Przedmiot zadania polega na przygotowaniu i przeprowadzeniu kampanii informacyjno-promocyjnej podsumowującej Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 na terenie województwa podlaskiego. Głównym celem kampanii jest przedstawienie efektów wdrażania RPOWP na lata 2007-2013, jako programu mającego kluczowe znaczenie dla rozwoju gospodarczego i społecznego w regionie. Kampania powinna mieć przede wszystkim charakter informacyjny, wskazujący na efekty Programu.

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca przygotuje i zrealizuje kampanię RPOWP na lata 2007-2013 w całości, w tym dokona zakupu wszystkich niezbędnych produktów, zdjęć i usług na potrzeby przeprowadzenia kampanii i zrealizowania wszystkich części składowych przedmiotu zamówienia.

I.      Przedmiot zadania

1. Przygotowanie i realizacja przez Wykonawcę koncepcji scenariusza jednego spotu telewizyjnego o długości minimum 30 sekund w formie filmu animowanego wraz z oprawą dźwiękową, wizualną/graficzną (np. zdjęcia dot. poruszanych tematów + zestaw logotypów RPOWP na lata 2014-2020) wg. wytycznych przekazanych przez Zamawiającego, uwzględniając następujące założenia:

a)        Scenariusz spotu musi być spójny z grafiką opracowaną przez Wykonawcę (zgodnie z pkt. 4).

b)        Spot powinien być dostosowany do emisji w TV (TVP Białystok) oraz na stronach internetowych.

c)         Spot musi zawierać elementy graficzne i animacje.

d)        Zgodnie z zasadą równego dostępu do informacji film musi uwzględniać potrzeby osób z różnymi niepełnosprawnościami. Spot powinien posiadać dwie wersje: dźwiękową z dynamiczną ścieżką dźwiękową i wersję z napisami dla osób niesłyszących a użyte czcionki muszą być tak dobrane, żeby były czytelne dla osób słabo- i niedowidzących.

e)        Spot powinien zawierać komputerową planszę z m.in. logo programu, z którego spot będzie finansowany, adnotacje dot. finansowania materiału, adres strony www lub inne elementy wskazane przez Zamawiającego.

f)         Ścieżka dźwiękowa i scenariusz oraz gotowe wersje spotów będą akceptowane przez Zamawiającego.

g)        Wykonawca przedstawi Zamawiającemu scenariusz do akceptacji oraz trzy projekty spotu telewizyjnego w ciągu 5 dni roboczych od podpisania umowy.

h)        Zamawiający w ciągu dwóch dni roboczych zaakceptuje projekt albo zgłosi konieczność wprowadzenia zmian.

i)          W razie zgłoszenia zmian przez Zamawiającego do otrzymanego projektu spotu Wykonawca dostarczy poprawiony projekt spotu w terminie 3 dni roboczych od daty zgłoszenia uwag.

j)          Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia i dostawy, na koszt Wykonawcy, do siedziby Zamawiającego w formie elektronicznej na płycie DVD w formacie AVI oraz formacie 16:9, wszystkie formaty umożliwiające docelową emisję w rozdzielczości full HD po zaakceptowaniu przez Zamawiającego.

k)          Termin realizacji zamówienia - produkcja spotu najpóźniej do 20 marca 2017r.

l)      Emisja spotu w regionalnej stacji telewizyjnej obejmującej zasięgiem przeważającą część województwa podlaskiego przez 5 dni od poniedziałku do piątku dwa razy dziennie zaraz po głównych wydaniach informacyjnych i tuż przed prognozą pogody (w czasie miedzy godziną 18.00-22.00).

Spot telewizyjny ma na celu poinformowanie mieszkańców województwa podlaskiego, beneficjentów, potencjalnych beneficjentów o efektach wdrażania RPOWP na lata 2007-2013.

