Zapytanie ofertowe na organizację wizyty studyjnej dotyczącej rewitalizacji dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego
Tytuł | Zapytanie ofertowe na organizację wizyty studyjnej dotyczącej rewitalizacji dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego |
---|---|
Typ Zamówienia | Transakcje nieobjęte ustawą Pzp |
Kategoria | Usługi |
Status Postępowania | Zakończone |
Termin składania ofert | 2018-08-03 |
ZAMAWIAJĄCY
Województwo Podlaskie
Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1
15-888 Białystok
NIP 542-25-42-016
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi transportowej i hotelarsko-gastronomicznej polegającej na zapewnieniu: noclegu, wyżywienia, transportu i organizacji trzydniowej wizyty studyjnej na terenie województwa śląskiego w dniach 27-29 sierpnia 2018 r. dla 15 osób.
W RAMACH PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA WYKONAWCA ZOBOWIĄZANY JEST DO:
- Realizacji wizyty zgodnie z programem stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega, że program może ulec niewielkim zmianom, które jednak nie będą wpływały na wartość zamówienia.
- Zapewnienia dwóch noclegów.
- Zapewnienia wyżywienia.
- Zapewnienia transportu oraz kierowcy.
- Wykupienie ubezpieczenia NNW oraz uiszczenie niezbędnych opłat drogowych i parkingowych.
- Zapewnienia opiekuna, który będzie czuwał nad sprawnym i terminowym przebiegiem wizyty.
Zamawiający we własnym zakresie zapewni osoby odpowiedzialne za merytoryczny przebieg wizyty studyjnej.
Ad. 2 Wymagania dotyczące noclegu:
- Nocleg dla 15 osób na terenie Katowic (w odległości nie większej niż 3 kilometry od centrum miasta), w hotelu o standardzie minimum *** zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2014 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie.
- Zapewnienie pokoi z pełnym węzłem sanitarnym; jednoosobowych lub dwuosobowych z pojedynczymi, oddzielnymi łóżkami.
- Wykonawca zaproponuje w ofercie dwa hotele – ostatecznego wyboru hotelu dokona Zamawiający.
Ad. 3 Wymagania dotyczące wyżywienia
- Dwa śniadania dla 15 osób, w formie stołu szwedzkiego w hotelu, w którym uczestnicy będą mieli zapewniony nocleg – zgodnie z ofertą hotelu.
- Trzy obiady dla 17 osób: zupa lub przystawki (co najmniej dwa rodzaje do wyboru), drugie danie (co najmniej dwa rodzaje do wyboru), deser, napoje.
- Dwie kolacje dla 17 osób:
- Pierwszego dnia – kolacja: przystawki, ciepłe danie, deser, napoje;
- Drugiego dnia – bufet szwedzki.
- Zapewnienie wody mineralnej butelkowanej w ilości 0,5 litra na osobę na każdy dzień wizyty.
- Wykonawca zamieści w ofercie nazwy i adresy restauracji, w których odbędą się posiłki, z uwzględnieniem harmonogramu przedstawionego przez Zamawiającego (nie dotyczy śniadań). Wykonawca wskaże w ofercie 2 przykładowe menu całej wizyty, uwzględniające także dania wegetariańskie. Ostatecznego wyboru menu dokona Zamawiający.
Ad. 4 Wymagania dotyczące transportu
- Usługa przewozu obejmuje transport z Białegostoku do miejsca docelowego zgodnie z programem, transport powrotny oraz wszystkie przejazdy związane z realizacją wizyty zgodnie z programem. Zamawiający zakłada możliwość dodatkowych przejazdów maksymalnie do 100 kilometrów w ciągu całej wizyty.
- Wykonawca musi posiadać wszelkie uprawnienia do wykonywania transportu drogowego, stosownie do treści ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, a ponadto pojazd musi posiadać aktualną i ważna polisę ubezpieczenia OC i NW.
- Wymagania odnośnie pojazdu: bus z miejscami siedzącymi dla minimum 18 osób, wyposażony w klimatyzację, sprawną regulację foteli, indywidualne nawiewy i oświetlenie, przyciemniane szyby z zasłonkami, bagażnik pod pokładem lub z tyłu pojazdu. Bus powinien posiadać niezbędną dokumentację i przygotowanie techniczne i być czysty.
