego w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności.
• Wykonawca ma możliwość otrzymania dodatkowych punktów za kryterium terminu dostawy (szczegóły opisano poniżej).

 Wartość zlecenia

Zamawiający oszacował przedmiot zamówienia na poziomie 33 070,00 zł brutto i oferty nie powinny przekraczać tej wartości (oferty droższe będą wymagały zaangażowania dodatkowych środków i Zamawiający je rozważy w razie konieczności). Jednak wyższa niż przewidywano kwota najkorzystniejszej oferty stanowi przesłankę do rozstrzygnięcia postępowania bez wyłonienia wykonawcy.

Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują potencjałem technicznym i zawodowym oraz prowadzą działalność gospodarczą związaną z zakresem niniejszego zlecenia.

Złożenie oferty będzie traktowane jako jednoznaczne ze złożeniem oświadczenia Wykonawcy o posiadaniu potencjału technicznego i zawodowego (dla ułatwienia formalne oświadczenie będzie pobierane wyłącznie od podmiotu, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę poprzez podpisanie formularza ofertowego zawierającego odpowiednie klauzule). Ponadto Zamawiający uzna za spełniony warunek prowadzenia działalności gospodarczej, jeżeli firmę Wykonawcy będzie można odnaleźć w rejestrze CEIDG/KRS lub Wykonawca przedstawi na tę okoliczność skany dokumentów.

Kryteria oceny ofert:

80 pkt za najniższą cenę za dostawę

20 pkt za czas dostawy

Maksymalna możliwa liczba punktów do zdobycia to 100 pkt. W przypadku zdobycia przez oferentów takiej samej liczby punktów Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o najkorzystniejszą cenę za dostawę a w następnej kolejności termin wpływu oferty.

Kryterium ceny:

Liczba punktów za kryterium cenowe zostanie obliczona wg następującego wzoru:

L.punktów = (Cmin/ Coferty) x 80

L.punktów- liczba punktów za kryterium cena w ocenianej ofercie

Cmin- najniższa cena brutto jaka została zaoferowana w postępowaniu

Coferty- cena brutto jaka została zaoferowana w ocenianej ofercie

Najtańsza oferta w tym kryterium może otrzymać maksymalnie 80 punktów, pozostałe oferty proporcjonalnie mniej.

Kryterium czasu dostawy:

Najmniejsza możliwa liczba punktów do zdobycia dla kryterium to 0, a największa 20. Punkty są przyznawane za skrócenie czasu dostawy. Aby je otrzymać Wykonawca będzie zobowiązany dostarczyć całość lub przynajmniej część (pierwszą partię) zamówienia w skróconym terminie. Pierwsza partia musi składać się z przynajmnej z 5 rodzajów asortymentu o łącznym nakładzie min. 500 szt.

Zleceniodawca określa maksymalny (standardowy) termin dostawy wszystkich materiałów promocyjnych na 25 dni.

Za skrócenie terminu dostawy całości lub przynajmniej pierwszej partii zamówienia o każdy 1 dzień przyznawany jest 1 pkt.

Terminy liczone od złożenia zamówienia drogą mailową.

Oferta w tym kryterium może otrzymać maksymalnie 20 punktów.

Miejsce i sposób uzyskania dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu zamówienia:

Informacja telefoniczna: tel. (85) 66 54 207

Informacja e-mailowa: ksow@wrotapodlasia.pl

Informacja na temat wykluczenia Wykonawców

Wykonawca może zostać wykluczony z postępowania w następujących okolicznościach:

1. Oferta została złożona przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu.
2. Oferta została złożona przez podmiot powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w ich imieniu, lub osobami wykonującymi w ich imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postepowania w sprawie wyboru wykonawcy, chyba że osoba nie będzie brała udziału w dalszym postępowaniu w sprawie wyboru wykonawcy.

Ponadto należy pamiętać, że Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy w ciągu 3 dni.

Informacja na temat możliwości odrzucenia ofert:

Oferta może zostać odrzucona z postępowania w następujących okolicznościach:

1. Oferta została złożona po terminie składania ofert.
2. Oferta jest niekompletna (nie zawiera cen na wszystkie przewidziane materiały promocyjne).

Określenie możliwości składania ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych w ramach przedmiotu zamówienia. Oznacza to, że Wykonawca musi dysponować potencjałem do zrealizowania każdej pozycji spośród przewidywanych w formularzu ofertowym i złożyć ofertę na każdy artykuł w przedmiocie zamówienia.

 Oferty niepełne, które nie zostaną uzupełnione w czasie przewidzianym na składanie ofert będą odrzucane.

Określenie warunków zmiany umowy:

Zamawiający nie przewiduje zmiany warunków umowy.

Termin składania ofert:

Termin składania ofert upływa w dniu 7 sierpnia 2017 r.

Ofertę należy złożyć w: formie mailowej na formularzu dołączonym do niniejszego postępowania na adres: ksow@wrotapodlasia.pl lub ewelina.glusiecka@wrotapodlasia.pl

Złożona oferta powinna zwierać co najmniej:

1. Dane identyfikujące oferenta (nazwę, adres, NIP).
2. Wszystkie informacje wskazane w formularzu ofertowym
3. Wartość oferty brutto.

Czy Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakończenia postępowania w sprawie wyboru Wykonawcy zadania bez wyboru żadnej z ofert?

Tak

Załączniki:

1. Formularz ofertowy
2. Projekt umowy
3. Zapytanie ofertowe
4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia