Biuro Administracyjno- Gospodarcze

BA-I.2512.2.2019                                                                                        

Białystok, dnia 04.02.2019 r.  

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na konserwację instalacji i urządzeń wentylacyjnych, grzewczo- wentylacyjnych, węzłów cieplnych oraz zestawu hydroforowego znajdujących się w siedzibach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.       

 I. Miejsce świadczenia usługi i rodzaj serwisowanych urządzeń:

Siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w budynkach położonych w Białymstoku przy:

 A) Kardynała  Stefana Wyszyńskiego 1:

 1. Centrale wentylacyjne firmy VTS Clima szt. 3 wraz z instalacją oraz nawilżacz parowy - szt.1

- przegląd raz na trzy miesiące.

2. Centrale wentylacyjne firmy KOMFOVENT wraz z instalacją - szt. 2                                                   

- przegląd raz na trzy miesiące.

3. Węzeł cieplny wraz z instalacją i automatyką w węźle cieplnym oraz instalację co w budynku

- przegląd raz na sześć miesięcy (wiosna, jesień).

4. Zestaw hydroforowy prod. F. Bartosz typu ZH OPA 2.03.3.SP (nr ser. 0557G23, rok prod.2004r) wraz z instalacją

- przegląd raz na sześć miesięcy (wiosna, jesień).

 B) gen. George’a Smitha Pattona 8:

1. Centrala grzewczo-wentylacyjna firmy VBW Clima wraz z instalacją - szt. 1 - przegląd raz na trzy miesiące.

2. Instalacja grzewczo-wentylacyjna wraz z wymiennikiem gruntowym: przewody, układy

    regulacyjne, nawiewniki i wyciągi  - przegląd raz na sześć miesięcy (wiosna, jesień).

3. Węzeł cieplny i instalacja co w budynku - przegląd raz na sześć miesięcy (wiosna, jesień).

 C) Poleskiej 89 w budynku A:

1. Centrale wentylacyjne firmy VTS Clima (VS-75, VS-30) wraz z instalacją - szt. 2 - przegląd raz na trzy miesiące.

2. Centrala wentylacyjna – REGO-400 wraz z instalacją - szt.1 - przegląd raz na trzy miesiące.

3. Instalacja co w budynku - przegląd raz na sześć miesięcy (wiosna, jesień).

 D) Poleskiej 89 w budynku C:

1. Centrale wentylacyjne firmy VTS Clima (VS-100, VS-15) - szt. 2 wraz z instalacją - przegląd raz  na trzy miesiące.

2. Centrala wentylacyjna REGO-400 wraz z instalacją - szt.1 - przegląd raz na trzy miesiące.

 3. Instalacja co w budynku - przegląd raz na sześć miesięcy (wiosna, jesień).

 II. Termin świadczenia usługi (obowiązywania umowy): 

1. Umowa zostanie zawarta na czas oznaczony tj. od 01.03.2019 r. do 28.02.2021 r. (24 miesiące).

2. Zleceniodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania czynności określonych niniejszym zapytaniem.

3. Rozwiązanie umowy może nastąpić w każdym czasie za porozumieniem stron.

III. Opis przedmiotu zamówienia:                  

1. Do obowiązków Zleceniobiorcy będzie należeć nadzór nad prawidłowym działaniem pracy urządzeń, dokonywanie okresowych przeglądów, napraw i konserwacji zgodnie z instrukcjami      eksploatacyjnymi urządzeń, regulacja i sprawdzenie prawidłowej pracy automatyki, w tym:

a) przegląd wewnętrznych podzespołów agregatów,

b) przeprowadzenie testów centrali,

c) sprawdzenie i ewentualna korekta parametrów pracy,

d) sprawdzenie mocowań mechanicznych w obrębie centrali,

e) kontrola wentylatorów,

f) kontrola pracy sprężarek,

g) kontrola stanu izolacji,

h) kontrola filtrów,

i) przegląd automatyki,

j) usunięcie osadu z cylindra, przewodów i pompy opróżniającej nawilżacza,

k) sprawdzanie układów freonowych,

l) czyszczenie skraplaczy.

2. Przeglądy będą ewidencjonowane w kartach serwisowych, a kopie protokołów dołączane do  faktury.

3. O zauważonym zużyciu urządzeń w wyniku eksploatacji i konieczności ich wymiany całkowitej lub

częściowej Zleceniobiorca powiadomi Zleceniodawcę z odpowiednim wyprzedzeniem.

4. Czas reakcji na zgłoszoną przez Zleceniodawcę usterkę lub wadę pracy urządzeń wynosi – 4 godziny.

5. Czynności nie objęte przedmiotem umowy Zleceniobiorca wykona na zlecenie Zleceniodawcy za dodatkowym, ustalonym wcześniej, wynagrodzeniem. Jednocześnie Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zlecenia tych prac innej firmie.

