Białystok, 03.09.2015 r.

DRR-IX.433.3.7.2015

Zapytanie ofertowe

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku zaprasza do złożenia oferty cenowej na usługę polegającą na zaprojektowaniu, wykonaniu, dostawie i montażu tablicy informacyjnej oraz dwóch oznakowań wewnątrz budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ul. Poleskiej 89 w Białymstoku.

1. Dane na tablicy będą przedstawiały nazwy Departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ul. Poleskiej 89 w Białymstoku, nazwy referatów i ich lokalizację.

W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego przy ul. Poleskiej 89 mieści się:
1. Departament Rozwoju Regionalnego, który obejmuje 9 referatów,
2. Departament Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego, który obejmuje 9 referatów,
3. Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, który obejmuje 8 referatów,
4. Departament Rolnictwa i Obszarów Rybackich, który obejmuje 5 referatów,
5. Biuro Certyfikacji RPOWP 2014-2020,
6. Pozostałe pomieszczenia: Kancelaria Ogólna, Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich, Radca Prawny, Informatyk, Sala konferencyjna.

Dokładne dane, które powinny zostać zaprezentowane na tablicy są dostępne na prośbę Oferenta u Zleceniodawcy.

2. Przedmiot i zakres rzeczowy zapytania ofertowego
1) Przygotowanie 2 (dwóch) projektów graficznych tablicy, z których po uzgodnieniu z Zamawiającym 1 (jeden) zostanie przyjęty do realizacji. Projekt graficzny powinien być spójny z aranżacją wnętrza holu budynku A, uwzględni ponadto przedstawienie układu informacji, dokładne rozmieszczenie treści tablicy oraz wizualizację tablicy umieszczonej w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego. Projekt powinien być przedłożony Zamawiającemu, w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy.
2) Wykonanie tablicy informacyjnej na postawie zaakceptowanego przez Zamawiającego projektu graficznego.
3) Wypełnienie paneli treścią uzgodnioną z Zamawiającym (zaakceptowany projekt graficzny).
4) Oferent zobowiązuje się dostarczyć własnym środkiem transportu zamówiony przedmiot zamówienia do budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul. Poleska 89, budynek A, parter.
5) Montaż tablicy informacyjnej – przy użyciu elementów do montażu, przewidzianych i dostarczonych przez Wykonawcę (montaż tablicy powinien być przeprowadzany w godzinach pracy Urzędu).
6) Zaprojektowanie, wykonanie, dostawa i montaż dwóch oznakowań wewnątrz budynku o treści: „Budynek A” i „Budynek C”, spójnych pod względem sposobu prezentacji treści z projektowaną tablicą informacyjną.
7) Wszystkie materiały powinny być dopuszczone do obrotu i stosowania oraz posiadać niezbędne atesty, które Wykonawca dostarczy Zamawiającemu przed odbiorem przedmiotu zamówienia.
8) Udzielenie gwarancji na dostarczony przedmiot zamówienia – minimum 36 miesięcy od dnia odbioru przedmiotu zamówienia.
9) Termin realizacji zamówienia nie może być dłuższy niż 21 dni począwszy od dnia podpisania umowy.
10) Świadczenie nieodpłatnej usługi asysty trwającej 36 miesięcy od podpisania umowy, polegającej na wypełnieniu treścią paneli niezadrukowanych (maksymalnie do 5 paneli), uzupełnienie treścią paneli częściowo uzupełnionych (maksymalnie do 6% łącznej ilości paneli), zmiany treści zawartej na panelu (zmiana treści dotyczy do 9% łącznej ilości paneli) lub zmiany kolejności paneli.

