Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, Departament Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Białymstoku (15-874) przy ul. Poleska 89 zaprasza do składania ofert.

Szczegółowy opis przedmiotu zadania

Przedmiot zadania polega na przygotowaniu i przeprowadzeniu kampanii informacyjno-promocyjnej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 na terenie województwa podlaskiego. Kampania powinna mieć przede wszystkim charakter informacyjny, wskazujący na nowe środki finansowe i zaplanowane nabory wniosków.

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca przygotuje i zrealizuje kampanie RPOWP na lata 2014-2020 w całości, w tym dokona zakupu wszystkich niezbędnych produktów i usług na potrzeby przeprowadzenia kampanii i zrealizowania wszystkich części składowych przedmiotu zamówienia.

 I.    Przedmiot zadania

1. Przygotowanie przez Wykonawcę koncepcji scenariuszy artykułów prasowych wraz z oprawą wizualną/graficzną (np. zdjęcia dot. poruszanych tematów + zestaw logotypów RPOWP na lata 2014-2020) według wymienionych niżej tematów i wytycznych przekazanych przez Zamawiającego:

a) Konkurs 1.2.1 Wspieranie transferu wiedzy, innowacji, technologii i komercjalizacji wyników B+R oraz rozwój działalności B+R w przedsiębiorstwach ( 1 artykuł) .

b) Konkurs 1.4.1 Promocja przedsiębiorczości oraz podniesienie atrakcyjności inwestycyjnej województwa – tereny inwestycyjne (1 artykuł).

c) Konkurs. 2.3 wspieranie powstawania i rozwoju podmiotów gospodarczych (1 artykuł).

d) Konkurs 7.1 rozwój działań aktywnej integracji ( 1 artykuł).

e) Konkurs 2.2  Działania na rzecz równowagi praca – życie (1 artykuł).

Artykuły prasowe mają na celu poinformowanie potencjalnych beneficjentów o możliwościach wsparcia w ramach zbliżających się konkursów. Określenie bliżej profilu potencjalnego beneficjenta, o którym mowa w ww. konkursach oraz na jakie obszary można składać projekty o dofinansowanie ze środków unijnych. Ponadto opracowanie artykułów ma być oparte na podstawie „dobrych praktyk” wybranych przez Zamawiającego projektów zrealizowanych w poprzedniej perspektywie RPOWP na lata 2007-2013. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany tematu.

Szczegółowy opis osi priorytetowych dot. ww. konkursów (plik do pobrania): 

http://rpo.wrotapodlasia.pl/pl/dowiedz_sie_wiecej_o_programie/zapoznaj_sie_z_prawem_i_dokument/szczegolowy-opis-osi-priorytetowych-regionalnego-programu-operacyjnego-wojewodztwa-podlaskiego-na-lata-2014-2020.html 

2.  Opracowanie 5 różnych artykułów prasowych (max. 1/3 strony/artykuł) oraz publikacja tych artykułów na stronach redakcyjnych papierowego dziennika regionalnego o zasięgu woj. podlaskiego (o charakterze społeczno-gospodarczym, z wyłączeniem tabloidów) emisja artykułów codziennie (przez 5 dni) od poniedziałku do piątku.

a) Publikacja tych artykułów w lokalnym serwisie internetowym dziennika ukazującego się w zasięgu województwa podlaskiego, w sekcji specjalnej (zakładce, podstronie serwisu itp.) stworzonej na potrzeby kampanii. Emisja artykułów codziennie (przez 5 dni) od poniedziałku do piątku.

b) Wykonawca najpóźniej 3 dni przed publikacją każdego z artykułów przedstawi Zamawiającemu materiały prasowe do akceptacji.

c) Realizacja 5 konkursów dla czytelników na końcu każdego artykułu. Pytania konkursowe nawiązujące do prezentowanego tematu artykułu. Konkurs przeprowadzony zostanie drogą mailową,  która wyłoni co najmniej 5 zwycięzców z poprawną odpowiedzią. Konkurs nie podlega przepisom Ustawy o grach hazardowych z dnia 19 listopada 2009 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 612).

d) Jako nagrody przekazane zostaną czytelnikom materiały promocyjne, będące własnością Zamawiającego, oznaczone logotypami RPOWP 2007-2013.

e) Wykonawca przekaże Zamawiającemu artykuły prasowe zaraz po opublikowaniu ich w prasie regionalnej.

f) Artykuły wykorzystywane będą do wysyłki mailingowej opisanej w pkt. 3.

