Zapytanie ofertowe dotyczące zakupu dostępu do internetu bezprzewodowego (184 kart SIM)  oraz modemów (60 sztuk) na okres 2 lat

Zwracamy się z zapytaniem ofertowym polegającym na zakupie dostępu do internetu bezprzewodowego na okres 2 lat od dnia 01.07.2020r do dnia 30.06.2022r.

Zamówienie obejmuje:

• łącznie zakup 60 sztuk modemów USB;
• 184 karty SIM z usługą dostępu do internetu bezprzewodowego. Miesięczny limit danych wynosi 40 GB dla 181 numerów MSISDN oraz 200 GB dla 2 numerów MSISDN i 100 GB dla
  1 numeru MSISDN. Wyczerpanie tych limitów przed upływem danego okresu rozliczeniowego powinno skutkować spadkiem przepustowości, bez blokady usługi internetu i naliczania dodatkowych opłat – do rozpoczęcia kolejnego cyklu rozliczeniowego.

Wymagania formalno-prawne dotyczące realizacji umowy zawarte są w Załączniku Nr 1. Wymagania techniczne odnośnie urządzeń i usług internetu mobilnego zamieszczono w 
Załączniku  Nr  2. Wzór umowy, która będzie podpisana z wyłonionym w zapytaniu ofertowym Wykonawcą, zamieszczono w Załączniku Nr 3. Warunkiem koniecznym do sporządzenia oferty jest spełnienie wszystkich wymagań zawartych w Załącznikach Nr 1, 2 oraz zapoznanie się ze wzorem umowy i jego akceptacja. W przeciwnym wypadku dana oferta nie będzie rozpatrywana. Złożenie oferty będzie równoznaczne z akceptacją treści Załączników Nr 1-3.

Zamawiający określa że w czasie trwania umowy, w ramach tzw. dosprzedaży dokupi maksymalnie:  

• 30 nowych kart SIM z numerami MSISDN i limitem danych 40 GB, 100 GB, 200 GB w cenie przedstawionej w ofercie;
• maksymalnie 15 modemów USB w cenie z oferty.

Możliwość dosprzedaży nie jest dla Zamawiającego wiążąca i będzie wykorzystana tylko w razie potrzeby. Zamawiający może w ogóle nie skorzystać z tej możliwości ponieważ w chwili ogłoszenia zapytania ofertowego nie jest w stanie przewidzieć czy dodatkowe numery oraz modemy będą mu w przyszłości potrzebne oraz w jakiej dokładnie ilości. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokupienia kart SIM czy modemów USB przez cały okres zawartej umowy, a ostatnie zamówienia będą mogły być złożone na co najmniej pełny ostatni miesiąc umowy – czyli do dnia 31 maja 2022r.    

Inne ustalenia:

1. Kryterium wyboru oferty stanowi - 100% cena. Cenę oferty należy podać w złotych polskich brutto z dokładnością do jednego grosza. Zakupem gwarantowanym po podpisaniu umowy jest zamówienie na łącznie 184 karty SIM z usługą internetu oraz zakup 60 modemów USB, dlatego kwotą braną pod uwagę w wyborze najkorzystniejszej oferty, będzie „Kwota brutto za abonamenty i modemy USB dla numerów zamówionych na początku umowy” – z Załącznika Nr 4 czyli oferty wykonawcy. Maksymalna szacowana kwota zamówienia, uwzględniająca maksymalną przewidywaną dosprzedaż w czasie trwania umowy, będzie proporcjonalnie wyższa, jednak nie mając pewności ile Zamawiający na pewno dokupi w trakcie umowy, nie możemy tej kwoty uwzględniać przy wyborze najkorzystniejszej oferty.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną ze strony Wykonawcy. Do oferty powinno być dołączone upoważnienie.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

4. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w przypadkach, gdy :

• powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
• cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
• wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

Ofertę w postaci wypełnionej wyłącznie w żółtych komórkach tabeli z Załącznika nr 1, wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć drogą elektroniczną. Oferta ta powinna być zabezpieczona hasłem, które zostanie przesłane Zamawiającemu w ciągu 30 minut od upływu terminu składania ofert. Zamawiający wymaga aby oferta złożona w formie elektronicznej opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do działania w imieniu Wykonawcy.