2. Emisja przekazanego przez Zamawiającego artykułu informacyjnego (wraz z infografiką opracowaną zgodnie z pkt. 4) na co najmniej czterech regionalnych portalach informacyjnych sprofilowanych na obszar suwalski, łomżyński, białostocki, siemiatycki. Emisja artykułu na stronie głównej portalu w zakładce aktualności codziennie (przez 5 dni) od poniedziałku do piątku.
3. Emisja przekazanego przez Zamawiającego artykułu informacyjnego (wraz z infografiką opracowaną zgodnie z pkt. 4) na horyzontalnym portalu informacyjnym, obejmującym szeroki zakres informacyjny, posiadający zakładkę wiadomości regionalnych na stronie głównej portalu. Wiadomości regionalne mają być sprofilowane na województwo podlaskie. Emisja artykułów codziennie (przez 5 dni) od poniedziałku do piątku.

Reklama artykułu na stronie głównej portalu horyzontalnego przygotowana przez Wykonawcę w postaci linku sponsorowanego lub zdjęcia/grafiki zmieniającego się codziennie i przekierowującego do artykułu.

4. Przygotowanie projektów graficznych i wykonanie infografiki w postaci stojących tablic w ilości 4 sztuk o wymiarach 1,00x1,80 m ( tolerancja +/- 5 %). Tablice wykonane z materiału Thermo Space o grubości 10 mm (+/-5 %) z nadrukiem bezpośrednim UV w pełnym kolorze na całej powierzchni tablicy. Każda tablica ma być mobilna i posiadać podporę umożliwiającą łatwy montaż i demontaż.

a)      Wykonawca przygotuje 3 projekty graficzne do akceptacji według wytycznych i informacji merytorycznych dostarczonych przez Zamawiającego.

b)      Zamawiający w ciągu trzech dni roboczych zaakceptuje projekt lub zgłosi potrzebę zmian.

c)       Wykonawca rozstawi tablice w 4 różnych budynkach urzędu ( np. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, Wojewódzki Urząd Pracy itp.) .    

Wykonawca przygotuje projekt graficzny do wykorzystania na portalach internetowych, publikacjach itp.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

    II. Informacja o RPOWP

Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 stanowił jeden z elementów systemu realizacyjnego Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013. Celem RPOWP było zmniejszanie różnic w poziomie rozwoju województwa podlaskiego w stosunku do reszty kraju. W ramach RPOWP wspierane były działania m.in. z zakresu innowacyjności, rozwoju i zwiększania konkurencyjności przedsiębiorstw, budowy społeczeństwa informacyjnego, infrastruktury edukacyjnej, komunikacyjnej, ochrony zdrowia i ochrony środowiska, turystyki i kultury. Działania RPOWP kierowane były m.in. do przedsiębiorców, instytucji otoczenia biznesu, jednostek samorządu terytorialnego, instytucji kultury, ochrony zdrowia, organizacji pozarządowych.

  III. Termin realizacji zadania

1. Planowany czas realizacji kampanii składającej się z emisji spotu informacyjnego w telewizji regionalnej, emisji artykułów na portalach informacyjnych o zasięgu regionalnym województwa podlaskiego jak również na horyzontalnym portalu informacyjnym w okresie 5 dni (od poniedziałku do piątku), w terminie 03-07 kwietnia 2017r. z zastrzeżeniem, iż termin rozpoczęcia emisji może ulec przesunięciu przez Zamawiającego o maksymalnie 7 dni.

2. Ustawienie tablic informacyjnych w miejscach wskazanych przez Zamawiającego od 27 marca (szczegółowy termin realizacji zostanie ustalony z Zamawiającym).

IV. Cele oraz założenia kampanii

Kampania informacyjno-promocyjna RPOWP na lata 2014-2020 skierowana będzie do mieszkańców całego województwa podlaskiego, uświadomi mieszkańcom regionu, jak zmieniło się Podlaskie dzięki środkom unijnym oraz podsumuje siedmioletni okres finansowania projektów unijnych w ramach RPOWP na lata 2007-2013.