3. Opis techniczny przedmiotu zamówienia
1. Tablica informacyjna (część modułowa)
a) miejsce umieszczenia tablicy wewnątrz budynku A (parter) Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. Poleska 89, 15-874 Białystok – w miejscu aktualnie eksponowanej tablicy,
b) powierzchnia do ekspozycji tablicy wynosi 300 cm x 240 cm (podane wymiary oznaczają wysokość i szerokość ściany, na której ma być umiejscowiona tablica),
c) tablica wykonana jako jedna tablica dwumodułowa (dla treści głównej tablicy – nazwy Departamentów oraz ich lokalizacja w budynkach),
d) informacje i grafika z możliwością wymiany treści zawartej w poszczególnych panelach,
e) wykonana ze srebrnych, wymiennych, prostych, gładkich, aluminiowych profili,
f) panel tytułowy górny z informacją stałą w nagłówku (Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego),
g) panel dolny – logotyp, który zostanie udostępniony Wykonawcy po rozstrzygnięciu Zapytania ofertowego (logotyp: Europejskich Funduszy Strukturalnych i Inwestycyjnych),
h) profile wypełniające o wysokości minimum 50 mm (treść napisów stanowią nazwy Departamentów i ich komórek oraz ich lokalizację w budynkach), wysokość liter zgodna z projektem graficznym,
i) panele górny i dolny, nazwy Departamentów mogą być innego wymiaru,
j) szacowana przez Zamawiającego liczba znaków ze spacjami wynosi około 2100 znaków,
k) najdłuższa liczba znaków ze spacjami w jednym panelu wynosi – 100 znaków,
l) ilość paneli 56 szt. + 1 panel górny - tytułowy + 1 panel dolny - z logotypem, jednocześnie ostateczna ilość paneli będzie zależała od układu informacji w przyjętym do realizacji projekcie graficznym,
m) ilość niezadrukowanych paneli wynosi 5 szt., (mieszczą się one w ilości ogółem podanych paneli),
n) technika umieszczenia treści: litery cięte ploterem.

2. Oznakowanie budynków:
a) dwa oznakowania o następującej treści: „Budynek A”, „Budynek C”,
b) miejsce umieszczenia oznakowań wewnątrz budynku UMWP przy ul. Poleskiej 89, nad wejściem do budynku A oraz wejściem do budynku C,
c) oznakowanie wykonane z matowej płyty kompozytowej o grubości minimum 3 mm, obustronnie metalizowane.

4. Inne ustalenia
1. Wykonawca dokona wizji lokalnej parteru budynku A Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ul. Poleskiej 89 w Białymstoku i dokona niezbędnych pomiarów. Pomieszczenia można oglądać od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-15:00, po wcześniejszym telefonicznym uzgodnieniu wizyty. Wizja lokalna powinna być potwierdzona przez Zamawiającego, a potwierdzenie dołączone do oferty.
2. Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie jednorazowo po protokólarnym odbiorze przedmiotu zamówienia, na podstawie poprawnie wystawionej faktury, przelewem na konto Wykonawcy wskazane w umowie, w terminie 21 dni od dnia jej doręczenia Zamawiającemu.
3. Kryterium wyboru oferty stanowi - 100% cena. Oferta powinna zawierać cenę brutto wykonania całego zapytania ofertowego. Cenę podaną w ofercie należy określić z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
4. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną ze strony Wykonawcy.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.
Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach gdy:
1) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
2) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
4) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Oferty należy składać wyłącznie na Formularzu ofertowym – Załącznik nr 1 z dołączonym potwierdzeniem przeprowadzonej wizji lokalnej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Dotyczy zapytania ofertowego DRR-IX.433.3.7.2015 – Tablica informacyjna” w Kancelarii Ogólnej mieszczącej się na parterze budynku C Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ul. Poleskiej 89 w Białymstoku w nieprzekraczalnym terminie do 14.09.2015 r., do godz. 15:00, albo przesłać drogą pocztową lub kurierem na ww. adres. Natomiast w przypadku ofert przesłanych pocztą lub kurierem za dzień dostarczenia oferty uznaje się dzień i godzinę wpływu ww. oferty do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. Poleska 89, 15-874 Białystok.
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

UWAGA: Projekty graficzne powinny zostać przedstawione po podpisaniu umowy z Wykonawcą przedmiotu zamówienia.

Przedmiot zamówienia współfinansowany będzie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego
na lata 2007 – 2013.

W razie pytań, proszę o kontakt:
Pani Ewa Kobylińska tel. 85 66 54 497, ewa.kobylinska@wrotapodlasia.pl
Pani Jolanta Mosdorf tel. 85 66 54 340, jolanta.mosdorf@wrotapodlasia.pl