• Ofertę należy przesłać na adres email si@wrotapodlasia.pl w nieprzekraczalnym terminie do godz. 12:00 dnia 09.06.2020 r. Hasło do oferty przesłane zostanie na ten sam adres e-mail w ciągu 30 minut od upływu terminu składania ofert.
• Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

W razie jakichkolwiek pytań, prosimy kierować je na adres e-mail: si@wrotapodlasia.pl najpóźniej do dnia 05.06.2020r do godz.12.00. Na pytania przesłane po tym terminie Zamawiający nie musi udzielać odpowiedzi.

Załącznik Nr 1 – Wymagania formalno-prawne dotyczące realizacji umowy

Załącznik Nr 2 – Wymagania techniczne odnośnie urządzeń i usług internetu mobilnego

Załącznik Nr 3 – Wzór umowy

Załącznik Nr 4 – Oferta Wykonawcy

 Odpowiedź na pytanie z dnia 03.06.2020 dotyczącego usunięcia warunku podpisu elektronicznego lub dopuszczenie możliwości złożenia oferty papierowej

W odpowiedzi na pytanie do Zapytania ofertowego dotyczącego zakupu dostępu do internetu bezprzewodowego (184 kart SIM)  oraz modemów (60 sztuk) na okres 2 lat informujemy,

W odpowiedzi na pytanie do Zapytania dotyczące zakupu dostępu do Internetu bezprzewodowego (184 kart SIM)  oraz modemów (60 sztuk) na okres 2 lat informujemy, że:

Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w formie papierowej.

Oferta taka powinna zostać złożona w formie papierowej i być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania tej oferty oraz opatrzona pieczęcią firmową. Do oferty powinien być dołączony oryginał upoważnienia do reprezentowania firmy.

 Ofertę należy  złożyć  osobiście, w zamkniętej kopercie w Kancelarii Ogólnej mieszczącej się na parterze budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ul. Wyszyńskiego 1 w Białymstoku, w nieprzekraczalnym terminie do godz. 12:00 dnia 09.06.2020 r., lub przesłać drogą pocztową albo kurierem na w/w adres z dopiskiem:

„Dotyczy zapytania ofertowego DSI-II.1333.20.2019 – Nie otwierać do godziny 12.00 dnia 09.06.2020 r.".

W przypadku ofert przesłanych pocztą lub kurierem za moment dostarczenia oferty uznaje się dzień i godzinę wpływu w/w oferty do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok.

Ofertę podpisaną podpisem kwalifikowanych należy przesłać na adres email si@wrotapodlasia.pl w nieprzekraczalnym terminie do godz. 12:00 dnia 09.06.2020 r. Hasło do oferty przesłane zostanie na ten sam adres   
e-mail w ciągu 30 minut od upływu terminu składania ofert.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Odpowiedź na pytania z dnia 05.06.2020

1. Czy Zamawiający potwierdza, że  w przypadku wyboru oferty Wykonawcy prowadzącego działalność w formie spółki akcyjnej, część komparycyjna Umowy będzie obejmować wszelkie dane wymagane przez art. 374 § 1 Ksh?

Zamawiający potwierdza, że w przypadku wyboru oferty Wykonawcy prowadzącego działalność w formie spółki akcyjnej, część komparycyjna Umowy będzie obejmować wszelkie dane wymagane przez art. 374 § 1 Ksh.

2. Do weryfikacji przez Zamawiającego wskazana data - Załącznik Nr 1 Wymagania formalno-prawne dotyczące realizacji umowy: pkt 7 Umowy na wszystkie numery MSISDN zamówione po podpisaniu umowy (min. 184 szt), będą obowiązywały od dnia 1 lipca 2020r, płatności za wszystkie numery muszą być naliczane również od tego dnia. Aktywacja wszystkich powyższych kart SIM powinna być wykonana również na początku dnia 1 lipca 2020r, karty dostarczone przed tym dniem nie mogą być aktywne. Dostawa modemów USB i kart SIM do wszystkich numerów MSISDN zamówionych po podpisaniu umowy musi być wykonana najpóźniej dnia 24 czerwca 2018r. Za przekroczenie tego terminu Zamawiający będzie mógł naliczyć karę umowną wskazaną we wzorze umowy z Załącznika Nr 3.  – wnosimy o podanie właściwej daty. 