3.  Opracowanie jednego artykułu podsumowującego ww. artykuły (obejmujący max. ½ strony) i publikacja w bezpłatnej, papierowej gazecie o charakterze społeczno-gospodarczym (z wyłączeniem tabloidów):

a) dystrybuowanej co tydzień na terenie miasta Białystok o nakładzie co najmniej 15 000 egzemplarzy.

b) dystrybuowanej w miastach: Suwałki i Łomża o nakładzie co najmniej 5000 egzemplarzy/ miasto.

Wykonawca przed publikacją artykułu przedstawi go Zamawiającemu do akceptacji.

4.  Przygotowanie 5 kreacji graficznych na potrzeby mailingu. Każda kreacja graficzna powinna być prosta i nowoczesna, swoim wyglądem przykuwać uwagę, zawierać 1-2 zdjęcia, chwytliwy lead i krótki opis informacji, z możliwością mierzenia klikalności w wiadomość mailingową – liczba otwarć (open rate), kliknięć (CTR), oraz liczba odbitych adresów – kody monitorujące powinny być wpięte w kreację jako jeden plik html, kreacja graficzna powinna otwierać się automatycznie po kliknięciu maila.  Kreacja graficzna ma być podlinkowana pod link wskazany przez Zamawiającego. Skład gotowej grafiki do kodu HTML/CSS, zgodnego z aktualnymi standardami, akceptowalnymi przez większość programów pocztowych.

a) Wykonawca ma przedstawić co najmniej dwa projekty graficzne mailingu w terminie 3 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczynającym wysyłkę mailingową.

b) Zredagowanie, w porozumieniu z Zamawiającym, chwytliwego tytułu maila, który powinien w bezpośredni sposób zachęcać odbiorcę do otwarcia maila. Tytuł nie powinien przekraczać 80 znaków (wraz ze spacjami).

c) Mailing reklamowy aktywny przez 14 dni od daty wysyłki.

d) E-mail nadawcy i e-mail zwrotny powinny być takie same – nazwa ustalona z Zamawiającym.

e) Kreacja powinna ważyć maksymalnie 60kb o szerokości 480-500px i otwierać się na urządzeniach mobilnych.

f) Zakup wysyłki mailingu do co najmniej 60 000 odbiorców aktywnych kont na dużym ogólnopolskim portalu informacyjnym z geotargetowaniem na  woj. podlaskie, wiek 21+.

g) Wysyłka mailingowa ma się odbywać każdego dnia (przez 5 dni) od poniedziałku do piątku, w tym samym terminie co publikacja artykułów prasowych w dzienniku regionalnym, z zastrzeżeniem, iż termin rozpoczęcia kampanii może ulec przesunięciu o maksymalnie 7 dni.

5.  Opracowanie 5 różnych artykułów (max. ½ strony), emisja i ich reklama na horyzontalnym portalu informacyjnym, obejmującym szeroki zakres tematyczny, posiadający zakładkę wiadomości regionalnych na stronie głównej portalu.

a) emisja tych artykułów codziennie przez 5 dni, od poniedziałku do piątku  w wiadomościach regionalnych sprofilowanych na województwo podlaskie pozwalające na dotarcie do co najmniej 300 tys. unikalnych użytkowników.

b) przygotowanie 5 chwytliwych tytułów i wykup linków reklamowych do każdego artykułu i zamieszczenie ich na stronie głównej portalu w zakładce regionalnej sprofilowanej na woj. podlaskie/ Białystok.

c) Wykonawca najpóźniej 3 dni przed publikacją każdego z artykułów przedstawi Zamawiającemu materiały prasowe do akceptacji.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

II.  Informacja o RPOWP

Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 jest programem dwufunduszowym, finansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) oraz Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS).

RPOWP 2014-2020 przyczynia się do realizacji celów Strategii Europa 2020. Strategia na rzecz inteligentnego i zrównoważonego rozwoju sprzyjającego włączeniu społecznemu oraz krajowych dokumentów strategicznych. Jednocześnie jest jednym z narzędzi realizacji Strategii Rozwoju Województwa Podlaskiego do roku 2020 (SRWP 2020), przyjętej 9 września 2013 r. przez Sejmik Województwa Podlaskiego. Głównym celem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego 2014-2020 jest  wzrost  konkurencyjności  gospodarki  kształtowanej  w  oparciu  o  regionalne  specjalizacje.

 III.  Termin realizacji zadania

1.  Planowany czas realizacji kampanii składającej się z publikacji treści wszystkich artykułów w dzienniku o zasięgu regionalnymi (wersja papierowa i w intrenecie), mailing i emisja artykułów na horyzontalnym  portalu informacyjnym w terminie od 7 listopada do 11 listopada 2016r., z zastrzeżeniem, iż termin rozpoczęcia emisji może ulec przesunięciu przez Zamawiającego o maksymalnie 7 dni.

