Biuro Administracyjno- Gospodarcze                                                                    

Białystok, 04.02.2019 r.

BA-I.2510.8.2019

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na wykonanie prac malarskich w pomieszczeniach biurowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

I. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Wykonanie prac malarskich oraz ich rozliczenie (fakturowanie) będzie odbywało się sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego.

2. W zakres prac wchodzi:

1) Wykonanie wszystkich prac przygotowawczych, m.in. wyniesienie i wniesienie mebli i sprzętu biurowego, niezbędne zabezpieczenie elementów, powierzchni nie malowanych folią, zdjęcie i powtórny montaż osprzętu elektrycznego.

2) Wykonanie naprawy i wyrównania powierzchni, likwidacji niepotrzebnych elementów mocujących – kołków, wkrętów, w tym: wykonanie gładzi gipsowych na powierzchniach tego wymagających oraz wyprowadzenie i wyrównanie powierzchni w strefie cokołowej i na stykach malowanych płaszczyzn, wyprowadzenie pionów na narożnikach, osadzenie listew narożnikowych i prowadzących, wykonanie w celu naprawy i wyrównania powierzchni prac tynkarskich.

3) Gruntowanie, oraz wg. potrzeb nałożenie warstwy szczepnej, wykonanie uszczelnień, spoiny pomiędzy stolarką i parapetami a elementami malowanymi.

4) Dwukrotne malowanie.

5) Usunięcie taśm i folii zabezpieczających, sprzątnięcie pomieszczeń po wykonanych pracach.

6) Utylizacja zużytych i zdemontowanych materiałów i opakowań, w tym gruzu, resztek środków i materiałów.

3. Zamawiający wymaga do przeprowadzenia prac użycia następujących materiałów:

1) Farba do malowania ścian: STO Opticryl SatinMAT lub Caparol Latex Samt10.

2) Farba do malowania sufitów: STO Opticryl MAT lub Caparol Capa Silan.

3) Środki gruntujące i szczepne – wg zaleceń producenta użytych farb.

4) Pozostałe materiały i środki: wg propozycji Wykonawcy po akceptacji Zamawiającego.

II. Istotne postanowienia umowy:

 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego nr BA-I.2510.8.2019 z dn. 04.02.2019 r.: UMOWA - WZÓR

III. Inne ustalenia:

1. Zamawiający oczekuje złożenia oferty w formie ryczałtowej za 1 m² malowanej powierzchni (jedna cena dla sufitu, ościeży i ścian) oddzielnie dla farb STO i CAPAROL.

2. Oferowana kwota ryczałtowa za 1 m² obejmuje wszelkie czynności i materiały związane z:

robotami przygotowawczymi, profesjonalnym przygotowaniem podłoża, wykonaniem niezbędnych prac naprawczych, w tym tynkarskich, pracami malarskimi, a także wszelkie czynności i koszty związane z utylizacją i transportem.

3. Rozliczenie prac będzie następowało sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego. Po wykonaniu prac malarskich wskazanych przez Zamawiającego pomieszczeń i dokonaniu ich protokólarnego odbioru Wykonawca wystawi fakturę w celu ich rozliczenia. Do tego celu Wykonawca sporządzi czytelny obmiar pomalowanej powierzchni w rozbiciu na poszczególne pomieszczenia. Do obmiaru powierzchni malowanej nie wchodzi powierzchnia zajmowana przez stolarkę i ślusarkę budowlaną, tzn. okna drzwi i witryny. Wszystkie powierzchnie malowane, ściany, sufity i ościeża są objęte jedną, tą samą ceną ryczałtowa za 1 m² (z rozróżnieniem ceny dla farb STO i CAPAROL).

4. Zamawiający nakłada na Wykonawcy/Oferencie obowiązek dokonania przed złożeniem oferty oględzin i pomiarów z natury pomieszczeń (równości i stanu powierzchni oraz stosowanej w urzędzie kolorystyki farb) w celu prawidłowego sporządzenia oferty ryczałtowej. Wykonanie oględzin zostanie potwierdzone przez Zamawiającego.

5. Zamawiający dokona przy każdorazowej sukcesywnej realizacji prac malarskich wyboru kolorystyki farb na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę wzorników.

6. Wszystkie materiały powinny być dopuszczone do obrotu i stosowania oraz posiadać niezbędne certyfikaty i atesty.

7. Gwarancja na prace malarskie i użyte materiały: min 60 miesięcy.

8. Wykonawca dostarczy przed odbiorem prac certyfikaty, deklaracje zgodności i atesty użytych materiałów. Dostarczenie w/w dokumentów będzie warunkiem rozpoczęcia czynności odbiorowych. Odbiór będzie przeprowadzony w terminie trzech dni od zgłoszenia gotowości do odbioru i dostarczenia w/w dokumentów.

9. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji robót zgodnie z jego potrzebami. Łączna wartość robót objętych niniejszym zapytaniem nie może przekroczyć kwoty 50.000,00 zł brutto. Zmniejszenie lub zwiększenie przewidzianej do realizacji wartości robót oraz wybór kolorystyki malowanych pomieszczeń nie może wpłynąć na zmianę cen jednostkowych za 1 m² zaproponowanych w ofercie dla poszczególnych rodzajów farb ani powodować roszczeń do Zamawiającego z tytułu nie wykonania całego zakresu prac objętego niniejszym zapytaniem.

10. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją robót Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.

11. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania powykonawczego rozliczenia robót na podstawie KNR-ów lub innych cenników. Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur, jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami zapytania ofertowego.

 IV. Opis sposobu przygotowania i złożenia oferty:

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim.

2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do    reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej      czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

3. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie    treści, powinny być parafowane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji.

4. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.   

5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.  

6. Kompletna oferta powinna zawierać:    

1) dane rejestrowe Wykonawcy;         

2) referencje potwierdzające fachowość i rzetelność wykonywania czynności objętych zapytaniem;      

3) potwierdzenie wykonania oględzin, o którym jest mowa w cz. III, ust.4 niniejszego zapytania         

7. Ofertę w wersji papierowej należy przesłać na adres:                     

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego                  

Biuro Administracyjno – Gospodarcze         

15-888 Białystok,                    

ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1      

(na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – Prace malarskie 2019”) lub przedłożyć osobiście (wyłącznie w zamkniętej kopercie) w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, Białystok ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 022 (parter) z podaniem ryczałtowej kwoty brutto za 1m² proponowanej za wykonanie w/w prac, oddzielnie dla farb    STO oraz farb CAPAROL.   

9. Termin złożenia oferty – 12 lutego 2019 r. (wtorek) do godz. 12:00.   

Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.        

V Pozostałe terminy:

1. Wymagany termin wykonania prac: sukcesywnie wg bieżących potrzeb Zamawiającego w terminie:     

od daty zawarcia umowy do dnia 31.12.2019 r.

2. Termin przystąpienia do realizacji: każdorazowo 10 dni roboczych od daty powiadomienia przez Zamawiąjącego o planowanej sukcesywnej realizacji prac.

3. Termin płatności: 21 dni od odbioru robót potwierdzonego protokółem odbioru na podstawie wystawionej faktury VAT.

VI Kryteria wyboru oferty:

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% cena oferty brutto z podatkiem VAT (przy spełnieniu oczekiwań i warunków Zamawiającego).

2. Oferta podlega odrzuceniu w przypadku, gdy:   

a) jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego;   

b) brak jest dokumentów lub podpisów osób uprawnionych pod dokumentami, o których mowa w części IV pkt. 2 i 6 Zapytania ofertowego;              

c) została złożona po terminie składania ofert, o którym mowa w części IV pkt. 9.

VII. Postanowienia dodatkowe:

1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza cenowo, w oparciu o podane w zapytaniu kryterium wyboru i oceny ofert - 100 % łączna cena brutto oferty.

2. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy stanowiącej Załącznik nr 1 z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście.

3. Aby zapewnić porównywalność wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu doprecyzowania i wyjaśnienia treści przedstawionych ofert.

4. Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej Urzędu https://przetargi.wrotapodlasia.pl w dziale „Przetargi”, typ ogłoszenia: „Zamówienia nie objęte ustawą Pzp”. Od wyników postępowania nie przysługuje odwołanie.

VIII. Uwagi:

1. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.

2. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:   

a)powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,    

b)cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający  zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,              

c)wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,             

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

4. Ewentualne zapytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania proszę kierować do Pana Mirosława Jakimowicza, tel. 85 66 54 558, 609 970 127 lub Pana Tomasza Greś, tel. 85 66 54 552, 609 096 310.  

IX Klauzula informacyjna:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:      

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Województwo Podlaskie, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-888 Białystok, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 (www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl).

2) Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl

3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).

4) Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.

6) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.

7) Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.

9) Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

„Informuję, że w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia na wykonywanie prac malarskich w pomieszczeniach biurowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku w 2019 r. najkorzystniejszą ofertę złożyła spółka: Usługi Remontowo- Budowlane s.c. Krzysztof Chrzanowski, Radosław Brodziński; 15-869 Białystok ul. Radzymińska 7 lok. U3; NIP: 966-14-56-753; REGON: 050674455. Ryczałtowa kwota brutto za 1 m²  (z podatkiem VAT) wynagrodzenia za wykonywanie czynności objętych postępowaniem wyniosła: - 56,21 zł / m² (słownie złotych: pięćdziesiąt sześć 21/100)   - farba CAPAROL; - 57,20 zł / m² (słownie złotych: pięćdziesiąt siedem 20/100)- farba STO. ”

„ W związku z zaistnieniem okoliczności, o których mowa w Części VIII ust. 3 lit. d  Zapytania ofertowego nr BA-I.2510.8.2019 z  dnia 18.02.2019 r. postępowanie na  wykonywanie prac malarskich w 2019 r. w pomieszczeniach biurowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego  w Białymstoku zostało w całości unieważnione. Postępowanie obarczone jest wadą  uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. W zapytaniu ofertowym wystąpiły niejednoznaczne zapisy w zakresie obowiązku dostarczenia wraz z ofertą dokumentów rejestrowych. Informuję również, że nowe postępowanie na wykonywanie prac malarskich w 2019 r. zostanie wkrótce wznowione, a  Zapytanie ofertowe zostanie opublikowane na stronie internetowej Urzędu: https://przetargi.wrotapodlasia.pl ”, typ ogłoszenia: „Zamówienia nie objęte ustawą Pzp”.