Odpowiedzi na zapytania

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku w związku z zapytaniem potencjalnych Wykonawców w sprawie zapytania ofertowego na p Przygotowanie cyklu audycji radiowych oraz zapewnienie ich emisji w naziemnej stacji radiowej w województwie podlaskim wyjaśnia co następuje:

Pytanie nr. 1
W związku z ogłoszeniem zapytania ofertowego na przygotowanie 5-ciu audycji radiowych chciałbym zapytać czy są jakieś formularze na których moglibyśmy złożyć oferty?

Odpowiedź. nr1
Zamawiający nie wymaga formularzy do złożenia oferty. Ofertę należy złożyć drogą elektroniczną na adres mailowy podany w zapytaniu.

Białystok, dnia 22.10.2015r.

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, Departament Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Białymstoku (15-874) przy ul. Poleska 89 zaprasza do składania ofert.
Postępowanie nie podlega przepisom Prawa zamówień publicznych (art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych), ze względu na wartość zamówienia szacowaną poniżej 30 tys. EURO.

Szczegółowy opis przedmiotu zadania

Przedmiot zadania polega na przygotowaniu cyklu audycji radiowych oraz zapewnienie ich emisji w naziemnej stacji radiowej, celem przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej podsumowującej Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013.

I. Przedmiot zadania
1. Przedmiotem zadania jest produkcja 5 audycji radiowych (do 3 minut) i podwójna ich emisja na antenie naziemnej stacji radiowej o zasięgu co najmniej 80 % województwa podlaskiego przez 5 kolejnych dni od poniedziałku do piątku.
2. Pierwsza emisja audycji w porannym paśmie antenowym, przed/po serwisie informacyjnym, w godzinach 6.30-10.00. Powtórka audycji tego samego dnia w godzinach 15.30-18.00. Godziny emisji ustalone będą wspólnie z Zamawiającym.
3. Realizacja 5 konkursów dla słuchaczy po każdej audycji porannej. Pytania konkursowe nawiązujące do prezentowanego tematu w reportażu, które wyłonią co najmniej 5 zwycięzców. Konkurs przeprowadzony zostanie przez dziennikarza prowadzącego. Konkurs nie podlega przepisom Ustawy o grach hazardowych z dnia 19 listopada 2009 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 612).
4. Jako nagrody przekazane zostaną słuchaczom materiały promocyjne, będące własnością Zamawiającego, oznaczone logotypami RPOWP na lata 2007-2013;
5. W skład zadania wchodzi również kampania reklamowa polegająca na produkcji i emisji spotu reklamowego do 40 sekund emitowana przed cyklem audycji radiowych.
6. 70 emisji spotu reklamowego w radiu regionalnym o zasięgu co najmniej 80% województwa podlaskiego.
7. Wykonawca zapewni emisje audycji przez 1 tydzień na portalu internetowym radia.
8. Przygotowanie przez Wykonawcę audycji zgodnie z zaakceptowanymi przez Zamawiającego scenariuszami przygotowanymi na podstawie listy beneficjentów realizujących projekty na terenie całego województwa podlaskiego przekazanej przez Zamawiającego. Wykonawca każdorazowo na swój koszt dotrze do wskazanych obszarów tematycznych na terenie województwa podlaskiego w celu przygotowania materiałów audycji radiowych.
9. Nagranie audycji w terenie z wykorzystaniem naturalnego środowiska, dodatkowo dopuszcza efekty specjalne imitujące naturalne środowisko, gdy teren naturalny nie zapewni zamierzonego efektu. Wykonawca zapewni lektora, obróbkę dźwiękową i muzyczną materiału radiowego.
10. Zamawiający nie dopuszcza emisji audycji w paśmie reklamowym.
11. Na zakończenie zadania Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wszystkie wyprodukowane materiały na nośniku DVD.

