Zamawiający:
Województwo Podlaskie
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1
15-888 Białystok

1. Opis przedmiotu zamówienia: Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia będzie zobowiązany do:
Zrealizowania 8 filmów oraz 1 reportażu przedstawiającego przykłady dobrych praktyk operacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2014- 2020 w województwie podlaskim:

a)    Wartość zamówienia: O wyborze Wykonawcy zadecyduje przedstawienie najkorzystniejszej oferty przy założeniu, iż na realizację zamówienia Zamawiający przeznaczył kwotę 45.500,00 zł brutto (36.585,37 zł netto). Oferty nie powinny przekraczać tej wartości. Podana wartość powinna zawierać wszystkie cenotwórcze koszty. W przypadku, gdy najkorzystniejsza oferta przedstawia cenę wyższą, niż kwota, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, postępowanie może zostać unieważnione.

b)    Rodzaj oraz długość produkcji:
       •    przygotowanie 6 filmów o długości 2- 3 minut,
       •    przygotowanie 2 filmów o długości 1- 2 min,
       •    przygotowanie reportażu 8- 10 min
w jakości full HD przeznaczonych do prezentacji w telewizji o zasięgu co najmniej regionalnym oraz Internecie. Każdy z 8 realizowanych filmów będzie dotyczył oddzielnego przedsięwzięcia i nie będzie powiązany ze sobą poza źródłem finansowania tj. PROW 2014- 2020. Reportaż natomiast będzie swojego rodzaju podsumowaniem, w którym ukazane zostaną zalety wykorzystania środków europejskich pochodzących z PROW 2014- 2020. Materiał ten ma zachęcić potencjalnych Beneficjentów do korzystania ze środków pomocowych.

c)    Przedstawienie koncepcji:
      •    Po stronie Wykonawcy będzie leżało przygotowanie koncepcji zgodnej z wizją zaproponowaną w formularzu ofertowym każdego z 8 filmów oraz reportażu związanych z prezentacją dobrych praktyk zrealizowanych w ramach PROW 2014- 2020 w oparciu o założenia Zamawiającego z terenu województwa podlaskiego.
      •    Zaproponowane przez Wykonawcę 8 koncepcji zostanie przedstawionych do zaopiniowania w przeciągu 7 dni od daty podpisania umowy.
      •    Zamawiający ma prawo nanoszenia uwag w przeciągu 3 dni roboczych po dostarczeniu materiałów do akceptacji, które Wykonawca wykona bez dodatkowego wynagrodzenia.
      •    Miejsca które zostaną zaprezentowane jako modelowy przykład wykorzystania środków finansowych z PROW 2014- 2020 są następujące:
           -1 film- Gmina Szudziałowo „Podjęcie działalności gospodarczej w zakresie: nauka jazdy konnej, turystyka jeździecka i hipoterapia” oraz „Rozwój działalności Stanicy Kresowej poprzez budowę budynku służącego do odnowy biologicznej”
           -2 film- Gmina Szczuczyn „Przebudowa dróg gminnych na terenie miasta i gminy Szczuczyn- etap I” oraz „Przebudowa dróg gminnych na terenie miasta i gminy Szczuczyn- etap II”
           -3 film- Gmina Narew „Utworzenie zakładu produkcji cydru oraz win markowych Selmar”
          -4 film- Gmina Grodzisk „Budowa oranżerii w Podlaskim Ogrodzie Ziołowym” Ziołowy Zakątek Angielczyk Spółka Jawna
          -5 film- Gmina Czyżew „Remont zabytkowej dzwonnicy w Zespole Kościoła Parafialnego p.w. Św. Doroty w Rosochatem Kościelnym”, Gmina Stawiski „Renowacja zabytkowego kościoła w Zespole Poklasztornym Ojców Franciszkanów w Stawiskach poprzez wykonanie malatury” oraz Gmina Kulesze Kościelne „Renowacja zabytkowej plebanii parafii Rzymskokatolickiej p.w. Św. Bartłomieja Ap. w Kuleszach Kościelnych”
          -6 film- Gmina Łomża „Pracownia projektowa Stare Kupiski”
          -7 film- Gmina Orla „Zbiornik Antonowo- wiejskie centrum rekreacji i wypoczynku”
          -8 film- Gmina Łomża „Zagospodarowanie działki gminnej nr 1131/3 w miejscowości Jednaczewo poprzez budowę poprzez budowę ogólnodostępnej infrastruktury sportowo – rekreacyjnej”

d)    Dostarczenie scenariuszy:
       •    Po stronie Wykonawcy będzie leżało przygotowanie scenariuszy, ścieżek dialogowych, tekstów lektorskich.
       •    Zaproponowane przez Wykonawcę scenariusze zostaną przedstawione do zaopiniowania w przeciągu 7 dni od zaakceptowania koncepcji przez Zamawiającego.
       •    Zamawiający ma prawo nanoszenia uwag w przeciągu 3 dni roboczych po dostarczeniu materiałów do akceptacji, które Wykonawca wykona bez dodatkowego wynagrodzenia.

