Białystok, dnia 26 kwietnia 2017 r.

BA-III.2512.2.2017

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na dostawę fabrycznie nowych mebli biurowych na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1.

A. Opis zadania

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa fabrycznie nowych mebli biurowych, wymienionych w Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik do niniejszego Zapytania.

2. Meble biurowe powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do określonej lokalizacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku tj.:

a) ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok;

b) ul. Poleska 89 bud. A i C, 15-874 Białystok;

c) ul. Generała Franciszka Kleeberga 20, 15-691 Białystok.

3. Kod CPV: 39100000-3 Meble.
Dodatkowe kody CPV:

a) 39110000-6 - Siedziska, krzesła i produkty z nimi związane, i ich części;

b) 39113100-8 – Fotele;

c) 39130000-2 - Meble biurowe.

4. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.

5. Wykonawca jest zobowiązany udzielić na dostarczone meble minimum 36-miesięcznej gwarancji jakości, której bieg rozpocznie się od daty odbioru przedmiotu umowy.

6. Zamawiający wymaga, aby dostarczone meble wykonane były zgodnie z wymaganiami polskich norm oraz dopuszczone do obrotu i sprzedaży na terenie UE wg obowiązujących przepisów.

7. W przypadku mebli stanowiących doposażenie, istnieje możliwość dokonania oględzin mebli (wzory, kolorystyka, szczegóły wykończenia itp.) i ew. niezbędnych pomiarów. Meble i pomieszczenia można oglądać codziennie (od poniedziałku do piątku) w godzinach 8:00-15:00, po wcześniejszym telefonicznym uzgodnieniu wizyty. Oględzin należy dokonać najpóźniej przed dniem złożenia ofert. Z oględzin zostanie sporządzona notatka służbowa.

8. Zamawiający zaznacza, że jeśli użył określonych znaków towarowych, patentów itp. miało to służyć doprecyzowaniu opisu przedmiotu zamówienia i w żaden sposób nie zobowiązuje Wykonawcy do zaoferowania produktu konkretnego modelu czy też producenta.

9. Jednocześnie Zamawiający zwraca uwagę, iż w przypadku mebli określonych jako „doposażenie mebli biurowych” wymagane jest zachowanie parametrów mebli znajdujących się w konkretnych lokalizacjach UMWP w Białymstoku.

10. Zamawiający wymaga złożenia oferty w formie ryczałtowej, oddzielnie dla każdego zadania. Oferty mogą być składane częściowo (dla poszczególnych zadań).

B. Termin wykonania
1. Zadanie nr 1 – max. 21 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

2. Zadanie nr 2 – max. 21 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

3. Zadanie nr 3 – max. 21 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

4. Zadanie nr 4 – max. 21 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

5. Zadanie nr 5 – max. 21 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

6. Zadanie nr 6 – max. 21 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

Za dni robocze uznaje się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

 C. Istotne postanowienia przyszłej umowy

1. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.

2. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur, jako wystawionych niezgodnie z Umową i warunkami Zapytania ofertowego.

3. Wykonawca wystawi faktury w oparciu o ceny jednostkowe, zamieszczone w Formularzu ofertowym.

4. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania od Wykonawcy faktur VAT i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.

5. Z tytułu ewentualnego niezrealizowania części umowy, Wykonawcy nie przysługują roszczenia finansowe oraz prawne.

6. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, potencjał i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

7. Strony zgodnie postanawiają, że z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Zamawiającemu przysługują kary umowne w następujących okolicznościach:

a) w przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, jak też w przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia brutto wyliczonego na podstawie Formularza ofertowego;

b) za każdy dzień opóźnienia dostawy Zamawiający naliczyć może karę umowną w wysokości 2% wynagrodzenia brutto wyliczonego na podstawie Formularza ofertowego;

c) w innych niż określone w pkt. a i b przypadkach niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę, zobowiązany jest on do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 5% wynagrodzenia brutto wyliczonego na podstawie Formularza ofertowego.

8. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu od Zamawiającego bieżącego wynagrodzenia za dostarczone produkty.

D. Kryteria wyboru oferty

Wybór najkorzystniejszej oferty z podziałem na zadania nastąpi w oparciu o kryterium:

1. Cena – waga 60%,

C = punktowa ocena ceny ofertowej brutto może maksymalnie osiągnąć 100 punktów.

