ZAPYTANIE OFERTOWE NA:

 Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1342 z późn. zm.).

Nr postępowania OR-VII-272.1.2020

I. Nazwa i adres Zamawiającego

Województwo Podlaskie - Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1

15-888 Białystok

NIP 542-25-42-016               

REGON 050658404

Strona internetowa: www.wrotapodlasia.pl

Godziny urzędowania:

poniedziałek: 08.00 - 16.00
wtorek - piątek: 07.30 - 15.30

 II. Tryb udzielenia zamówienia

1. Do niniejszego zamówienia nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 roku, poz. 1843, zwanej dalej “Ustawą”) – zgodnie z art. 4 pkt 4)
2. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.

III. Opis przedmiotu i zakresu zamówienia

 kod CPV: 66131100-8 Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe

Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej
   i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1342 z późn. zm.) zwanej dalej ustawa o PPK.
2. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca:

1) będzie wykonywał obowiązki wynikające z ustawy o PPK;

2) opracuje wstępny harmonogram wdrożenia w uzgodnieniu z Zamawiającym;

3) nie będzie pobierał żadnych innych opłat, oprócz opłat za zarządzanie, prowadzenie i opłat za osiągnięty wynik;

4) dostarczy bezpłatnie materiały informacyjne w wersji papierowej i elektronicznej dla pracowników po podpisaniu umowy o zarządzanie PPK;

5) bezpłatnie przeprowadzi spotkania informacyjne w formie online ( za pomocą środków komunikacji elektronicznej) bądź jeśli Zamawiający podejmie taką decyzję w formie stacjonarnej (tj. w siedzibie Zamawiającego) włączanym wymiarze (do 12 godzin)w terminach wskazanych przez Zamawiającego po podpisaniu umowy o zarządzanie PPK; planowane zorganizowanie szkoleń w marcu 2021 r.;

6) bezpłatnie przeprowadzi w formie online (za pomocą środków komunikacji elektronicznej) bądź jeśli Zamawiający podejmie taka decyzję w formie stacjonarnej (tj. w siedzibie Zamawiającego) szkolenia uczestników PPK w zakresie obsługi administracyjnej indywidualnego konta w terminie ustalonym z Zamawiającym po podpisaniu umowy o prowadzenie PPK w wymiarze 5 spotkań po 1 h każde w dniach 15-30 kwietnia 2021 r. oraz dostarczy Zamawiającemu instrukcję obsługi konta, z której będzie można korzystać w dowolnym momencie;

7) bezpłatnie przeprowadzi w formie online (za pomocą środków komunikacji elektronicznej) bądź jeśli Zamawiający podejmie decyzję w formie stacjonarnej  ( tj. w siedzibie Zamawiającego) szkolenie dla osób z Referatu Płac i Referatu Kadr w zakresie obsługi modułu dla pracodawcy w terminie ustalonym z Zamawiającym w wymiarze dwóch spotkań po 4h każde w terminie wskazanym przez Zamawiającego;

8) zapewni niezbędne wsparcie przy dostosowaniu programu kadrowo-płacowego KOMAX posiadanego przez Zamawiającego;

9) przygotuje pełną dokumentację i wzory dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej;

10) wyznaczy dedykowanego opiekuna;

11) zapewni ochronę danych osobowych pracowników.

3. Zamawiający, według stanu na dzień 16.11.2020 r. zgodnie z definicją zawartą w ustawie o PPK zatrudnia 797 pracowników, według struktury wiekowej osób określonej w załączniku nr 2 do niniejszego ogłoszenia. 

IV. Oferty wariantowe i częściowe.

1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

 V. Warunki udziału w postępowaniu

1. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:

1) posiadają wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju;

2) znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie oferowanych usług;

3) nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/likwidacji oraz nie została ogłoszona wobec nich upadłość/ likwidacja;

4) dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonywania oferowanych usług;

5) W przypadku gdy treść oferty oraz złożonych przez Wykonawcę dokumentów jest niepełna, lub zawiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w zapytaniu, Zamawiający może, w uzasadnionych przypadkach, zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień, w wyznaczonym terminie;

6) Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;

7) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą po dokonaniu oceny ofert zgodnie z zasadami opisanymi w Rozdziale VII.

2. Weryfikacja spełnienia warunków, o których mowa powyżej odbędzie się na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania oraz załączników.

 VI. Termin realizacji zamówienia i związania z ofertą

1. Zawarcie umów o prowadzenie PPK najpóźniej do 26 marca 2021r.
2. Zawarcie umowy o zarządzanie najpóźniej PPK do 10 kwietnia 2021 r.
3. Umowy zostaną zawarte na wzorze stosowanym przez Wykonawcę.
4. Umowa o prowadzenie konta zostanie podpisana na okres 4 lat z możliwością jej wypowiedzenia na warunkach przedstawionych w art.12 ustawy o PPK.
5. Składający ofertę jest z nią związany co najmniej do 10 kwietnia 2021 r. W przypadku zmiany obowiązkowego terminu zawarcia umów o zarządzanie PPK termin związania ofertą jest wydłużony do terminów wyznaczonych przez Ustawodawcę.

 VII. Kryteria oceny ofert  i sposób obliczania ceny

1. Zamawiający przy wyborze oferty będzie się kierował poniższymi kryteriami o następującym wagach:

1) wynagrodzenie za zarządzanie PPK [%] – 60%

2) wynagrodzenie za osiągnięty wynik [%]– 20%

3) stopa zwrotu – 10%

4) doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami Inwestycyjnymi lub emerytalnymi -10 %

2. Znaczenie i opis oceny poszczególnych kryteriów oferty:

3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta Wykonawcy, która uzyska łącznie największą liczbę punktów (C) w ramach kryteriów oceny ofert, zgodnie z poniższym wzorem:

Ostateczna ocena punktowa (C) wyliczana będzie wg wzoru:

C = WS + WZ + SZ + DI; gdzie:

WS – oznacza kryterium „wynagrodzenie stałe za zarządzanie PPK [%]”

WZ – oznacza kryterium „wynagrodzenie zmienne za osiągnięty wynik [%]”

SZ – oznacza kryterium „stopa zwrotu”

 DI – oznacza kryterium „doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami   

 Inwestycyjnym lub emerytalnymi”

1) Punkty zostaną obliczone w zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku.

2) Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

4. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższym wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK, a jeżeli zostały złożone oferty        takiej samej wartości (wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK), Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
5. Zamawiający jest uprawniony do swobodnego wyboru najkorzystniejszej oferty, która jest zgodna z wymaganiami Zamawiającego oraz jest zgodna z interesem Zamawiającego
6. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

 VIII. Termin, miejsce i sposób składania oferty

1. Ofertę należy złożyć do 18 grudnia 2020 do godz. 10.00, drogą elektroniczną e- mail na adres: ppk@wrotapodlasia.pl (decyduje data i godzina wpływu do Urzędu Zamawiającego) lub w formie pisemnej w siedzibie Zamawiającego: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok, pok. 123.
2. Na kopercie powinno być oznaczenie„ Oferta – PPK”.
3. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.

 IX. Sposób przygotowania oferty

1. Oferta winna zawierać:

1) Wypełniony formularz oferty stanowiący załącznik nr 1 do zapytania. Wartości w formularzu ofertowym podajemy, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.

2) Wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.

3) Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, osobę/y reprezentującą/e Wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze, osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy albo osobę /y działającą/e na podstawie pełnomocnictwa, przy czym pełnomocnictwo to musi być załączone do oferty jako oryginał albo kopia poświadczona notarialnie. Akceptowane jest przesłanie skanu oryginałów dokumentów. Zamawiający zastrzega możliwość wezwania do przesłania oryginałów wszystkich wymaganych dokumentów od Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana w wyniku niniejszego postępowania.

4) Projekty wzorów umów na zarządzanie i prowadzenie PPK.

Zaproponowane wzory mogą podlegać negocjacjom i wymagają akceptacji Zamawiającego.

 X. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami.

1. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami jest Hanna Sawicka, adres e- mail:ppk@wrotapodlasia.pl
2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści Zapytania. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
3. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi Wykonawców umieszczając informację na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

 XI. Termin związania ofertą.

1. Składający ofertę jest nią związany co najmniej do 10 kwietnia 2021 r. W przypadku zmiany obowiązkowego terminu zawarcia Umów o zarządzanie PPK termin związania ofertą jest wydłużony do terminów wyznaczonych przez Ustawodawcę.

 XII. Uwagi końcowe

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1) Unieważnienia postępowania przetargowego na każdym etapie bez podania przyczyny.

2) Poprawienia oczywistej omyłki rachunkowej z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowej dokonanych poprawek.

3) Poprawienia oczywistej omyłki pisarskiej.

 XIII. Załączniki do zapytania ofertowego:

1. Załącznik nr 1– formularz ofertowy
2. Załącznik nr 2 – struktura wiekowa osób zatrudnionych w rozumieniu art. 2 ust.1 pkt.18 ustawy o  PPK według stanu na dzień 16.11.2020 r.
3. Załącznik nr 3 – klauzula informacyjna