„Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”,

Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020.

Biuro Administracyjno- Gospodarcze                                                                                                              Białystok, 26.10.2016 r.

BA-I.2634.24.2016                                                         Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na świadczenie usługi dzierżawy i serwisu urządzeń służących do realizacji połączeń i obsługi telefonii stacjonarnej na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

Kod CPV – 64214200-1 (usługi centrali telefonicznych).

Charakterystyka zamówienia:

I. Okres świadczenia usługi: 01.12.2016 r. – 30.11.2018 r.

II. Miejsce świadczenia usługi:

Białystok

ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1

ul. Poleska 89

ul. Gen. Franciszka Kleeberga 20

ul. J. Kilińskiego16

ul.Św. Rocha 13/15 lok. 321

III. Opis przedmiotu zamówienia:

Wg Załacznika nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.

 IV. Inne ustalenia:

1. Wszelkie uwagi i zastrzeżenia do zapytania ofertowego powinny być zgłoszone przez Wykonawcę w fazie postępowania o udzielenie zamówienia.
2. Urządzenia powinny być dopuszczone do obrotu i stosowania na terenie kraju, posiadać niezbędne certyfikaty i atesty oraz spełniać warunki techniczne wg obowiązujących w tym zakresie przepisów.
3. Podczas wykonywania instalacji urządzeń Wykonawca odpowiada za bezpieczeństwo i higienę pracy swoje, swoich pracowników, pracowników Zamawiającego, a także za ewentualne szkody spowodowane Zamawiającemu i osobom trzecim.
4. Instalacja urządzeń i uruchomienie oraz konfiguracja central nie powinna zakłócić pracy Urzędu.
5. Wykonawca powinień posiadać ubezpieczenie ogólne od prowadzonej działalności OC - na kwotę minimum 200.000,00 zł.
6. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w formularzu ofertowym. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w formularzu ofertowym oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie skutkują nie przyjmowaniem faktur jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami przetargowymi. Termin płatności faktur: 21 dni od daty dostarczenia lub 30 dni od daty wystawienia faktury VAT.
7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych dotyczących pełnienia usługi w wybranych przez Oferenta lokalizacjach.
8. Przedmiot zamówienia finansowany będzie z budżetu województwa oraz z: 
9. 1) Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu województwa w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020. 2) Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna na lata 2014–2020. 3) Środki z budżetu państwa na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowalnych ponoszonych na realizację operacji „Wsparcie realizacji zadań delegowanych w ramach PROW” w ramach działania Pomoc Techniczna objętego Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020.

V. Oferta i kryteria wyboru oferty:

1. Kryterium wyboru oferty: cena.
2. Zamawiający oczekuje złożenia oferty w formie ryczałtowej, z podaniem miesięcznej łącznej ceny brutto za dzierżawę i serwis urządzeń oraz podanie cen jednostkowych w poszczególnych lokalizacjach Urzędu, wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
3. Kwota ryczałtowa proponowana za dzierżawę i serwis urządzeń obejmuje wszelkie czynności związane z wykonaniem usługi.
4. Oferta Wykonawcy obejmuje całkowite koszty, jakie poniesie Wykonawca w związku z realizacją dostawy i instalacji urządzeń oraz ich dzierżawy i serwisu, w tym m.in. koszty transportu, koszty opakowań/pojemników, ubezpieczeń, opłat celnych i podatkowych, koszty wykonywania przeglądów serwisowych w okresie trwania dzierżawy urządzeń, konfiguracji zgodnie z wymaganiami Zamawiającego oraz wszelkie inne koszty wynikające z realizacji usługi.

 VI. Istotne postanowienia umowy:

Wykonawca podpisze z Zamawiającym umowę obowiązującą przez okres 24 miesięcy. Warunki przedstawione w niniejszym Zapytaniu ofertowym oraz w Opisie przedmiotu zamówienia będą stanowiły integralną część umowy.

