Białystok, dnia 19 sierpnia 2020 r.

BG.2601.14.35.2020

Zapytanie ofertowe

      W związku z panującym w Polsce stanem epidemii spowodowanym koronawirusem SARS-CoV-2 wywołującym chorobę COVID-19, Województwo Podlaskie podejmuje działania w celu zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania COVID-19 innych chorób zakaźnych poprzez zakup niezbędnych materiałów i środków ochrony indywidulanej dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.
      Zapraszam do złożenia oferty w szczególności przez przedsiębiorstwa prowadzące działalność na terenie Polski na dostawę środków ochrony indywidualnej związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

A. Opis przedmiotu zamówienia

„Sukcesywna dostawa maseczek jednorazowych w łącznej ilości 5500 sztuk (Część nr 1 -  800 szt., Część nr 2 – 4700 szt.) na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego ”

1. Wykonawca może złożyć ofertę na dostawę maseczek ochronnych jednorazowych zarówno dla całości zamówienia (Cześć 1 i 2) jak i dla poszczególnych części: Część 1 lub Część 2.
2. Wykonawca może dostarczyć maseczki ochronne  jednorazowe w „Terminach dostawy do UMWP” wskazanych w tabeli powyższej lub może dostarczyć zamówienie jednorazowo, jednakże nie później niż do dnia 11 września 2020 r.
3. Przedmiot zamówienia powinien:
• spełniać wymagania normy EN 14683
1) skuteczność filtracji bakteryjnej (BFE) jak dla masek typu Il lub IIR,
2) oddychalność (ciśnienie różnicowe - Pa) jak dla masek typu Il lub IIR,
3) biostatyczność (zachowanie czystości bakteryjnej), lub powinien być wykonany z materiału spełniającego powyższe wymagania wykonane z trójwarstwowej włókniny, wiązane z tyłu na troki lub posiadać gumkę umożliwiającą założenie maseczki o uszy, wykonane z materiału minimum 1 klasy palności,
• w części środkowej zakładki (harmonijka) umożliwiające dopasowanie maseczki do kształtu twarzy — zakrycie nosa, ust i brody,
• w jednej krawędzi wzmocnienie umożliwiające dopasowanie maseczki do nosa zapewniające szczelność przylegania,
• rozmiar wyrobu „na płasko” co najmniej 17,5 cm x 9 cm,  
• pakowany w indywidualne opakowanie (dotyczy Części nr 1), a następnie w opakowanie zbiorcze dotyczy Części nr 1 oraz Części  nr 2),
• oznakowanie opakowania zbiorczego zawierające informację, że produkt może być użyty wyłącznie w okresie podwyższonego zagrożenia epidemicznego i epidemii nie dłużej jednak niż w ciągu 30 dni od dnia zakończenia stanu epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 oraz dane producenta (nazwa, adres).

B. Zadania Wykonawcy przedmiotu zamówienia

1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć przedmiot zamówienia na swój koszt do lokalizacji Zamawiającego.
2. Wykonawca zobowiązany jest zawiadomić Zamawiającego co najmniej 1 dzień roboczy wcześniej o planowanym terminie dostarczenia przedmiotu zamówienia. Za dni robocze ustala się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wady i szkody powstałe w czasie transportu przedmiotu zamówienia do poszczególnych lokalizacji wskazanych przez Zamawiającego.
4. Przedmiot, o którym mowa w Zapytaniu, powinien posiadać najwyższą jakość, sprawność oraz wydajność.
5. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu przedmiotu zamówienia w terminach wskazanych w pkt A.
6. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z Zapytaniem ofertowym i/lub z Ofertą Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego przedmiotu zamówienia na wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z Zapytania ofertowego i Oferty Wykonawcy i faktycznie zrealizowanej dostawy w terminie ustalonym przez Zamawiającego.
7. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie  z obowiązującymi przepisami prawa.
8. Wszystkie artykuły powinny posiadać oznakowania/ulotki informacyjne w języku polskim informujące o producencie, dacie produkcji, sposobie użycia i wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego użytkowania przedmiotu zamówienia.

C. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie elektronicznej w języku polskim.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
3. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści, powinny być parafowane przez osobę/y uprawnioną/e  do reprezentacji.
4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. Kompletna oferta powinna zawierać:
a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);
b) wypełniony Załącznik do niniejszego Zapytania.
7. Ofertę w wersji elektronicznej należy przesłać na adres: bg@wrotapodlasia.pl
8. Termin złożenia oferty – 26 sierpnia 2020 r., godz. 10.00. Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

D. Kryterium oceny ofert

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% cena.
2. Wykonawcy zobowiązani są do bardzo starannego zapoznania się z przedmiotem zamówienia, warunkami wykonania i wszystkimi czynnikami mogącymi mieć wpływ na cenę zamówienia.
3. Cena wykonania zamówienia podana w ofercie musi być ceną brutto (razem z podatkiem VAT).
4. W formularzu ofertowym należy podać cenę oferty brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia do dwóch miejsc po przecinku.
5. Cena nie ulegnie zmianie przez cały okres realizacji zamówienia w ramach Części 1 (jedna dostawa) oraz w ramach Części 2 (dwie dostawy lub jedna dostawa).