Punkty jakie otrzyma badana oferta w kryterium cena (C) będą liczone w następujący sposób:

             Cena minimalna brutto

C = --------------------------------------- x 100 [pkt.]

         Cena oferty badanej brutto

Uzyskane w ten sposób punkty będą przemnożone przez wagę kryterium 60%.

2. Gwarancja - 40 %

G – gwarancja

Termin gwarancji na dostarczone meble należy podać w latach. Minimalny termin gwarancji
to 3 lata od daty dostawy potwierdzonej końcowym protokołem odbioru.

a) 3 lata od dnia odbioru mebli – 0 punktów;

b) 4 lata od dnia odbioru mebli – 20 punktów;

c) 5 lat od dnia odbioru mebli – 40 punktów.

Oferta w tym kryterium może otrzymać maksymalnie 40 punktów.

3. Ocenę końcową oferty stanowić będzie suma punktów poszczególnych kryteriów obliczonych zgodnie z poniższym wzorem:

C+G = końcowa ocena oferty

 E. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty
1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim, poprzez zaoferowanie cen jednostkowych mebli biurowych wyspecyfikowanych w Formularzach ofertowych stanowiących załączniki do niniejszego Zapytania oraz w podsumowaniu – wyliczeniu łącznej wartości brutto.

2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

3. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.

4. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.

5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

6. Kompletna oferta powinna zawierać:

a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);

b) wykaz wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat dostaw;

c) wypełnione Formularze Ofertowe, będące Załącznikami do niniejszego Zapytania.

7. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej. Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 605 (na zamkniętej kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa mebli biurowych”). Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

8. Termin złożenia oferty: do dnia 8 maja 2017 r. (poniedziałek) do godz. 10:00.

9. Ewentualne zapytania proszę kierować do:

a) Pani Joanny Fiedorowicz – tel. 85 66 54 501;

b) Pana Jacka Jasińskiego – tel. 85 66 54 580.

F. Warunki uczestnictwa w postępowaniu

W zakresie spełnienia warunku zdolności technicznej lub zawodowej, wymagane jest wykazanie wykonanych dostaw w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) co najmniej:

a) dwóch dostaw (w przypadku składania ofert na więcej niż jedno Zadanie, Wykonawca musi spełniać warunki przewidziane łącznie dla tych Zadań) odpowiadających swoim rodzajem dostawie stanowiącej przedmiot zamówienia, wraz z załączeniem dowodów określających, czy dostawy te zostały wykonane należycie,

b) dwóch dostaw (w przypadku realizacji Zadania nr 1) odpowiadających swoim rodzajem dostawie stanowiącej przedmiot zamówienia o wartości nie mniejszej niż 30 000,00 zł brutto każda, wraz z załączeniem dowodów określających, czy dostawy te zostały wykonane należycie,

c) dwóch dostaw (w przypadku realizacji Zadania nr 2) odpowiadających swoim rodzajem dostawie stanowiącej przedmiot zamówienia o wartości nie mniejszej niż 1 600,00 zł brutto każda, wraz z załączeniem dowodów określających, czy dostawy te zostały wykonane należycie,

d) dwóch dostaw (w przypadku realizacji Zadania nr 3) odpowiadających swoim rodzajem dostawie stanowiącej przedmiot zamówienia o wartości nie mniejszej niż 11 000,00 zł brutto każda, wraz z załączeniem dowodów określających, czy dostawy te zostały wykonane należycie,

e) dwóch dostaw (w przypadku realizacji Zadania nr 4) odpowiadających swoim rodzajem dostawie stanowiącej przedmiot zamówienia o wartości nie mniejszej niż 1 800,00 zł brutto każda, wraz z załączeniem dowodów określających, czy dostawy te zostały wykonane należycie,

f) dwóch dostaw (w przypadku realizacji Zadania nr 5) odpowiadających swoim rodzajem dostawie stanowiącej przedmiot zamówienia o wartości nie mniejszej niż 3 550,00 zł brutto każda, wraz z załączeniem dowodów określających, czy dostawy te zostały wykonane należycie,

g) dwóch dostaw (w przypadku realizacji Zadania nr 6) odpowiadających swoim rodzajem dostawie stanowiącej przedmiot zamówienia o wartości nie mniejszej niż 20 150,00 zł brutto każda, wraz z załączeniem dowodów określających, czy dostawy te zostały wykonane należycie.

