Białystok, dnia 11 marca 2016 r.

BA-I.2601.6.2.2016

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na dostarczanie artykułów spożywczych do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1.

A. Opis zadania

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa artykułów spożywczych wymienionych w Załączniku do niniejszego zapytania, zwanych dalej artykułami.
2. Artykuły powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do lokalizacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kard S. Wyszyńskiego 1 do pokoju 024 lub pokoju 205.
3. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.

B. Termin wykonania

Termin realizacji zadania – od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2016 r.

C. Istotne postanowienia przyszłej umowy

1. Artykuły należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie 3 dni roboczych od daty złożenia zamówienia. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną raz w miesiącu do 10 dnia miesiąca na dany miesiąc. Dopuszcza się możliwość złożenia w danym miesiącu zamówienia uzupełniającego.
2. Wykonawca będzie realizował dostawy do lokalizacji Zamawiającego w dni robocze w godz. od 8.00 – do 13.00.
3. Artykuły powinny być posegregowane zgodnie z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne i dostarczone wraz z dowodem dostawy w sposób umożliwiający ich sprawne policzenie i odbiór. Każdy dostarczony artykuł powinien być dopuszczony do obrotu i stosowania na terenie Polski zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Termin przydatności do spożycia dostarczonych artykułów nie może być krótszy niż 3 miesiące licząc od daty dostawy.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia całej partii towaru lub odrzucenia jej części w przypadku, gdy w trakcie oceny wizualnej zostanie stwierdzona zła lub niewłaściwa jakość artykułów, widoczne uszkodzenia spowodowane niewłaściwym zabezpieczeniem artykułów.
6. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego przedmiotu umowy na artykuł wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z zamówienia i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym przez Zamawiającego.
7. Wyliczona na podstawie zaproponowanych przez Wykonawcę cen jednostkowych za wyspecyfikowane w Załączniku artykuły cena ofertowa powinna obejmować całkowite koszty, jakie poniesie Zamawiający w związku z realizacją umowy przez cały okres jej trwania, w tym m.in. uwzględniać koszty transportu, koszty opakowań/pojemników, ubezpieczeń, opłat celnych i podatkowych oraz wszelkie inne koszty Wykonawcy, a także uwzględnić okoliczności o których mowa w pkt.1, 8, 9 i 14.
8. Ceny podane w ofercie Wykonawcy są cenami stałymi przez cały okres trwania umowy i nie podlegają negocjacjom.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami. Zmiana ilości odebranych w trakcie trwania umowy artykułów, w tym zmniejszenia ich ilości nie może wpłynąć na zmianę ich cen jednostkowych.
10. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.
11. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami zapytania ofertowego.
12. Wykonawca wystawiać będzie faktury na koniec miesiąca rozliczeniowego w oparciu o ceny jednostkowe, o których mowa w pkt.11 oraz wielkość faktycznie zrealizowanej dostawy (na podstawie dowodów dostaw).
13. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 14 dni od daty otrzymania od Wykonawcy faktur VAT i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.
14. Z tytułu ewentualnego niezrealizowania części umowy Wykonawcy nie przysługują roszczenia finansowe oraz prawne.
15. Strony zgodnie postanawiają, że obowiązującą je formą odszkodowania będą kary umowne tj.:

a) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 10% łącznej wartości brutto oferty wyliczonej na podstawie Załącznika do Zapytania ofertowego;

b) w przypadku niedostarczenia przez Wykonawcę zamówionych artykułów w terminie 10 dni roboczych, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% łącznej wartości brutto oferty wyliczonej na podstawie Załącznika do Zapytania ofertowego;

c) za każdy dzień opóźnienia dostawy Zamawiający naliczyć może karę umowną w wysokości 2% wartości dostawy brutto wyliczonej z dostarczonej faktury VAT;

d) w przypadku niedotrzymania przez Zamawiającego terminu zapłaty, o którym mowa w pkt 13, Wykonawcy przysługuje prawo naliczania odsetek ustawowych za każdy dzień opóźnienia.

 D. Kryteria wyboru oferty

Cena – 100%

 E. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej poprzez zaproponowanie cen jednostkowych artykułów wyspecyfikowanych w Załączniku do niniejszego zapytania, następnie wyliczenie wartości netto poszczególnych artykułów oraz w podsumowaniu – wyliczenie łącznej wartości netto i brutto. Do oferty proszę dołączyć dane rejestrowe Wykonawcy.
2. Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1, pok. 605.
3. Termin złożenia oferty: do dnia 21.03.2016 r. (poniedziałek) do godz. 10:00.
4. Ewentualne zapytania proszę kierować do Pana Tomasza Greś – tel. 85 66 54 552; 609 096 310, do Pani Rozalii Wieremiejczyk - tel. 85 66 54 562 oraz do Pani Joanny Fiedorowicz – tel. 85 66 54 131.

Niniejszym informuję, że w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia na zakup artykułów spożywczych do siedziby UMWP w Białymstoku przy ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1 najkorzystniejszą ofertę złożyła firma:

• Hurt i Detal Artykuły Spożywczo-Rolne Anna Siekierko, ul. Szpitalna 24, 18-200 Wysokie Mazowieckie; NIP: 722-102-71-36.

Realizacja zakresu dostawy określonej w zapytaniu ofertowym nr BA-I.2601.6.2.2016 z dnia 11.03.2016 r. została wyceniona na kwotę: 59 469,08 zł brutto (z podatkiem VAT).