E. Postanowienia dodatkowe

1. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym.
3. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, wycofa się z realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający, dopuszcza możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna na liście.
4. Aby zapewnić porównywalność wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu doprecyzowania i wyjaśnienia treści ofert.
5. O wynikach postepowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną  (za pośrednictwem e-maila). Od wyników postępowania nie przysługuje odwołanie.
6. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 14 dni od daty otrzymania poprawnie wystawionej faktury VAT i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy.
7. Faktury wystawiać należy w następujący sposób:
   Nabywca: Województwo Podlaskie
   15-888 Białystok
   ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1
   NIP: 542-25-42-016
   Odbiorca: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego.

F. Uwagi

1. Przewidywany termin realizacji zamówienia to wrzesień – październik 2020 r..
2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.
3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełniania.
4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.
5. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko części artykułów  w ramach Części 1 bądź Części 2).
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:
a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
7. Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania należy kierować na adres mailowy: bg@wrotapodlasia.pl
8. Zgodnie z uchwałą Rady Ministrów dopuszcza się do obrotu i używania środki ochrony indywidualnej oraz wyroby medyczne, jeżeli są dopuszczone do obrotu w innych państwach niż państwa członkowskie Unii Europejskiej i państwach członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronach umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym.

G.   Klauzula informacyjna 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że: 
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-888 Białystok,  ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 (www.bip.wrotapodlasia.pl).
2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).
4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie      przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

Załączniki:
Załącznik do Zapytania ofertowego - Formularz ofertowy.

                                                                                                                                                                                            Białystok, dnia 20 sierpnia 2020 r.
BG.2601.14.35.2020

                                                                                                                                                                                                      Wszyscy wykonawcy

           W związku  z ogłoszonym w dniu 19 sierpnia 2020 r. Zapytaniem ofertowym na „Sukcesywną dostawę  maseczek jednorazowych w łącznej ilości 5500 sztuk (Część nr 1 – 800 szt., Cześć nr 2 – 4700 szt.) na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego”, Zamawiający informuje, iż uzupełnił dokumentację o Załącznik stanowiący Wzór Umowy.

            Jednocześnie Zamawiający informuje, iż wydłużył termin składania ofert na dzień 27 sierpnia  2020 r. do godziny 10.00.

         Białystok, dnia 25 sierpnia 2020 r.

BG.2601.14.35.2020

                                                   WYKONAWCY  WSZYSCY

         Zamawiający informuje, iż w dniu 24.08.2020 r. wpłynęły pytania do Zapytania ofertowego BG.2601.14.35.2020 „Sukcesywna dostawa maseczek jednorazowych w łącznej ilości 5500 sztuk (Część nr 1 – 800 szt., Cześć nr 2 – 4700 szt.) na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego”, o następującej treści:

Pytanie nr 1:
Część nr 2: czy Zamawiający dopuszcza na złożenie oferty do Części nr 2?
Odpowiedź:
Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty tylko do Cześć nr 2.
Przedmiotowe zostało doprecyzowane i opisane w Zapytaniu ofertowym z dnia 19.08.2020 r. (pkt. A. Opis przedmiotu zamówienia. pkt. 1.)

Pytanie nr 2:
Część nr 2: czy Zamawiający dopuści maski o skuteczności filtracji bakteryjnej BFE 70% i ciśnieniu różnicowym Pa/cm2 65?
Odpowiedź:
Zamawiający nie dopuszcza maski o skuteczności filtracji bakteryjnej BFE 70% i ciśnieniu różnicowym Pa/cm2 65.
Zamawiający podtrzymuję zapisy Zapytania ofertowego (pkt. A. Opis przedmiotu zamówienia. pkt. 3.)
Ponadto uszczegółowiając
Norma europejska EN 14683, określa stopień filtracji bakteryjnej (BFE), różnicę ciśnień w celu pomiaru oporów oddechowych (żeby nie było w niej duszno) oraz odporność na przesiąkanie.
• Typ II (filtracja powyżej 98% bakterii w powietrzu),
• Typ IIR (maska dodatkowo odporna na przesiąkanie - chroni przed ekspozycją na krew i inne zakaźne płyny).

Pytanie nr 3:
Część nr 2: czy Zamawiający dopuści maseczki ochronne pakowane a’30szt. z przeliczeniem ilości?
Odpowiedź:
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany dotyczącej opakowania zbiorczego, opak. po 50 szt.  na: opakowania zbiorczego, opak. po 50 szt. lub opakowania zbiorczego, opak. po 30 szt.
Mając na uwadze powyższa zmianę oraz poszczególne części zamówienia tj.:
Cześć nr 1 – maseczki pakowane w indywidualne opakowania a następnie w opakowanie zbiorcze, opak. po 50 szt. lub  opak. po 30 szt.
Cześć nr 2 – maseczki pakowane w opakowanie zbiorcze, opak. po 50 szt. lub  opak. po 30 szt.

Jednocześnie Zamawiający informuje, iż termin składania ofert nie uległ zmianie i przypada na dzień 27 sierpnia  2020 r. do godziny 10.00.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że wszystkie wymagania zawarte w Zapytaniu ofertowym oraz najkorzystniejszą ofertę złożył:

w ramach:

Części 1 – VOLTEA Poland sp. z o .o. sp. k., ul. Bydgoska 19a, 86-065 Lisi Ogon – cena oferty brutto 432,00 zł (0,54 zł /szt.).

Części 2 – VOLTEA Poland sp. z o .o. sp. k., ul. Bydgoska 19a, 86-065 Lisi Ogon – cena oferty brutto 2 538,00 zł (0,54 zł /szt.).