Białystok, 10.02.2017

BA-I.2632.8.2017

 Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na wykonanie usług remontowych/naprawczych oraz usług serwisowych floty samochodowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

A) Opis zadania

1. W skład floty samochodowej Urzędu wchodzą pojazdy wymienione w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania.
2. Usługi remontowe/naprawcze pogwarancyjne obejmują naprawy mechaniczne, elektryczne, drobne naprawy blacharskie - szacowana przez Zamawiającego wartość robót ok.: 52 700 zł brutto.
3. Usługi serwisowe obejmują czynności wynikające z zaleceń producenta pojazdu, wymianę płynów, materiałów i akcesoriów samochodowych podlegających normalnemu zużyciu eksploatacyjnemu (nie obejmują mycia i czyszczenia pojazdów, dostawy, wymiany i naprawy opon) - szacowana przez Zamawiającego wartość robót ok.: 82 110 zł brutto.
4. Usługi objęte zapytaniem powinny być świadczone w okresie od podpisania umowy do 31.12.2017 r.
5. Wykonywanie usług powinno odbywać się na terenie miasta Białegostoku lub poza terenem miasta pod warunkiem, że trasa dojazdu z siedziby Zamawiającego położonej przy ul. K.S. Wyszyńskiego 1 do miejsca świadczenia usług jest nie dłuższa niż 15 km ( optymalna trasa dojazdu wyznaczona w portalu Targeo lub Mapy Google).

B) Inne warunki i ustalenia

1. Wykonanie usług oraz rozliczenie wykonanych usług - fakturowanie będzie odbywało się sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego.
2. Rozliczenie sukcesywnie wykonywanych usług będzie dokonywane przez Wykonawcę każdorazowo wyceną powykonawczą w programie typu AUTODATA, Workshop lub równoważnym na podstawie obowiązujących nakładów rzeczowych oraz nakładów robocizny oraz stawek roboczo-godziny i stałych upustów zaproponowanych przez Wykonawcę w ofercie złożonej wg „Formularza ofertowego”, stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
3. Zamawiający oczekuje przedstawienia jednej stałej zryczałtowanej stawki roboczo-godziny do wszystkich usług objętych zapytaniem.
4. Zamawiający oczekuje, że czynności diagnostyczne pojazdu, w tym podłączenie do komputera będą ujęte w stawce roboczo-godziny.
5. W przypadku gdy w stosowanym programie nie występują nakłady na planowane do wykonania czynności Wykonawca wykona wycenę w innym ogólnie obowiązującym programie lub przyjmie zastępcze, analogiczne pozycje katalogowe lub dokona wyceny indywidualnej.
6. Ceny części zamiennych, materiałów, akcesoriów do wycen należy przyjmować jako aktualne ceny obowiązujące w bazie cenowej detal hurtowni INTER CARS (www.intercars.com.pl) ze stałym upustem zaproponowanym przez Wykonawcę w ofercie – poziom cenowy zamienniki średnia półka.
7. W przypadku nie występowania materiału w bazie cenowej Wykonawca uzgodni cenę materiału z Zamawiającym lub przedstawi fakturę zakupu materiału dokumenującą w sposób jednoznaczny jego cenę.
8. Każdorazowo przed wykonaniem zleconych przez Zamawiającego usług Wykonawca jest zobowiązany do wykonania i przedstawienia do akceptacji Zamawiającego (e-mailem lub w szczególnych przypadkach telefonicznie) informacji określającej przewidywaną wartość usług.
9. Termin przedstawienia informacji: do 1 dnia od dostarczenia przez Zamawiającego dyspozycji wykonania usług lub od dokonania oględzin samochodu.
10. Dyspozycja wykonania usług będzie zawierała krótki opis i podstawowe dane określające zakres usług.
11. Każdorazowo o wykonaniu usług decyduje Zamawiający poprzez akceptację przekazanej informacji, o której jest mowa w pkt. 8 i 9.
12. Po akceptacji przekazanej informacji przez Zamawiającego Wykonawca ma obowiązek przystąpić do wykonania prac w terminie nie dłuższym niż 1 dzień od akceptacji. Zamawiający ma prawo uzgodnić inny termin wykonania prac.
13. Kosztorys powykonawczy może być wyższy od przekazanej Zamawiającemu informacji o koszcie wykonania usługi max. o 25% ale tylko w uzasadnionych przypadkach. W takich przypadkach Wykonawca wykaże, udokumentuje i uzasadni powstałą różnicę w cenie.
14. Wszystkie użyte części, materiały i akcesoria powinny być dopuszczone do obrotu i stosowania oraz posiadać niezbędne homologacje, certyfikaty i atesty.
15. Gwarancja na usługi remontowe/naprawcze i użyte materiały: 12 miesięcy.
16. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji robót zgodnie z jego potrzebami. Kwoty podane w cz. A   są kwotami szacunkowymi. Nie wykorzystanie pełnej kwoty nie może powodować zmiany w zakresie cen wynikających z oferty Wykonawcy ani innych roszczeń.
17. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją robót Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.
18. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie i na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie. Podany w ofercie upust na części, materiały i akcesoria jest taki sam dla wszystkich rodzajów części, materiałów i akcesoriów i obowiązuje w stałej wysokości przez cały okres obowiązywania umowy. Niezgodności w powyższym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur przez Zamawiającego, jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami zapytania ofertowego lub wypowiedzeniem umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy.
19. Wykonawca powinien dysponować:

