Białystok, dnia 11 stycznia 2017 r.

BA-III.2601.4.1.2017

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na sukcesywne wykonanie i dostawę kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i kompozycji kwiatowych na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1.

A. Opis zadania

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne wykonanie i dostawa kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i kompozycji kwiatowych wymienionych w Załączniku do niniejszego Zapytania.

2. Kwiaty, kwiaty cięte z dekoracją, wieńce i kompozycje kwiatowe powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do określonego przez Zamawiającego miejsca na terenie województwa podlaskiego.

3. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.

4. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną, faksem lub telefonicznie z określeniem rodzaju, ilości kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i kompozycji kwiatowych oraz wskazaniem terminu realizacji zamówienia w zależności od potrzeb Zamawiającego.

5. Zamawiający zawiadomi Wykonawcę o konieczności dostarczenia kwiatów do określonego miejsca na terenie miasta Białystok – najpóźniej 2 godziny przed wyznaczonym terminem dostarczenia.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami. Zmiana ilości odebranych w trakcie trwania umowy kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i kompozycji kwiatowych, w tym zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości nie może wpłynąć na zmianę ich cen jednostkowych.

B. Termin wykonania

Termin realizacji zadania od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2017 r. lub do dnia wyczerpania kwoty przyznanej na realizację umowy ( w zależności od tego, co nastąpi w pierwszej kolejności).

C. Istotne postanowienia przyszłej umowy

1. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.

2. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nieprzyjmowaniem faktur jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami Zapytania ofertowego.

3. Wykonawca wystawiać będzie faktury w oparciu o ceny jednostkowe, zamieszczone w Formularzu ofertowym.

4. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania od Wykonawcy faktur VAT i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.

5. Z tytułu ewentualnego niezrealizowania części umowy Wykonawcy nie przysługują roszczenia finansowe oraz prawne.

6. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, potencjał i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

7. Wykonawca oświadcza, że kompozycje kwiatowe stanowiące przedmiot umowy, będą efektowne i okazałe, a kwiaty wykorzystane do wykonania kompozycji kwiatowych będą świeże i wysokiej jakości.

8. Strony zgodnie postanawiają, że z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy będą naliczać kary umowne w następujących okolicznościach:

a) w przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 10% łącznej wartości brutto oferty wyliczonej na podstawie Formularza ofertowego;

b) w przypadku dostarczenia kwiatów nieświeżych Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% łącznej wartości brutto oferty wyliczonej na podstawie Formularza ofertowego;

c) w przypadku niedotrzymania przez Zamawiającego terminu zapłaty, o którym mowa
w pkt 4, Wykonawcy przysługuje prawo naliczania odsetek ustawowych za każdy dzień opóźnienia.

9. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu od Zamawiającego bieżącego wynagrodzenia za dostarczone kwiaty.

10. Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

a) gdy zostanie ogłoszona upadłość Wykonawcy lub nastąpi rozwiązanie firmy;

b) w przypadku dwukrotnego niedostarczenia kwiatów w terminie i miejscu określonym przez Zamawiającego.

D. Kryteria wyboru oferty

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium:

a) 70% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik do niniejszego Zapytania ofertowego).

b) 30% Estetyka kompozycji kwiatowej (na podstawie zdjęć załączonych do oferty).

Przy czym:

C – liczba punktów uzyskanych w kryterium cena oferty;

E – liczba punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium estetyka kompozycji kwiatowej.

Kryterium cena oferty:

 C = cena najniższej oferty brutto/cena badanej oferty brutto x 100 x 70%

Oferta z najniższa ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów – 100. Uzyskana liczba punktów badanej oferty zostanie pomnożona przez wagę tego kryterium – 70%. Wynik będzie traktowany jako wartość punktowa oferty w kryterium cena oferty.

Kryterium estetyka kompozycji kwiatowej:

E = estetyka kompozycji kwiatowej badanej oferty/estetyka kompozycji kwiatowej oferty z największą liczba punktów x 100 x 30%

Punkty w powyższym kryterium przyznawane będą na podstawie załączonych do oferty zdjęć wykonanych bukietów (poz. 2, 4, 8, 12 z Formularza ofertowego). Zdjęcia powinny na odwrocie zawierać opis, której kompozycji dotyczą. Estetyka oceniana będzie w skali od 0 do 10 punktów. Uzyskana liczba punktów badanej oferty zostanie pomnożona przez wagę tego kryterium – 30%. Wynik będzie traktowany jako wartość punktowa
w kryterium estetyki kompozycji kwiatowej.

2. Oferta, która przedstawi najkorzystniejszy bilans ceny i estetyki (największa liczba przyznanych punktów w oparciu o ustalone kryteria) zostanie uznana za najkorzystniejszą. Pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z liczbą uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska największą łączną liczbę punktów.

3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia negocjacji z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą na podstawie kryterium wyboru – w zakresie nieprzewidzianym w Zapytaniu ofertowym.

E. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim poprzez zaoferowanie cen jednostkowych kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i kompozycji kwiatowych wyspecyfikowanych w Formularzu ofertowym oraz w podsumowaniu – wyliczenie łącznej wartości brutto.

2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

3. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.

4. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. zdjęcia kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.

5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

6. Kompletna oferta powinna zawierać:
a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);
b) wypełniony Formularz ofertowy.

7. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1, pok. 605 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa kwiatów”). Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

8. Termin złożenia oferty: do dnia 16.01.2017 r. (poniedziałek) do godz. 10:00.

9. Ewentualne zapytania proszę kierować do:

1) Pani Joanny Fiedorowicz – tel. 85 66 54 131;

2) Pani Rozalii Wieremiejczyk – tel. 85 66 54 562.

F. Uwagi

1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 60 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych.

2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.

3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełniania.

4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.

5. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie, faksem lub droga elektroniczną.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

7. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyła Kwiaciarnia „Mercedes” Jolanta Zdrodowska, Bożena Fabjańczyk, Joanna Snopko ul. Św. Rocha 4, 15-879 Białystok – cena brutto 39 930,00 zł – ilość uzyskanych pkt 92,01.