VII. Termin i sposób złożenia oferty:

Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, w zamkniętej kopercie z oznaczeniem „Zapytanie ofertowe - dzierżawa i serwis urządzeń - telefonii stacjonarnej” do dnia 07.11.2016 r. do godziny 10.00 w formie pisemnej w siedzibie UMWP w Białymstoku przy ul. Kard. Stefana Wyszyńskiego 1, pok. nr 605 z podaniem łącznej miesięcznej kwoty brutto proponowanej za wykonanie usługi na formularzu stanowiącym Załącznik nr 2.

Do Oferty należy dołaczyć:

• oświadczenie o dysponowaniu potencjałem technicznym wg Załącznika nr 3,
• wykaz wykonanych usług wg Załącznika nr 4 wraz z referencjami, protokołami odbioru, listami polecającymi,

• oświadczenie o zatrudnieniu osoby na umowę o pracę wg Załącznika nr 5,

• dane rejestrowe Wykonawcy,

• kopię polisy ubezpieczeniowej,

• karty techniczne, dokumenty potwierdzające parametry urządzeń,

• dokumenty potwierdzające, że urządzenia mogą być dopuszczone do obrotu i stosowania na terenie kraju. 

VIII. Warunki wzięcia udziału w Zapytaniu ofertowym:

1. Zamawiający wymaga, ażeby Oferent w okresie ostatnich trzech lat wykonał lub był w trakcie wykonywania, przez okres minimum 12 miesięcy (w momencie złożenia oferty) co najmniej 1 usługi polegającej na dzierżawie i serwisie urządzeń telekomunikacyjnych – central telefonicznych minimum 2 sztuk zsieciowanych w jednym systemie, aparatów systemowych o wartości minimum 50 000,00 zł brutto liczonej w skali roku.
2. Przy realizacji usługi – spośród pracowników wykonujących usługę serwisu lub funkcję dedykowanego opiekuna wymagane jest zatrudnienie przynajmniej jednego pracownika na umowę o pracę i zapewnienie, że w okresie obowiązywania umowy stan ten zostanie zachowany.

1. w przypadku rozwiązania stosunku pracy przez pracownika lub przez pracodawcę przed zakończeniem umowy, Wykonawca będzie zobowiązany do zatrudnienia na to miejsce innej osoby (umowa o pracę) w ciągu 30 dni licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy;
2. w terminie 10 dni od dnia zawarcia umowy Wykonawca zobowiązany jest przedstawić dokumenty potwierdzające zatrudnienie wskazanej osoby na umowę o pracę;
3. Zamawiający jest uprawniony do kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań dotyczących zatrudnienia ww. osoby;
4. w przypadku niezatrudnienia minimum 1 osoby, o której mowa w ust. 2   Zamawiający ma prawo potraktować ten fakt, jako istotne naruszenie warunków umowy i z tego powodu rozwiązać umowę z winy Wykonawcy ( z wyłączeniem przypadku, o którym mowa w lit.a).

IX. Informacje dodatkowe

• W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście.
• W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu wyjaśnienia treści oferty.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

1. powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
2. cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
3. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
4. postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Ewentualne zapytania proszę kierować do Pana Tomasza Greś, tel. 85 66 54 552 lub Pana Andrzeja Pleszuk, tel. 85 66 54 120.

Załączniki do Zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 – Formularz ofertowyZałącznik nr 3 - Oświadczenie o dysponowaniu potencjałem technicznym

Załącznik nr 4 – Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług

Załącznik nr 5 – Oświadczenie o zatrudnieniu osoby na umowę o pracę

Niniejszym informuję, że w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia na świadczenie usługi dzierżawy i serwisu urządzeń służących do realizacji połączeń i obsługi telefonii stacjonarnej na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego najkorzystniejszą ofertę złożyła firma:

ORANGE POLSKA S.A., Al. Jerozolimskie 160, 02-326 Warszawa

Cena oferty brutto za 24 miesiące łącznie – 122 366,40 zł;