Białystok, dnia 12 września 2017 r.

BA-III.2601.13.1.2017

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na dzierżawę 15 sztuk urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem zarządzająco-monitorującym realizację wydruku podążającego oraz świadczeniem usługi serwisowo-eksploatacyjnej zapewniającej utrzymanie dzierżawionych urządzeń w stanie pełnej gotowości na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

A. Opis zadania

1. Przedmiotem zamówienia jest dzierżawa 15 sztuk urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem zarządzająco-monitorującym realizację wydruku podążającego oraz świadczeniem usługi serwisowo-eksploatacyjnej zapewniającej utrzymanie dzierżawionych urządzeń w stanie pełnej gotowości na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.
2. Wykonawca zainstaluje dostarczone urządzenia wraz z kompletnym wyposażeniem niezbędnym do prawidłowej pracy w siedzibach Zamawiającego.
3. Zamawiający gwarantuje wyłącznie pomieszczenia biurowe, dostęp do sieci elektrycznej, dostęp do sieci teleinformatycznej oraz papier kserograficzny.
4. Zamawiający szacuje, że w okresie trwania Umowy wykonywał będzie na dzierżawionych urządzeniach:

1) 460 000 kopii/druków A4 monochromatycznych na urządzeniach monochromatycznych – Typ 1;

2) 885 500 kopii/druków A4 monochromatycznych na urządzeniach kolorowych i 167 500 kopii/druków A4 kolorowych na urządzeniach kolorowych – Typ 2;

3) 300 000 kopii/druków A4 monochromatycznych na urządzeniu monochromatycznym – Typ 3.

Podana liczba kopii/wydruków jest jedynie wartością orientacyjną służącą przygotowaniu w pełni porównywalnych ofert. Podana ilość kopii jest wartością szacunkową i może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości przedmiotu zamówienia w poszczególnych rodzajach w ramach ustalonej wartości umowy. Zamawiający gwarantuje wykorzystanie 60% środków z umowy.

B. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia

1. Dostawa 6 monochromatycznych i 9 kolorowych urządzeń wielofunkcyjnych do miejsc wskazanych przez Zamawiającego zgodnych z poniżej określonymi parametrami.
2. Dostawa kompletnego systemu zarządzająco-monitorującego zgodnego z poniżej określonymi parametrami.
3. Instalacja systemu zarządzająco-monitorującego i uruchomienie urządzeń w pomieszczeniach Zamawiającego.
4. Dostarczenie, zainstalowanie i doprowadzenie do pełnej gotowości do pracy (drukowania, kopiowania, skanowania w systemie zarządzająco-monitorującym) na wszystkich urządzeniach wielofunkcyjnych będzie wykonane maksymalnie do 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy.
5. Zapewnienie dla dostarczonych urządzeń serwisu obejmującego:

1)      zapewnienie pełnej obsługi konserwacyjno-serwisowej, tak aby urządzenia funkcjonowały prawidłowo i bezawaryjnie. Obsługa konserwacyjno-serwisowa obejmować będzie niezbędne do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przeglądy, czyszczenie z zewnątrz i wewnątrz, regulacje, naprawy, wymianę uszkodzonych części i podzespołów,

2)      wykonywanie okresowych przeglądów i konserwacji każdego urządzenia z częstotliwością zgodną z zaleceniami producenta, jednak nie rzadziej niż raz na pół roku, niezależnie od ilości wykonanych przez to urządzenie kopii/wydruków,

3)      dostarczanie oraz instalowanie w urządzeniach wielofunkcyjnych materiałów eksploatacyjnych za wyjątkiem papieru, w tym m.in. tonerów części zamiennych wskazanych w dokumentacji technicznej jako wymagane do wymiany okresowo lub według zużycia urządzeń; brak ww. materiałów nie może powodować przerw w pracy urządzenia większej niż 16 godzin roboczych.

6. Zapewnienie utylizacji zużytych części i pojemników po materiałach eksploatacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
7. Przeprowadzenie szkolenia pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi urządzeń i generowania raportów oraz z zakresu zarządzania systemem.
8. Zapewnienie doradztwa w zakresie obsługi i eksploatacji urządzeń.
9. Wraz z dostawą urządzeń dostarczenie instrukcji obsługi urządzeń, deklaracji zgodności CE w języku polskim oraz innych dokumentów wynikających z przepisów prawa np. obowiązkowe certyfikaty, licencje itp.

