Białystok, dnia     kwietnia 2020 r.

BG.2601.14.25.2020

Zapytanie ofertowe

W związku z ogłoszeniem w Polsce stanu zagrożenia epidemicznego, a obecnie stanu epidemii spowodowanego koronawirusem SARS-CoV-2 wywołującym chorobę COVID-19, Województwo Podlaskie podejmuje działania w celu zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania COVID-19
innych chorób zakaźnych poprzez zakup niezbędnych materiałów i środków ochrony indywidulanej dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

Zapraszam do złożenia oferty w szczególności przez przedsiębiorstwa prowadzące działalność
na terenie Polski na dostawę materiałów i środków ochrony indywidualnej związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

A. Opis przedmiotu zamówienia

B. Zadania Wykonawcy przedmiotu zamówienia

1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć przedmiot zamówienia na swój koszt do poszczególnych lokalizacji na terenie województwa podlaskiego, wskazanych przez Zamawiającego.

2. Wykonawca zobowiązany jest zawiadomić Zamawiającego co najmniej 1 dzień roboczy wcześniej o planowanym terminie dostarczenia przedmiotu zamówienia. Za dni robocze ustala się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wady i szkody powstałe w czasie transportu przedmiotu zamówienia do poszczególnych lokalizacji wskazanych przez Zamawiającego.

4. Przedmiot, o którym mowa w Zapytaniu, powinien posiadać najwyższą jakość, sprawność oraz wydajność.

5. Ostateczny odbiór dostarczonego przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia nastąpi w oparciu o protokół odbioru, który zostanie sporządzony po sprawdzeniu ilości i jakości dostarczonego przedmiotu zamówienia.

6. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu przedmiotu zamówienia w terminie nie dłuższym niż określony w ofercie.

7. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z Zapytaniem ofertowym i/lub z Ofertą Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego przedmiotu zamówienia na wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z Zapytania ofertowego i Oferty Wykonawcy i faktycznie zrealizowanej dostawy w terminie ustalonym przez Zamawiającego.

8. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

9. Wszystkie artykuły powinny posiadać oznakowania/ulotki informacyjne w języku polskim informujące o producencie, dacie produkcji, sposobie użycia i wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego użytkowania przedmiotu zamówienia.

 C. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie elektronicznej w języku polskim.

2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

3. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści, powinny być parafowane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji.

4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.

5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

6. Kompletna oferta powinna zawierać:

a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);

b) wypełniony Załącznik do niniejszego Zapytania.

7. Ofertę w wersji elektronicznej należy przesłać na adres: bg@wrotapodlasia.pl

8. Termin złożenia oferty – 17 kwietnia 2020 r., godz. 10.00. Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

 D. Kryterium oceny ofert

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium cena. Wykonawca nie musi składać oferty na całość przedmiotu zamówienia: może złożyć ofertę na wybrany asortyment oraz w ilościach jakimi dysponuje, jednak nie mniej niż 10 opakowań danego asortymentu.

E. Postanowienia dodatkowe

1. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik do niniejszego Zapytania ofertowego.

2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym.

3. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, wycofasię z realizacji przedmiotu zamówienia Zamawiający, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna na liście.

4. Aby zapewnić porównywalność wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu doprecyzowania i wyjaśnienia treści ofert.

5. O wynikach postepowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną  (za pośrednictwem e-maila). Od wyników postępowania nie przysługuje odwołanie.

6. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 14 dni od daty otrzymania faktury VAT
i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy.

7. Faktury wystawiać należy w następujący sposób:

Nabywca: Województwo Podlaskie

15-888 BiałystokKardynała Stefana Wyszyńskiego 1

NIP: 542-25-42-016

Odbiorca: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego.

F. Uwagi

1. Przewidywany termin realizacji zamówienia to II kwartał 2020 r. Zamawiający zastrzega, iż termin ten może ulec nieznacznemu przesunięciu.

2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.

3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełniania.

4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.

5. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych artykułów).

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający   zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

7. Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania należy kierować na adres mailowy: bg@wrotapodlasia.pl.

8. Zgodnie z uchwałą Rady Ministrów dopuszcza się do obrotu i używania środki ochrony indywidualnej oraz wyroby medyczne, jeżeli są dopuszczone do obrotu w innych państwach niż państwa członkowskie Unii Europejskiej i państwach członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronach umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym.

 G. Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:          

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-888 Białystok, Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 (www.bip.wrotapodlasia.pl).

2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).

4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.

6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

Załączniki:

Załącznik do Zapytania ofertowego - Formularz ofertowy.

Cena najkorzystniejszej ofert przekracza kwotę wskazaną we szacunku z dnia 14 kwietnia 2020 r. o 100 zł. W związku z tym, biorąc pod uwagę środki zabezpieczone w tegorocznym budżecie na realizację w/w zadania unieważniam postępowanie.