II. Informacja o RPOWP
Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 stanowi jeden z elementów systemu realizacyjnego Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013. Celem RPOWP jest zmniejszanie różnic w poziomie rozwoju województwa podlaskiego w stosunku do reszty kraju. W ramach RPOWP wspierane są działania m.in. z zakresu innowacyjności, rozwoju i zwiększania konkurencyjności przedsiębiorstw, budowy społeczeństwa informacyjnego, infrastruktury edukacyjnej, komunikacyjnej, ochrony zdrowia i ochrony środowiska, rewitalizacji turystyki i kultury. Działania RPOWP kierowane są m.in. do przedsiębiorców, instytucji otoczenia biznesu, jednostek samorządu terytorialnego, instytucji kultury, ochrony zdrowia, organizacji pozarządowych.

III. Termin realizacji zadania
Planowany czas emisji reportaży w lokalnej stacji radiowej o zasięgu co najmniej 80 % województwa podlaskiego, w terminie od 16 listopada do 20 listopada 2015 r., z zastrzeżeniem, iż termin rozpoczęcia emisji może ulec przesunięciu przez Zamawiającego o maksymalnie 7 dni, przy czym koniec emisji powinien nastąpić nie później niż 27 listopada 2015r.

IV. Cele oraz założenia kampanii
1. Cele kampanii informacyjno-promocyjnej RPOWP:
a) przedstawienie wizerunku RPOWP na lata 2007-2013 jako programu mającego kluczowe znaczenie dla rozwoju gospodarczego i społecznego w regionie.
b) promowanie „dobrych praktyk” wdrażania programu na podstawie wybranych projektów realizowanych w województwie podlaskim w ramach RPOWP na lata 2007-2013;
c) budowanie wśród ogółu społeczeństwa pozytywnego wizerunku Unii Europejskiej oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013;
d) zachęcenie mieszkańców województwa podlaskiego do aktywnego uczestnictwa w kampanii RPOWP.
e) przyczyni się do zwiększenia świadomości słuchaczy jak zmienił się krajobraz inwestycji w województwie podlaskim.
f) Podsumowanie siedmioletniego okresu finansowania projektów unijnych w ramach RPOWP na lata 2007-2013 w całym regionie województwa podlaskiego.

2. Grupa docelowa
Kampania wizerunkowo-promocyjna RPOWP skierowana jest do wszystkich mieszkańców województwa podlaskiego.

V. Obowiązki Wykonawcy po podpisaniu umowy
1. Stała współpraca z Zamawiającym w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności w zakresie udzielania Zamawiającemu wszelkich niezbędnych informacji związanych z jego prawidłowym wykonaniem.
2. Wykonawca każdorazowo na swój koszt dotrze do wskazanych obszarów tematycznych na terenie województwa podlaskiego w celu przygotowania audycji. Zakres obszarów tematycznych do produkcji 1 audycji wyniesie od 1 do 3 tematów.
3. Wykonawca zobowiązany będzie do przeniesienia w ramach wynagrodzenia na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do wyprodukowanych audycji, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych oraz udzielenie Zamawiającemu prawa zależnego do tych utworów. Skutek przeniesienia autorskich praw majątkowych nastąpi z momentem przejęcia materiału radiowego.

VI. Informacje dodatkowe
1. Działania kampanii mają uwzględniać wymogi dotyczące wizualizacji unijnego źródła finansowania, w tym umieszczenia logo RPOWP 2007-2013, UE i logo województwa oraz umieszczenia informacji o finansowaniu działań kampanii ze środków Unii Europejskiej w ramach RPOWP 2007-2013.
2. Uprzejmie proszę o nadsyłanie ofert drogą elektroniczną na adres e-mail: urszula.rosinska@wrotapodlasia.pl do dnia 27.10.2015 r. do godz. 12.00.
3. Wszelkie pytania proszę kierować do Pani Urszuli Rosińskiej lub Pani Karoliny Łąckiej–Bakun, tel. 85 66 54 355.
4. Oferta powinna zawierać wstępny harmonogram emisji oraz całkowity koszt wykonania zamówienia.
5. Kryterium wyboru oceny oferty: 100% cena.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny rezygnacji.
7. Każdy zleceniobiorca może złożyć jedną ofertę.