Białystok, dnia  29 czerwca  2016 r.

Biuro Administracyjno- Gospodarcze            

 BA-I.2632.16.2016                                                   

  Zapytanie ofertowe           

Zapraszam do złożenia oferty na usługę monitoringu GPS pojazdów służbowych będących w użytkowaniu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego. Usługa obejmować będzie instalację urządzeń, w tym kart sim oraz udostępnienie i korzystanie z oprogramowania niezbędnego do realizacji monitoringu.

I. Opis przedmiotu zamówienia.

1.Przedmiotem zamówienia jest monitoring w czasie rzeczywistym następujących pojazdów samochodowych osobowych:

a) Opel Astra BI 2610L,

b) Opel Astra BI 2611L,

c) Opel Astra BI 2657L,

d) Peugeot BI 4726 L,

e) Mitsubishi Outlander BI 8885R.

2. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zainstaluje urządzenia i karty sim. Zamontowanie urządzeń w pojazdach wskazanych przez Zamawiającego               i uruchomienie systemu monitoringu nastąpi w terminie do 14 dni od daty podpisania umowy. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym dzień montażu. Miejscem montażu urządzeń będzie siedziba Zamawiającego.

3. Wykonawca udostępni do korzystania przez Zamawiającego oprogramowanie służące do realizacji monitoringu.

4. W ramach ustalonego umową wynagrodzenia ryczałtowego Wykonawca przeszkoli pracowników Zamawiającego w zakresie umożliwiającym korzystanie z oprogramowania na potrzeby monitorowania pojazdów.

5. System monitoringu powinien posiadać następujące cechy i funkcjonalność:

a) monitorowanie pojazdów w czasie rzeczywistym online z częstotliwością odświeżania danych nie mniejszą niż co 10 sek.,

b) kontrolowanie ilości przebytych kilometrów,

c) kontrola zużycia paliwa,

d) analiza sposobu eksploatacji samochodu,

e) rozbudowany system raportowania,

f) alert o odłączeniu zasilania urządzenia oraz o „lawetowaniu pojazdu”,

g) Centrum Monitoringu 24H,

h) podawanie w systemie na wykresach oraz raportowanie parametrów z komputera pokładowego pojazdu oraz danych bezpośrednio z szyny CAN, m. in.: poziom paliwa w zbiorniku, wartości średniego spalania paliwa, wartości obrotów silnika, położenie pedału gazu, inne.

6. Zamontowane urządzenia nie mogą naruszać konstrukcji pojazdu i spowodować utraty gwarancji na pojazd, w tym gwarancji na powłokę lakierniczą.

7. Zainstalowane urządzenia powinny być dopuszczone do używania i obrotu zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

8. Wykonawca na czas wykonywania usługi zapewni serwis urządzeń i systemu. Czas reakcji nie powinien być dłuższy niż 24 godziny od zgłoszenia. 

II. Istotne postanowienia przyszłej umowy.

1.Warunki przedstawione w niniejszym Zapytaniu ofertowym będą przeniesione  do umowy i będą stanowiły jej integralną część.

2. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę obowiązującą przez okres 36 miesięcy.

3. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie tytułem wykonania przedmiotu umowy:

- jednorazowe, po zainstalowaniu urządzeń i kart SIM po podpisaniu protokołu,

- miesięczne, za korzystanie z systemu monitorowania wskazanych 5 pojazdów samochodowych w postaci ryczałtowej opłaty abonamentowej, płatne co trzy miesiące kalendarzowe.

4. W przypadku wystąpienia przerwy w świadczeniu usługi objętej niniejszą umową zawinionej przez Wykonawcę przez okres dłuższy niż 24 godziny, wynagrodzenie zostanie obniżone o wartość odpowiadającą jednomiesięcznemu abonamentowi za każde takie zdarzenie.

5. Zamawiający zobowiązuje się przekazywać wynagrodzenie tytułem wykonania przedmiotu umowy: na rachunek bankowy Wykonawcy nr …………….....…………………………………….. w terminie 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury.

6. Zamawiający może w każdym czasie i bez żadnej kary rozwiązać umowę za jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia w przypadku istotnego naruszenia przez Wykonawcę warunków umowy. Przez istotne naruszenie umowy Zamawiający rozumie, m. in. przerwę w świadczeniu usługi dłuższą niż 24 godziny, brak funkcjonalności systemu, o którym mowa w cz. I, pkt 5 Zapytania ofertowego.

III. Oferta i kryteria wyboru oferty.

1. Oferta powinna zawierać:

a) cenę ryczałtową za zainstalowanie urządzeń i kart SIM do wskazanych pięciu pojazdów samochodowych,

b) cenę ryczałtową za jeden miesiąc za korzystanie z systemu monitorowania wskazanych pięciu pojazdów samochodowych.

2. Ceny ryczałtowe powinny obejmować wszelkie koszty związane z wykonaniem usługi objętej niniejszym zapytaniem ofertowym.

3. Kryterium wyboru oferty: 100% cena. 

IV. Inne informacje. 

Postepowanie jest prowadzone w ramach procedury wewnętrznej Zamawiającego obowiązującej do kwoty poniżej wymogu stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

V. Termin i sposób złożenia oferty.

Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1, pok. nr 605 w terminie do dnia 07.07.2016 r. (do godz. 15:30) z podaniem cen netto i brutto zgodnie z zapisami podanymi w części III. Zapytania ofertowego.

Do oferty proszę dołączyć dane rejestrowe firmy oraz niezbędne dokumenty: świadectwa, atesty i certyfikaty związane z usługą konieczne do wykonywania czynności objętych zapytaniem. Ewentualne zapytania proszę kierować do Pana Tomasza Greś, tel. 85 66 54 552, 609 096 310 lub Pani Marty Ojdana, tel. 85 66 54 557.