e)    Realizacja produkcji:
       •    Do zadań Wykonawcy należeć będzie przygotowanie planu zdjęciowego, wykonania niezbędnych ujęć w postaci zdjęć i filmów, przygotowania podkładu dźwiękowego oraz montaż treści.
       •    Materiał zostanie przygotowany w plenerze, a liczba dni zdjęciowych będzie zależeć od scenariuszy i sprawności Wykonawcy. Szacuje się, że w praktyce na przygotowanie jednego filmu powinno wystarczyć średnio 2 dni zdjęciowe.
       •    Wykonawca do realizacji filmów oraz reportażu zapewni niezbędny sprzęt tj. środek transportu, kamery umożliwiające rejestrowanie w jakości HD, aparaty fotograficzne, rejestratory dźwięku (mikrofony bezprzewodowe oraz kierunkowe do pracy na zewnątrz), oświetlenie, drona który zostanie użyty w przynajmniej 3 produkcjach.
       •    Wykonywane ujęcia będą wymagały użycia stabilizacji obrazu.
       •    Plany zdjęciowe mają być realizowane przy odpowiednich warunkach atmosferycznych tj. słonecznej pogodzie.
       •    W przygotowanym reportażu Wykonawca zamieści opinie Beneficjentów o wpływie środków finansowych pochodzących z PROW 2014- 2020 na rozwój obszarów wiejskich. Ponadto ukazane zostaną bezpośrednie korzyści wykorzystania środków finansowych z punktu widzenia osób prezentujących treści.
      •    Podczas realizacji zdjęć wymagane będzie zapewnienie osób prezentujących treści filmów (lektorów) oraz reportażu, statystów oraz niezbędnej obsługi technicznej.
      •    W realizacjach nie przewiduje się wykorzystywania komercyjnych utworów. Wykonawca powinien zapewnić sobie utwory na zasadach otwartej licencji.
      •    Po stronie Wykonawcy będzie leżało przygotowanie postprodukcji oraz gotowych plików do emisji opatrzonych czołówką, infografikami, planszami z logotypami KSOW (zgodnymi z księgą wizualizacji znaku PROW 2014- 2020 oraz Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki Województwa Podlaskiego otrzymanych od Zamawiającego).
      •    Wykonawca zobligowany jest do uzyskania zgód na publikację wizerunku osób biorących udział w filmach oraz reportażu oraz pozyska zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji przyszłej umowy oraz jej rozliczenia, a także dopełni obowiązku określonego w art. 13 i/lub 14 RODO.
      •    Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany fragmentów scenariuszy, jeśli na etapie produkcji pojawią się nowe okoliczności lub interesujące pomysły bazując na kreatywności Wykonawcy po akceptacji Zamawiającego.
      •    Zamawiający dokona oceny jakości przedstawionych materiałów w stosunku do zaprezentowanego linku umieszczonego w formularzu ofertowym, który stanowić będzie materiał porównawczy według którego Wykonawca zrealizuje zamówienie.
      •    Gotowe materiały w postaci 8 filmów oraz reportażu zostaną dostarczone na elektronicznym nośniku informacji np. płyta CD w całości do 30 września 2018r. bądź w dwóch etapach: I etap (5 filmów) do 15 września 2018r., II etap (3 filmy i reportaż) do 30 września 2018r.

2.    Termin realizacji: 30 września 2018r.

3.    Warunki udziału w postępowaniu:
a)    Złożenie oferty w terminie.
b)    Prowadzenie działalności gospodarczej zgłoszonej w CEIDG lub KRS zgodnej
z przedmiotem zamówienia (spełnienie przedmiotowego warunku będzie weryfikowane na podstawie wpisów w w/w rejestrach).
c)    Doświadczenie w realizacji przedsięwzięć o charakterze produkcji telewizyjnej, Internetowej jak: spoty reklamowe i promocyjne, filmy, animacje, reportaże opublikowane w latach 2014- 2018r. zamieszczone w formularzu ofertowym (spełnienie przedmiotowego warunku będzie weryfikowane na podstawie informacji zamieszczonych w ofercie wykonawcy dotyczących co najmniej jednej produkcji wykonanej w w/w okresie która będzie możliwa do obejrzenia poprzez wejście w link wskazany w ofercie).