6. Koszty materiałów i części niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy pokrywać będzie  Zleceniodawca, natomiast koszty usługi pokrywać będzie Zleceniobiorca w ramach zawartej umowy na wykonywanie usług konserwacji instalacji i urządzeń.

7. Tytułem wynagrodzenia za wykonane czynności Zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie    ryczałtowe za okres pełnienia serwisu.

8. Wynagrodzenie ryczałtowe płatne będzie w czterech równych ratach (tj. co 6 miesięcy pełnienia  serwisu), pod warunkiem wykonania  czynności serwisowych przewidzianych w tym okresie.

9. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy w ciągu 14 dni od  daty otrzymania faktury.

10. Warunkiem wystawienia faktury przez Zleceniobiorcę jest dokonanie odbioru przez Zamawiającego wykonanych czynności .

11. Wykonawca oświadcza, iż jest uprawniony do dokonywania konserwacji instalacji i urządzeń wentylacyjnych, grzewczo- wentylacyjnych, węzłów cieplnych oraz zestawu hydroforowego znajdujących się w siedzibach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku oraz posiada wymagane prawem uprawnienia do wykonywania czynności określonych w ust.1.

 IV. Istotne postanowienia umowy

Załącznik Nr 2 do Zapytania ofertowego- Umowa (wzór)

V. Opis sposobu przygotowania i złożenia oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim.

2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do  dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji      podmiotu.

3. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez  siebie treści, powinny być parafowane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji.

4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.

5. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.

6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

7. Kompletna oferta powinna zawierać:

a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres mail);

b) wypełniony i podpisany Załącznik nr 1 (Formularz ofertowy) oraz Załącznik nr 3 (Oświadczenie Wykonawcy) do niniejszego Zapytania ofertowego.

8. Ofertę w wersji papierowej należy przesłać na adres:

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego          

Biuro Administracyjno – Gospodarcze               

15-888 Białystok,         

ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1         

(na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – Konserwacja instalacji i urządzeń     wentylacyjnych w UMWP”) lub przedłożyć osobiście (wyłącznie w zamkniętej kopercie) w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, Białystok ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 022 (parter) z podaniem łącznej kwoty brutto (za okres: 01.03.2019r. - 28.02.2021 r.) oraz  w rozbiciu na poszczególne lokalizacje.    

9. Termin złożenia oferty – 15.02.2019 r. (piątek ) do godz. 14:00.           

Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.        

 VI. Kryteria oceny i wyboru oferty

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego).       

2. Oferta podlega odrzuceniu w przypadku, gdy:    

a)  jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego;            

b) brak jest dokumentów lub podpisów osób uprawnionych pod dokumentami, o których mowa w części V pkt. 7 Zapytania ofertowego;        

c)  została złożona po terminie składania ofert, o którym mowa w części V pkt. 9.

VII. Postanowienia dodatkowe

1. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.

2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza cenowo, w oparciu o podane w zapytaniu kryterium wyboru i oceny ofert - 100 % łączna cena brutto oferty.

3. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy stanowiącej Załącznik nr 2 z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania  do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście.

4. Aby zapewnić porównywalność wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu doprecyzowania i wyjaśnienia treści przedstawionych ofert.

5. Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej Urzędu  https://przetargi.wrotapodlasia.pl w dziale  „Przetargi”, typ ogłoszenia: „Zamówienia nie objęte      ustawą Pzp”. Od wyników postępowania nie przysługuje odwołanie.

VIII. Uwagi

1. Przewidywany termin podpisania umowy: do 28 lutego 2019 r.

2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.

3. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający  zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

5. Ewentualne zapytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania proszę kierować do Pana Mirosława Jakimowicza, tel. 85 66 54 558, 609 970 127 lub Pana Tomasza Greś, tel. 85 66 54 552, 609 096 310. 

IX. Klauzula informacyjna 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:          

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Województwo Podlaskie, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-888 Białystok, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1     (www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl).
2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu     Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na     administratorze”).
4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

„Informuję, że w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia na konserwację instalacji i urządzeń wentylacyjnych w siedzibach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku w okresie 01.03.2019 r. – 28.02.2021 r. najkorzystniejszą ofertę złożyło: Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowo Usługowe „ICE GROUP” Dariusz Zajko, Mariusz Burba s.c.; 15-545 Białystok ul. Ciołkowskiego 88; NIP: 546-130-52-14; REGON: 451199469. Łączna kwota brutto (z podatkiem VAT) wynagrodzenia za wykonywanie czynności objętych postępowaniem wyniosła: 24 565,56 zł / 24 m-ce  (słownie złotych: dwadzieścia cztery tysiące pięćset sześćdziesiąt pięć 56/100).”