2. Emisja artykułów podsumowujących w gazecie bezpłatnej nie później niż 23 listopada 2016r.

IV.   Cele oraz założenia kampanii

Kampania informacyjno-promocyjna RPOWP na lata 2014-2020 skierowana będzie do mieszkańców całego województwa podlaskiego, ale przede wszystkim do potencjalnych beneficjentów i potencjalnych uczestników projektów. Celem kampanii będzie przybliżenie potencjalnym beneficjentom obszarów, na które będą mogli uzyskać wsparcie.

Cele szczegółowe kampanii:

a)      Wzrost świadomości na temat programu wśród mieszkańców województwa podlaskiego.

b)      Informowanie o aktualnych i planowanych w najbliższym czasie naborach wniosków, tj. kto i na co może starać się o dofinansowanie w ramach RPOWP na lata 2014-2020 (linki do pobrania):

• http://rpo.wrotapodlasia.pl/pl/jak_skorzystac_z_programu/jak-zaczac-korzystac-z-programu.html;
• http://rpo.wrotapodlasia.pl/pl/jak_skorzystac_z_programu/zobacz_ogloszenia_i_wyniki_na_1)

c)       Zachęcanie do sięgania po nowe środki z Funduszy Europejskich.

d)       Informowanie oraz zachęcanie do korzystania z bezpłatnych źródeł informacji i edukacji nt. Programu takich jak:

• Strona rpo.wrotapodlasia.pl (portal poświęcony programowi RPOWP na lata 2014-2020;
• Spotkania informacyjne i szkolenia ogłaszane przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego ;
• Sieć Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich w województwie podlaskim (punkty zapewniają szeroki zakres usług, konsultacje bezpośrednie, telefoniczne, mailowe oraz mobilne punkty odwiedzające różne miejscowości regionu).

 V.    Grupa docelowa

Odbiorcy kampanii: Kampania skierowana jest do ogółu społeczeństwa, w szczególności potencjalnych i obecnych beneficjentów programu.

 VI.    Obowiązki Wykonawcy po podpisaniu umowy

1. Stała współpraca z Zamawiającym w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności w zakresie udzielania Zamawiającemu wszelkich niezbędnych informacji związanych z jego prawidłowym wykonaniem.
2. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania wszystkich przygotowanych materiałów/plików do akceptacji przez Zamawiającego przed ich publikacją. Zamawiający zgłosi uwagi do  lub zaakceptuje materiały prasowe w ciągu jednego dnia od dnia ich przekazania. Zgłoszone uwagi Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić.
3. Wykonawca każdorazowo na swój koszt dotrze do wskazanych obszarów tematycznych na terenie województwa podlaskiego w celu przygotowania artykułów prasowych.
4. Wykonawca zobowiązany będzie do przeniesienia w ramach wynagrodzenia na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do opublikowanych artykułów, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych oraz udzielenie Zamawiającemu prawa zależnego do tych utworów.
5. Po zakończeniu kampanii Wykonawca zobowiązany jest przedstawić raport z przebiegu działań informacyjno-promocyjnych.

1. Informacje dodatkowe
2. Działania kampanii mają uwzględniać wymogi dotyczące wizualizacji unijnego źródła finansowania, w tym umieszczenia logo RPOWP 2014-2020, UE i logo województwa oraz umieszczenia informacji słownej o programie, w ramach którego realizowany jest projekt oraz o funduszu współfinansującym projekt.
3. Uprzejmie proszę o nadsyłanie ofert drogą elektroniczną na adres e-mail: urszula.rosinska@wrotapodlasia.pl, urszula.onisko@wrotapodlasia.pl  do dnia 02.11.2016 do godz. 12.00.
4. Wszelkie pytania proszę kierować do Pani Urszuli Rosińskiej, tel. 85 66 54 355 nie później niż do 28.10.2016r. do godz. 10.00.
5. Oferta powinna zawierać wstępny harmonogram emisji oraz całkowity koszt wykonania zamówienia.
6. Kryterium wyboru oceny oferty: 100% cena.
7. Każdy zleceniobiorca może złożyć jedną ofertę. 

Rozstrzygnięcie z postępowania o udzielenie zamówienia na  przygotowanie i przeprowadzenie  Kampanii informacyjno-promocyjnej RPOWP na lata 2014-2020.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyła firma Admis Sp. z o.o. ul. Św. Mikołaja 1, 15-419 Białystok – cena oferty brutto 44 304,60 zł.