C. Wymagana ilość urządzeń wielofunkcyjnych

1. Typ 1 - 5 szt. urządzeń obsługujących format od A5 do A3 czarno-białych (monochromatycznych - drukowanie, kopiowanie, skanowanie):

2. Typ 2 - 9 szt. urządzeń obsługujących format od A5 do A3 kolorowych (drukowanie, kopiowanie i skanowanie w kolorze):

3. Typ 3 - 1 szt. urządzenie obsługujące format od A5 do A3 czarno-białych (monochromatycznych):

4. system zarządzająco-monitorujący - wymagane funkcjonalności:

 D. Termin wykonania i miejsce realizacji zamówienia

Dostarczenie i zainstalowanie oraz doprowadzenie do pełnej gotowości do pracy (drukowania, kopiowania, skanowania w systemie zarządzająco-monitorującym) na wszystkich urządzeniach wielofunkcyjnych musi być wykonane maksymalnie do 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy.

Okres dzierżawy wynosi 12 miesięcy licząc od dnia doprowadzenia do pełnej gotowości do pracy wszystkich dzierżawionych urządzeń.

Dzierżawione urządzenia powinny być dostarczone do niżej wymienionych lokalizacji:

1)      Białystok, ul. Generała Franciszka Kleeberga 20;

2)      Białystok, ul. Poleska 89 bud A i C;

3)      Białystok, ul. Jana Kilińskiego 16;

4)      Białystok, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1.

W trakcie realizacji umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany miejsca lokalizacji urządzeń. Zmiany lokalizacji dokonuje Wykonawca na prośbę Zamawiającego.

Czas realizacji zadania to 12 miesięcy od dnia doprowadzenia do pełnej gotowości do pracy wszystkich dzierżawionych urządzeń lub do dnia wyczerpania kwoty przyznanej na realizację umowy (w zależności od tego, co nastąpi w pierwszej kolejności).

E. Istotne postanowienia przyszłej umowy

1. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.
2. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w Formularzu ofertowym. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w Formularzu ofertowym oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nieprzyjmowaniem faktur jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami Zapytania ofertowego.
3. Wykonawca wystawiać będzie faktury w oparciu o ceny jednostkowe, zamieszczone w Formularzu ofertowym.
4. Rozliczenie będzie następować w okresach miesięcznych na podstawie opłaty najmu, który wyliczony będzie poprzez przemnożenie ilości wykonanych kopii i stawkę jej wykonania. Koszt kopii/wydruku formatu A3 jest to podwójny koszt jednostronnej kopii/wydruku formatu A4.
5. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania od Wykonawcy faktur VAT i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.
6. Z tytułu ewentualnego niezrealizowania części umowy Wykonawcy nie przysługują roszczenia finansowe oraz prawne.
7. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, potencjał i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
8. Wykonawca oświadcza, że kopie/wydruki stanowiące przedmiot umowy, będą wysokiej jakości.
9. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu od Zamawiającego bieżącego wynagrodzenia.
10. Kary będą naliczane Wykonawcy w następujących wypadkach i wysokościach:

1)      opóźnienia w dostarczeniu przedmiotu umowy w wysokości 0,1 % wartości brutto przedmiotu umowy, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki licząc od dnia następnego po upływie terminu, o którym mowa w § 6 ust. 3 umowy,

2)      opóźnienia wykonania obowiązku wymiany tonera w wysokości 50 zł za każdą kolejną rozpoczętą godzinę roboczą po upływie terminu, o którym mowa w § 2 ust. 11 umowy,

3)      opóźnienia w reakcji serwisowej w wysokości 300 zł za każdy rozpoczęty dzień roboczy po upływie terminu, o którym mowa w § 2 ust. 12 umowy.

11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych.
12. Kara umowna zostanie zapłacona w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty. Zamawiający jest uprawniony do potrącania naliczonych kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
13. Zamawiający może odstąpić od umowy w całości albo w części w następujących okolicznościach:

1)      w razie naruszenia innych istotnych postanowień niniejszej umowy;

2)      w przypadku zastosowania nieuzasadnionego w warunkach umowy podwyższenia przez Wykonawcę cen wydruków/kopii będących przedmiotem zamówienia;

3)      w przypadku rażącej zwłoki w wykonaniu dostawy rozumianej jako okres przekraczający 14 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia;

4)      w przypadku określonym w art. 145 ustawy p. z. p.

14. Zamawiającemu przysługuje uprawnienie do rozwiązania Umowy w każdym czasie, z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.
15. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego, Wykonawca może żądać wynagrodzenia jedynie za część umowy wykonaną do daty odstąpienia.
16. Odstąpienie od Umowy powinno nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.
17. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania Umowy we wskazanym przez siebie terminie w każdym przypadku stwierdzenia niewykonania lub nienależytego wykonania postanowień umowy przez Wykonawcę.
18. Odstąpienie od Umowy lub jej rozwiązanie może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej. W przypadku zastosowania formy elektronicznej, oświadczenie Zamawiającego zostanie wysłane na adres e-mail.