4.    Kryteria wyboru ofert:
a)    55 pkt najniższa cena za realizację zamówienia,
b)    30 pkt doświadczenie/ potencjał Wykonawcy,
c)    10 pkt potencjał produkcji,
d)    5 pkt potencjał ekipy realizatorskiej.

Opis sposobu przyznawania punktacji:
a)    Kryterium ceny:
Za kryterium „cena” maksymalnie otrzymać można 55 pkt (liczone do dwóch miejsc po przecinku). Liczba punktów zostanie obliczona wg następującego wzoru:
                Cmin
        L.punktów = ------------------  x 55
                Coferty

L.punktów- liczba punktów za kryterium cena w ocenianej ofercie
Cmin- najniższa cena brutto jaka została zaoferowana w postępowaniu
Coferty- cena brutto jaka została zaoferowana w ocenianej ofercie

b)    Kryterium doświadczenia/ potencjał Wykonawcy do prawidłowego wykonania zamówienia
Za niniejsze kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 30 pkt.

Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w produkcji telewizyjnej, Internetowej. Zamawiający uzna dany materiał filmowy za spełniający kryteria pod warunkiem, iż:
     •    w portfolio będą uwzględnione produkcje filmowe, reportaże, spoty reklamowe i promocyjne, animacje opublikowane w latach 2014- 2018 r.,
     •    zostaną przedstawione linki do każdego z w/w materiałów pod którym Zamawiający może dokonać oceny prezentowanych treści,
     •    przedstawione materiały zostały zrealizowane na zamówienie instytucji państwowej, korporacji bądź firmy prywatnej,
     •    reportaże dotyczyć będą podsumowania przedsięwzięć takich jak targi, kongresy, wystawy, rocznice.

zrealizowanie od 1 do 5 produkcji telewizyjnych, Internetowych- 0 pkt
zrealizowanie od 6 do 10 produkcji telewizyjnych, Internetowych - 15 pkt
zrealizowanie od 11 do 15 produkcji telewizyjnych, Internetowych- 30 pkt

c)    Kryterium potencjału produkcji
Podstawą oceny będzie przedstawiony przez Wykonawcę link zrealizowanej produkcji, na podstawie, którego będzie oceniany profesjonalizm, doznania artystyczne, podejście do tematu przyszłej realizacji. Przedstawiony link będzie stanowił punkt odniesienia w zakresie oczekiwanej przez Zamawiającego jakości filmów wykonanych w ramach niniejszego zamówienia. Oceniany będzie sposób montażu prezentowanego materiału oraz kreatywność. Za kryterium potencjału produkcji Wykonawca może otrzymać od 0 pkt do 10 pkt opisany w poniższej tabeli.

Kryteria oceny                                                                                                                Punktacja
Użycie drona z kamerą full HD                                                                                             4 pkt
Profesjonalizm produkcji (tj. materiał jest jasny, przejścia są niezauważalne, płynne najazdy)    4 pkt
Zaangażowanie profesjonalnego aktora lub osoby znanej w prezentowanej produkcji               2 pkt
RAZEM                                                                                                                           10 pkt
Zamawiający pod pojęciem aktora rozumie osobę, która ukończyła studia kierunkowe jak aktorstwo, dziennikarstwo.
Zamawiający pod pojęciem osoby znanej rozumie osobę, która prowadzi/ła program telewizyjny, posiada profil na portalach społecznościowych który jest obserwowany przez minimum 10.000 obserwujących, osobę ze świata kultury.

d)    Kryterium potencjału ekipy realizatorskiej
Za niniejsze kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 5 pkt.
Kryteria oceny                                                                                                                                                                                                                                     Punktacja
Ekipa realizatorska składała się będzie z minimum 3 osób (oświetleniowca, operatora, montażysty)                                                                                                                  3 pkt
Osoba/y z ekipy realizatorskiej uczestniczyła/y w organizowanych konkursach filmowych, przeglądach na terenie kraju i otrzymała wyróżnienie bądź zajęła jedno z trzech miejsc.    2 pkt
RAZEM                                                                                                                                                                                                                                                   5 pkt

Oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt. W przypadku zdobycia przez oferentów takiej samej liczby punktów, Zleceniodawca dokona wyboru oferty w oparciu
o najkorzystniejszą wartość zamówienia. Jeżeli wartość ofert również będzie identyczna o wyborze będzie decydowała kolejność wpływu.