- Bus powinien być podstawiony w miejscu zbiórki na co najmniej 30 minut przed planowanym wyjazdem.
Ad. 6 Wymagania dotyczące opiekuna
Opiekun będzie odpowiedzialny za sprawny przebieg wizyty studyjnej zgodnie z programem, zakwaterowanie w hotelu itp. Opiekun musi ściśle współpracować z osobami odpowiedzialnymi za realizację wizyty ze strony Zamawiającego.
WARUNKI PŁATNOŚCI
- Płatność w terminie 21 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury za realizację zamówienia.
- Podstawą do wystawienia faktury będzie podpisany przez obie strony protokół odbioru, zawierający w szczególności informacje o należytym bądź nienależytym wykonaniu przedmiotu zamówienia.
WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 3 usługi organizacji i przeprowadzenia wyjazdów studyjnych, szkoleń (konferencji) wyjazdowych lub innych tego typu wydarzeń, dla grup zamkniętych, o wartości co najmniej 5 000,00 zł każda z tych usług.
W celu potwierdzenia spełniania tego warunku Wykonawca musi załączyć do oferty wykaz zrealizowanych usług wraz z załączeniem dowodów np. referencji lub protokołów odbioru.
OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ:
- Dane Wykonawcy: nazwa i adres, numery NIP, Regon, KRS, numer telefonu i adres e-mail.
- Informacje dotyczące realizacji wizyty studyjnej:
- Nazwy i adresy proponowanych hoteli,
- Nazwy i adresy proponowanych restauracji oraz menu,
- Informacje o modelu busa,
- Cenę netto i brutto za całość usługi, uwzględniającą transport, noclegi, wyżywienie, ubezpieczenie i niezbędne opłaty.
- Wykaz wykonanych usług wraz z referencjami / protokołami odbioru.
- W celu ułatwienia Wykonawcom przedłożenia oferty spełniającej wszystkie zawarte w zapytaniu ofertowym wymogi, powstał Formularz ofertowy (załącznik nr 2), jego wypełnienie i dołączenie do oferty ma charakter obligatoryjny.
- Ofertę, podpisaną przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu, zgodnie z zapisami zawartymi w rejestrach m.in. KRS, Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, należy przesłać w formie elektronicznej na adres mailowy: maria.widurska@wrotapodlasia.pl w nieprzekraczalnym terminie, który upływa 3 sierpnia 2018 r. o godz. 10.00.
- Oferent może dołączyć do oferty inne, jego zdaniem istotne, informacje związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
KRYTERIA OCENY OFERT
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% cena.
W przypadku, gdy dwóch lub więcej Wykonawców zaproponuje taką samą cenę, Zamawiający poprosi tych Wykonawców o ponowne złożenie oferty cenowej.
UWAGI KOŃCOWE
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w przypadku, gdy:
- powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
- cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
- wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że wprowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
- postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający niezwłocznie zamieści informację o unieważnieniu na stronie http://przetargi.wrotapodlasia.pl/.
- W przypadku pytań lub wątpliwości proszę kontaktować się z Panią Marią Widurską, maria.widurska@wrotapodlasia.pl tel. 85 66 54 944.
- Zamówienie będzie finansowane ze środków Programu operacyjnego Pomoc Techniczna na lata 2014-2020 oraz ze środków budżetu województwa w ramach „Konkursu dotacji na opracowanie lub aktualizację programów rewitalizacji”.
ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
- Wzór umowy,
- Formularz ofertowy,
- Program wizyty studyjnej.
INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Informacja Zarządu Województwa Podlaskiego – Zamawiającego, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
Informuję, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1. 15-888 Białystok, tel. +48 (85) 66 54 480, e-mail: sekretariat@wrotapodlasia.pl , www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl
- Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją postepowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w powyższym celu jest konieczność wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e rozporządzenia);
- Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do zakończenia okresu trwałości projektu, nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.
- Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
- Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem złożenia oferty na realizację przedmiotu zamówienia publicznego i jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.
- Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.
W wyniku przeprowadzonego postępowania najkorzystniejszą ofertę złożył: Level UP Sp. z o.o.; Al. Wilanowska 43/33, 02-765 Warszawa; data wpływu oferty: 02.08.2018; cena oferty brutto: 17 420,70 zł.
Metryka strony