F. Opis kryteriów wraz z podaniem ich wag i sposobu oceny ofert

Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującymi kryteriami:

1. Cena wykonania zamówienia C_w – 60%, max. liczba punktów 60,

C_w – Liczba punktów = C_n/C_bo x 60 pkt

gdzie:

C_n – najniższa cena ofertowa brutto

C_bo - cena brutto badanej oferty

C_w – liczba punktów za kryterium: cena

Cena podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym musi być wyrażona w PLN z dokładnością do jednego grosza – dwóch miejsc po przecinku pod rygorem odrzucenia oferty.

2. Czas wymiany tonera – T 20%, max. liczba punktów 20,

Czas wymiany tonera i jego punktacja:

Czas wymiany tonera do 5 godzin od zgłoszenia – 20 pkt

Czas wymiany tonera do 8 godzin od zgłoszenia – 10 pkt

Czas wymiany tonera powyżej 8 godzin od zgłoszenia – 0 pkt

3. Czas reakcji serwisowej – S 20%, max. liczba punktów 20,

Czas reakcji serwisowej i jego punktacja:

Czas reakcji serwisowej w ciągu 1 dnia roboczego od zgłoszenia – 20 pkt

Czas reakcji serwisowej w ciągu 2 dni roboczych od zgłoszenia – 15 pkt

Czas reakcji serwisowej w ciągu 3 dni roboczych od zgłoszenia – 10 pkt

Czas reakcji serwisowej w ciągu 4 dni roboczych od zgłoszenia – 5 pkt

Czas reakcji serwisowej w ciągu 5 dni roboczych od zgłoszenia – 0 pkt

4. Razem ocena obejmuje L = C_w + T + S

Gdzie:

L – łączna liczba punktów przyznana ofercie.

C_w – liczba punktów za kryterium: cena wykonania zamówienia.

T – liczba punktów za kryterium: czas wymiany tonera.

S- liczba punktów za kryterium: czas reakcji serwisowej.

Czas wymiany tonera to okres następujących po sobie godzin roboczych (godziny robocze to godziny pracy Zamawiającego) od przyjęcia zawiadomienia (za przyjęcie zawiadomienia droga elektroniczną uważa się moment wprowadzania informacji do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że Wykonawca mógł się zapoznać z jej treścią) do momentu wymiany tonera w sposób umożliwiający poprawny wydruk. Maksymalny czas wymiany tonera  to 16 godzin roboczych od zgłoszenia.

Czas reakcji serwisowej to okres następujących po sobie dni roboczych (dni robocze to dni pracy Zamawiającego) od przyjęcia zawiadomienia (za przyjęcie zawiadomienia drogą elektroniczną uważa się moment wprowadzenia informacji do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby Wykonawca mógł się zapoznać z jej treścią) do przywrócenia sprawności urządzenia lub jego wymiany na inne sprawne urządzenie o adekwatnych parametrach.

G. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim poprzez zaoferowanie cen jednostkowych kopii/wydruków wyspecyfikowanych w Formularzu ofertowym oraz w podsumowaniu – wyliczenie łącznej wartości brutto.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
3. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
4. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. zdjęcia kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. Kompletna oferta powinna zawierać: a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy); b) wypełniony Formularz ofertowy wraz z załącznikiem.
7. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej. Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 605 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – usługa dzierżawy urządzeń wielofunkcyjnych”). Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
8. Termin złożenia oferty: do dnia 27.09.2017 r. (środa) do godz. 10:00.
9. Ewentualne zapytania proszę kierować do:

1)      Pana Jacka Jasińskiego – tel. 85 66 54 580;

2)      Pani Joanny Fiedorowicz – tel. 85 66 54 501;

3)      Pani Magdaleny Bagińskiej – tel. 85 66 54 131.

H. Uwagi

1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 60 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych.
2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.
3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełniania.
4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.
5. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie, faksem lub droga elektroniczną.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.
7. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

1)      powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

2)      cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

3)      wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

4)      postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość podpisania Umowy dotyczącej powierzenia przetwarzania danych osobowych.
9. Po wykonaniu umowy oraz w przypadku konieczności serwisu poza siedzibą Zamawiającego, wbudowane dyski twarde urządzeń zostają u Zamawiającego.
10. Wykonawca nie będzie miał zdalnego dostępu do urządzeń i do Systemu zarządzająco-monitorującego oraz do danych osobowych przetwarzanych w całym systemie wydruku.

Niniejszym informuję, iż postępowanie na dzierżawę 15 sztuk urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem zarządzająco-monitorującym realizację wydruku podążającego oraz świadczeniem usługi serwisowo-eksploatacyjnej zapewniającej utrzymanie dzierżawionych urządzeń w stanie pełnej gotowości na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku zostało unieważnione.