5.    Istotne postanowienia zamówienia:
a)    Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego, po wykonaniu przedmiotu  zamówienia w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego przez Wykonawcę, pod warunkiem, iż wpłynie ona do Zamawiającego w terminie 3 dni od dnia wystawienia. W przeciwnym wypadku zapłata nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego.
b)    Podstawą wystawienia faktury lub innego równoważnego dokumentu księgowego jest podpisane bez zastrzeżeń przez Zamawiającego protokołu odbioru usługi, potwierdzającego zgodność przedmiotu zamówienia z poszczególnymi obowiązkami Wykonawcy.
c)    Przeniesienie autorskich praw majątkowych na Zamawiającego z chwilą dostarczenia materiału do siedziby Zamawiającego.

6.    Informacja na temat wykluczenia
Oferta będzie podlegała wykluczeniu w przypadku gdy:
a)    została złożona po terminie składania ofert,
b)    treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
c)    została złożona przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu.

7.    Określenie możliwości składania ofert częściowych:
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych w ramach przedmiotu zamówienia.

8.    Określenie warunków zmiany umowy
Zamawiający nie przewiduje zmiany warunków umowy.

9.    Termin i sposób złożenia oferty: Ofertę w postaci załączonego formularza ofertowego należy dostarczyć w zamkniętej kopercie z opisem: „Realizacja 8 filmów oraz 1 reportażu o charakterze informacyjno- promocyjnym na temat operacji zrealizowanych w ramach PROW 2014- 2020” do Sekretariatu Regionalnego Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich, ul. Kilińskiego 16 w Białymstoku, pokój nr 9 w terminie do 23.07.2018r. potwierdzone datą wpływu do Urzędu.
Ewentualne zapytania proszę kierować na wskazany e-mail: ksow@wrotapodlasia.pl lub dariusz.jurkowski@wrotapodlasia.pl lub nr tel. (85) 66 54 207.

10.    Złożona oferta powinna zawierać co najmniej:
a)    Dane identyfikujące ofertę (nazwa, adres, NIP/ PESEL, tel. kontaktowy),
b)    Wartość oferty brutto i netto,
c)    Dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności gospodarczej, dorobek Wykonawcy oraz kwalifikacje ekipy realizatorskiej.

Zamawiający dopuszcza możliwość poprawy formularza ofertowego w przypadku wystąpienia oczywistych omyłek pisarskich.

11.    Czy Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez wybory żadnej oferty:
Tak

12.    Załączniki:
a)    Formularz ofertowy,
b)    Projekt umowy,
c)    Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r informuję, iż:
1.    Administratorem Pani/Pana danych osobowych zebranych w procesie realizacji operacji jest Zarząd Województwa Podlaskiego, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1. 15-888 Białystok, tel. +48 (85) 66 54 549, e-mail: kancelaria@wrotapodlasia.pl, www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl.
2.    Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych- e-mail: iod@wrotapodlasia.pl.
3.    Dane osobowe będą przetwarzane w celu wyłonienia Wykonawcy do realizacja 8 filmów oraz 1 reportażu o charakterze informacyjno- promocyjnym na temat operacji zrealizowanych w ramach PROW 2014- 2020, realizacji przyszłej umowy oraz jej rozliczenia w ramach Pomocy Technicznej PROW 2014-2020. Podstawą prawną przewarzania danych osobowych jest art. art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
4.    Pani/Pana dane osobowe będą ujawnione osobom upoważnionym przez administratora danych osobowych, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5.    Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa dotyczących rozliczenia projektu.
6.    Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz  prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7.    Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości uczestnictwa w procesie wyłonienia wykonawcy.
8.    Przysługuje Pani/ Panu prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
9.    Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

W wyniku przeprowadzonego procesu oceny ofert na „Realizację 8 filmów oraz 1 reportażu o charakterze informacyjno- promocyjnym na temat operacji zrealizowanych w ramach PROW 2014- 2020 oceniono 13 złożonych ofert:

1. Ars Media Anna Gryczon
2. Artgraphic Multimedia
3. Parkos Media
4. Film Busters Paweł Son Ngo
5. Leader Film Sławomir W. Malinowski
6. Agencja filmowo- reklamowa AIMART Lech Wilczaszek
7. Golden Storm Film- Artur Brzozowski
8. Paweł Popko Rollingstream.tv
9. DreamLightz Studio Maciej Słupski
10. JM Jarosław Moskwa
11. BIA24 Sp. z o.o.
12. Drone x vision Marcin Woźniak
13. Mucha na dziko s.c. Ł. Seweryński, H. Buharewicz, D. Wappa

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyła Agencja filmowo- reklamowa AIMART Lech Wilczaszek ul. Boh. Kragujewca 6/35, 85- 863 Bydgoszcz przedstawiając ofertę o wartości brutto 18.200,00 zł.