Cele szczegółowe kampanii:

a)      przedstawienie wizerunku RPOWP na lata 2007-2013 jako programu mającego kluczowe znaczenie dla rozwoju gospodarczego i społecznego w regionie;

b)      promowanie „dobrych praktyk” wdrażania programu na podstawie wybranych projektów realizowanych w województwie podlaskim w ramach RPOWP na lata 2007-2013;

c)       budowanie wśród ogółu społeczeństwa pozytywnego wizerunku Unii Europejskiej oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013;

d)      zwiększenie świadomości widzów jak zmienił się krajobraz inwestycji w województwie podlaskim, jak również podsumuje siedmioletni okres finansowania projektów unijnych w ramach RPOWP na lata 2007-2013 w całym regionie województwa podlaskiego.

     V.  Grupa docelowa

Odbiorcy kampanii: Kampania skierowana jest do mieszkańców całego województwa podlaskiego.

     VI. Obowiązki Wykonawcy po podpisaniu umowy

1. Stała współpraca z Zamawiającym w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności w zakresie udzielania Zamawiającemu wszelkich niezbędnych informacji związanych z jego prawidłowym wykonaniem.
2. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania wszystkich przygotowanych materiałów/plików do akceptacji przez Zamawiającego przed ich publikacją. Zamawiający zgłosi uwagi do lub zaakceptuje materiały w ciągu dwóch/trzech dni (w zależności od realizowanej części przedmiotu zamówienia) od dnia ich przekazania. Zgłoszone uwagi Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić.
3. Wykonawca będzie zobowiązany do przeniesienia w ramach wynagrodzenia na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do projektów graficznych i spotu bez ograniczeń czasowych i terytorialnych oraz udzielenie Zamawiającemu prawa zależnego do tych utworów.
4. Po zakończeniu kampanii Wykonawca zobowiązany jest przedstawić raport z przebiegu działań informacyjno-promocyjnych.

      VII. Informacje dodatkowe

1. Działania kampanii mają uwzględniać wymogi dotyczące wizualizacji unijnego źródła finansowania, w tym umieszczenia logo RPOWP 2014-2020, UE i logo województwa oraz umieszczenia informacji słownej o programie, w ramach którego realizowany jest projekt oraz o funduszu współfinansującym projekt.
2. Uprzejmie proszę o nadsyłanie ofert do dnia 22.02.2017r. drogą:

a)      elektroniczną na adres e-mail: urszula.rosinska@wrotapodlasia.pl, urszula.onisko@wrotapodlasia.pl lub

b)      pisemną do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ul. Poleskiej 89, 15-874 Białystok do kancelarii pok. 019 lub 020.

Kopertę należy oznaczyć: Oferta dot. przeprowadzenia kampanii informująco-promocyjnej podsumowującej RPOWP na lata 2007-2013.

3. Wszelkie pytania proszę kierować do Pani Urszuli Rosińskiej, tel. 85 66 54 355 nie później niż do 17.02.2016r.
4. Oferta powinna zawierać wstępny harmonogram emisji oraz całkowity koszt wykonania zamówienia.
5. Oferta, która wpłynie po terminie wskazanym w pkt 2. będzie odrzucona przez Zamawiającego.
6. Kryterium wyboru oceny oferty: 100% cena.
7. Każdy zleceniobiorca może złożyć jedną ofertę.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w przypadku, gdy:

a)      powstaną lub ujawnia się okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia;

b)      wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że wprowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym;

c)       postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

9. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego do żadnego określonego działania.
10. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu poniesienia przez oferenta jakichkolwiek kosztów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

Ogłoszenie o unieważnieniu zapytania

W trakcie ogłoszonego zapytania ofertowego w zakresie przedmiotu zamówienia polegającego na przygotowaniu i przeprowadzeniu kampanii informacyjno-promocyjnej podsumowującej Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 na terenie województwa podlaskiego, wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym Zamawiającego. W związku z tym unieważnia się postępowanie.