Dostawa modemów USB i kart SIM do wszystkich numerów MSISDN zamówionych po podpisaniu umowy musi być wykonana najpóźniej dnia 24 czerwca 2020r. Za przekroczenie tego terminu Zamawiający będzie mógł naliczyć karę umowną wskazaną we wzorze umowy z Załącznika Nr 3.

3. Zamawiający w Załącznik Nr 1 Wymagania formalno-prawne dotyczące realizacji umowy – w pkt 8 wskazuje : Wszystkie faktury będą wystawiane z 30-dniowym terminem płatności, uwzględniającym datę doręczenia do siedziby Zamawiającego. Wykonawca będzie wysyłał faktury niezwłocznie po wystawieniu, do trzech różnych lokalizacji Zamawiającego na terenie miasta Białystok.

Zgodnie z § 8, ust. 6 Umowy ”Płatności z tytułu Umowy oraz umów do których stosuje się postanowienia Umowy, dokonywane będą przez Zamawiającego w terminie 30 (słownie: trzydziestu) dni od daty wystawienia przez Operatora odpowiedniego dokumentu” - w celu uniknięcia wątpliwości  Wykonawca wnosi o potwierdzenie, że termin płatności liczony jest od daty wystawienia faktury.

Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikacje treści zapytania?

Zamawiający potwierdza, że płatności z tytułu Umowy oraz umów do których stosuje się postanowienia Umowy, dokonywane będą przez Zamawiającego w terminie 30 (słownie: trzydziestu) dni od daty wystawienia przez Operatora faktury.
Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację treści zapytania.

4. Czy możliwa jest modyfikacja postanowień Umowy o zapis, zgodnie z którym: „Całkowita suma kar umownych naliczonych na podstawie § 7, ust.1, ust.2, ust.3 umowy nie może przekroczyć 20 % wartości łącznego wynagrodzenia brutto określonego w umowie”?

Wykonawca podnosi, że wskazanie maksymalnej wysokości kar umownych daje możliwość oceny ryzyka związanego z realizacją umowy, a kary umowne powinny służyć zabezpieczeniu terminowego i należytego wykonania prac, jednak nie powinny być nadmiernym i nieuzasadnionym obciążeniem dla wykonawcy. Gdyby Zamawiający nie uwzględnił propozycji ograniczenia kar Operator zwraca się o rozważenie innej wartości procentowej.

Modyfikacja zapisu umowy  zgodnie z którym: „Całkowita suma kar umownych naliczonych na podstawie § 7, ust.1, ust.2, ust.3 umowy nie może przekroczyć 20 % wartości łącznego wynagrodzenia brutto określonego w umowie” nie jest możliwa.

5. 7 Kary umowne

Wnosimy o doprecyzowanie iż naliczanie kar może nastąpić po zakończeniu procedury reklamacyjnej. Postepowania reklamacyjne wynikłe w toku realizacji umowy będą prowadzone na zasadach i warunkach określonych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 24 lutego 2014 r. w sprawie reklamacji usług telekomunikacyjnych (Dz. U.  poz. 284).

Informujemy iż Wykonawca nie może stać w pozycji dyskryminowanej, co oznacza pozostawienie tego zapisu o swobodne naliczanie kar bez informowania Wykonawcy o zastrzeżeniach. Wyrażenie zgody Wykonawcy na ustosunkowanie się do reklamacji powinno być podstawą właściwej współpracy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikacje treści zapytania?

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację treści zapytania w zakresie kar umownych.

Informujemy, że najkorzystniejszą ofertę w zapytaniu dotyczącym Zakupu dostępu do internetu bezprzewodowego wraz z modemami na okres 2 lat od dnia 01.07.2020 do dnia 30.06.2022, złożyła firma Orange Polska S.A. w kwocie brutto za abonamenty i modemy USB dla numerów zamówionych na początku umowy wynosi 47 025,36zł.