Zwracamy się do Państwa z zapytaniem ofertowym dotyczącym zakupu Systemu Rozliczania Czasu Pracy, składającego się z oprogramowania oraz 17 nowych rejestratorów z zasilaniem. Każdy rejestrator musi być wyposażony w co najmniej 6 przycisków funkcyjnych, zapewniających możliwość wyboru co najmniej 6 statusów czasu pracy. Oprogramowanie do obsługi rejestratorów musi być w ilości 5 stanowisk komputerowych włącznie z serwerem. Baza danych programu nie może mieć licencyjnych ograniczeń ilościowych w zakresie liczby pracowników z kartami RFID. Rejestratory powinny współpracować z oprogramowaniem na serwerze Zamawiającego poprzez sieć LAN. Dodatkowo umowa obejmuje roczne wsparcie techniczne Wykonawcy do zainstalowanego oprogramowania.

W celu sporządzenia oferty, prosimy o wypełnienie tabeli z Załącznika nr 1. Elementy zamówienia prosimy podzielić na 2 grupy: sprzętową i programową z rocznym wsparciem technicznym – zgodnie z treścią wzoru umowy. W części sprzętowej należy wskazać rejestratory i zasilacze z ich właściwą ilością, w programowej nazwę i numer wersji oprogramowania z liczbą stanowisk oraz w tej części prosimy wycenić roczne wsparcie techniczne, podając kwotę miesięcznego abonamentu brutto i kwotę łączną. Zamawiający jest płatnikiem VAT, dlatego wszystkie ceny prosimy podawać wyłącznie w kwotach brutto. Tak wypełnioną tabelę należy wkleić do krótkiego pisma z informacją o złożeniu oferty, z podpisem Wykonawcy lub osoby upoważnionej przez Wykonawcę. Stosowne upoważnienie należy dołączyć do pisma ofertowego. Wykonawca składając ofertę, jednocześnie zgadza się na wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego.

Wymagania Zamawiającego oraz szczegółowe warunki realizacji zamówienia, zostały opisane w załączonym wzorze umowy i jej załącznikach. Szczególnie ważne są załączniki Nr 2 i Nr 7 opisujące wymogi w zakresie generowania pliku ze zdarzeniami RCP oraz w zakresie dostarczonego sprzętu. Zamawiający wymaga aby dostarczone i zainstalowane oprogramowanie współpracowało z darmowym silnikiem bazodanowym, przykładowo MySQL, SQL Express itp. Dodatkowo dołączono wzór Umowy powierzenia danych, ponieważ rodzaj danych przetwarzanych w systemie RCP wymaga jej podpisania oraz podpisania Oświadczenia Wykonawcy (Załącznik Nr 2) w celu realizacji części programowej zamówienia i świadczenia rocznego wsparcia technicznego – jest to warunek konieczny do spełnienia.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zapytaniem o cenę w myśl ustawy PZP.

Zamawiający nie dopuszcza ofert częściowych.

Inne ustalenia:

    1. Kryterium wyboru oferty stanowi - 100% cena (Łączna wartość bieżącego zamówienia). Cenę oferty należy podać w złotych polskich brutto z dokładnością do jednego grosza.

    2. Wyłącznym użytkownikiem oprogramowania będącego przedmiotem zamówienia będzie Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

    3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

• w zakresie części sprzętowej: w ciągu 14 dni od podpisania umowy
• w zakresie części programowej: w ciągu 7 dni od odbioru części sprzętowej

    4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

    5. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach gdy:

• powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
• cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
• wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

Wypełnioną tabelę z Załącznika nr 1 prosimy wydrukować, podpisać z pieczęcią firmową i  złożyć  osobiście, w zamkniętej kopercie w Kancelarii Ogólnej mieszczącej się na parterze budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ul. Wyszyńskiego 1 w Białymstoku, w nieprzekraczalnym terminie do godz. 12:00 dnia 02.08.2019 r., lub przesłać drogą pocztową albo kurierem na w/w adres z dopiskiem:

„Dotyczy zapytania ofertowego DSI-II.1333.13.2019 – Nie otwierać do godziny 12.00 dnia 02.08.2019 r.".

W przypadku ofert przesłanych pocztą lub kurierem za moment dostarczenia oferty uznaje się dzień i godzinę wpływu w/w oferty do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok.

Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty drogą elektroniczną na adres si@wrotapodlasia.pl . Oferta ta powinna być zabezpieczona hasłem, które zostanie przesłane Zamawiającemu w ciągu 30 minut od upływu terminu składania ofert. Zamawiający wymaga aby oferta złożona w formie elektronicznej była równoważna z ofertą papierową, opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym Wykonawcy lub osoby upoważnionej do działania w imieniu Wykonawcy.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Załączniki: 

Wzór umowy

Załącznik nr 1 do wzoru umowy – Wzór tabeli ofertowej

Załącznik nr 2 do wzoru umowy - Wytyczne odnośnie pliku tekstowego

Załącznik nr 3 do wzoru umowy – Protokół przekazania przedmiotu umowy w zakresie części sprzętowej

Załącznik nr 4 do wzoru umowy – Końcowy protokół odbioru przedmiotu umowy w zakresie części sprzętowej

Załącznik nr 5 do wzoru umowy - Protokół przekazania przedmiotu umowy w zakresie części programowej

Załącznik nr 6 do wzoru umowy – Końcowy protokół przekazania przedmiotu umowy w zakresie części programowej

Załącznik nr 7 do wzoru umowy - Wymagania odnośnie rejestratorów i zasilania

Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych

W razie jakichkolwiek pytań, prosimy kierować je na adres e-mail: si@wrotapodlasia.pl najpóźniej do dnia 31.07.2019r do godz.12.00. Na pytania przesłane po tym terminie Zamawiający nie musi udzielać odpowiedzi.

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego informuje, że w dniu 31.07.2019 wpłynęły pytania dotyczące niniejszego postępowania. Odpowiedzi na pytania dostępne są w załącznikach do ogłoszenia (plik pytania_odpowiedzi.pdf)

W wyniku przeprowadzonego postępowania ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyła firma: Novo Capital Investment Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku ul. Wosia Budzysza 7, 80-612 Gdańsk. Łączny koszt oferty brutto wyniósł: 55 693,00 zł brutto (słownie: pięćdziesiąt pięć tysięcy sześćset dziewięćdziesiąt trzy 0/100 zł brutto).