a)     min. dwoma zadaszonymi, ogrzewanymi wyposażonymi w kanał stanowiskami do naprawy mechanicznej samochodów,

b)    diagnostyką komputerową – z legalnym, licencjonowanym oprogramowaniem, pozwalającą na ocenę wszystkich użytkowanych przez Zamawiającego rodzajów pojazdów,

c)     oprzyrządowaniem do diagnostyki i serwisowania systemów klimatyzacji samochodowej,

d)    dozorowanym parkingiem zapewniającym bezpieczne przechowywanie naprawianych/serwisowanych samochodów i znajdującego się w nich wyposażenia,

e)     osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.:

1)     mechanicy, min. dwie osoby, posiadający min. trzyletnie doświadczenie na stanowisku mechanika samochodowego,

2)     elektrycy, min. jedna osoba, posiadająca min. trzyletnie doświadczenie na stanowisku elektryka samochodowego.

20. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył oświadczenie potwierdzające spełnienie warunków określonych w pkt. 19 Zapytania ofertowego.

C) Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty z podaniem znaczenia(wagi) tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium:

1)     Robocizna (R) - Cena 1 roboczo-godziny– 30%

2)     Materiał (M) - Upust od cen części zamiennych, materiałów, akcesoriów z bazy cenowej INTER CARS SA detal zamienniki średnia półka– 70%

2. Przy obliczaniu ilości punktów w poszczególnych kryteriach Zamawiający będzie stosował poniższe wzory:

1)     Robocizna (R):

P_R = R_MIN / R_B x 30 pkt

P_R – ilość punktów oferty w kryterium Robocizna

R_MIN – cena najniższa spośród ważnych ofert za jedną roboczo-godzinę

R_B – cena oferty badanej za za jedną roboczo-godzinę

2)     Materiał (M):

P_M = M_B / M_MAX x 70 pkt

P_M – ilość punktów oferty w kryterium Materiał

M_B – upust od cen oferty badanej

M_MAX – maksymalny oferowany upust od cen spośród ważnych ofert

3)     Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyskała największą liczbę punktów, obliczoną wg wzoru:

P_C = P_R + P_M

P_c – całkowita ilość punktów oferty

P_R – ilość punktów oferty w kryterium Robocizna

P_M – ilość punktów oferty w kryterium Materiał

3. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone najkorzystniejsze oferty o takiej samej ilości punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych.
4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym zapytaniu oraz zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o wyżej podane kryteruim wyboru.
5. Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dot. treści złożonych przez nich ofert.
6. Oferty niekompletne – nie zawierające dokumentów wymienionych w cz.E pkt.2 będą odrzucone jako niespełniające warunków Zapytania ofertowego.

D) Terminy

Wymagany termin wykonania usług: sukcesywnie wg bieżących potrzeb Zamawiającego w terminie od daty podpisania umowy do 31.12.2017 r.

Termin przystąpienia do realizacji: każdorazowo 1 dzień od daty zatwierdzenia przez Zamawiąjącego kosztorysu szacunkowego lub w uzgodnionym przez Zamawiającego terminie.

Termin złożenia oferty: 17.02.2017.

Termin płatności: 21 dni od odbioru robót potwierdzonego protokółem odbioru na podstawie wystawionej faktury VAT.

E) Termin i sposób złożenia oferty

1. Oferty należy złożyć w formie pisemnej w siedzibie UMWP w Białymstoku przy ul. K.S. Wyszyńskiego 1, pok. nr 605 na Formularzu ofertowym.
2. Do oferty proszę dołączyć:

1)     dane rejestrowe Wykonawcy

2)     referencje potwierdzające fachowość i rzetelność wykonywania czynności objętych zapytaniem

3)     oświadczenie, o którym mowa w cz. B pkt. 20

3. Ewentualne zapytania proszę kierować do Pana Tomasza Greś, tel. 85 66 54 552, 609 096 310 lub Pana Andrzeja Pleszuka tel. 85 66 54 580, 885 220 468.

Zamawiający wyjaśnia, że cena roboczogodziny w Formularzu ofertowym oferowana przez Wykonawców powinna być podawana jako cena netto (bez podatku VAT).

W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia na wydatkowanie środków na wykonanie usług remontowych/naprawczych oraz usług serwisowych floty samochodowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego najkorzystniejszą ofertę złożyła: Spółka UNIMOT 1 Sp. J. Twardowski i wspólnicy, ul. Handlowa 7, 15-399 Białystok. Spółka spełniła wszystkie kryteria z Zapytania ofertowego i uzyskała największą liczbę pkt, tj. 94,40.