G. Wykaz oświadczeń i dokumentów jakie należy złożyć wraz z ofertą, w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu

Wykaz dostaw wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane oraz załączeniem dowodów w postaci zaświadczeń, referencji, listów polecających itp. określających czy te dostawy zostały wykonane należycie.

H. Uwagi

1. Przedmiot zamówienia współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej - Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 oraz Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020.

2. Termin ważności ofert nie powinien być krótszy niż 60 dni. Dopuszcza się składanie ofert częściowych z podziałem na zadania.

3. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełnia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.

4. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełnienia.

5. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.

6. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie, faksem lub droga elektroniczną.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

8. Unieważnienie może nastąpić, w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

W wyniku przeprowadzonego postępowania BA-III.2512.2.2017, na podstawie złożonych ofert dnia 16 maja 2017 r., ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożono:

Zadanie nr 1:

TOBO Datczuk Spółka Jawna, Kuriany 104 , 15-589 Białystok, cena oferty 45 908,52 zł brutto, gwarancja 5 lat - ilość uzyskanych pkt 100 *;

Zadanie nr 2:

Tronus Polska Sp. z o.o., ul. Ordona 2a, 01-237 Warszawa, cena oferty 1 483,38 zł brutto, gwarancja 5 lat- ilość uzyskanych pkt 100 *;

Zadanie nr 3:

TOBO Datczuk Spółka Jawna, Kuriany 104 , 15-589 Białystok, cena oferty 14 593,95 zł brutto, gwarancja 5 lat - ilość uzyskanych pkt 100 *;

Zadanie nr 4:

Tronus Polska Sp. z o.o., ul. Ordona 2a, 01-237 Warszawa, cena oferty 2 007,36 zł brutto, gwarancja 5 lat- ilość uzyskanych pkt 100 *;

Zadanie nr 5:

Tronus Polska Sp. z o.o., ul. Ordona 2a, 01-237 Warszawa, cena oferty 6 195,51 zł brutto, gwarancja 5 lat- ilość uzyskanych pkt 100 *;

Zadanie nr 6:

TOBO Datczuk Spółka Jawna, Kuriany 104 , 15-589 Białystok, cena oferty 27 127,65 zł brutto, gwarancja 5 lat - ilość uzyskanych pkt 100 *.

Dnia 02.06.2017 r. do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku wpłynęło pismo z dnia 01.06.2017 r. z firmy TRONUS POLSKA Sp. z o.o. z informacją o odstąpieniu od zawarcia umowy Zadania nr 2, 4 i 5 w postępowaniu o numerze BA-III.2512.2.2017.

W związku z powyższym w wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożono:

Zadanie nr 1:

TOBO Datczuk Spółka Jawna, Kuriany 104 , 15-589 Białystok, cena oferty 45 908,52 zł brutto, gwarancja 5 lat - ilość uzyskanych pkt 100 *;

Zadanie nr 2:

TOBO Datczuk Spółka Jawna, Kuriany 104 , 15-589 Białystok, cena oferty 2 041,80 zł brutto, gwarancja 5 lat - ilość uzyskanych pkt 83 *;

Zadanie nr 3:

TOBO Datczuk Spółka Jawna, Kuriany 104 , 15-589 Białystok, cena oferty 14 593,95 zł brutto, gwarancja 5 lat - ilość uzyskanych pkt 100 *;

Zadanie nr 4:

MB-Styl Katarzyna Maliszewska-Grzybowska Grzegorz Malinowski, ul. Studzienna 19, 15-771 Białystok, cena oferty 3 883,11 zł brutto, gwarancja 5 lat - ilość uzyskanych pkt 31 *;

Zadanie nr 5:

MB-Styl Katarzyna Maliszewska-Grzybowska Grzegorz Malinowski, ul. Studzienna 19, 15-771 Białystok, cena oferty 8 179,50 zł brutto, gwarancja 5 lat - ilość uzyskanych pkt 85 *;

Zadanie nr 6:

TOBO Datczuk Spółka Jawna, Kuriany 104 , 15-589 Białystok, cena oferty 27 127,65 zł brutto, gwarancja 5 lat - ilość uzyskanych pkt 100 *;