ZAMAWIAJĄCY

Województwo Podlaskie

Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1

15-888 Białystok

NIP 542-25-42-016

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi transportowej i hotelarsko-gastronomicznej polegającej na zapewnieniu: noclegu, wyżywienia, transportu i organizacji trzydniowej wizyty studyjnej na terenie województwa śląskiego w dniach 27-29 sierpnia 2018 r. dla 15 osób.

W RAMACH PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA WYKONAWCA ZOBOWIĄZANY JEST DO:

1. Realizacji wizyty zgodnie z programem stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega, że program może ulec niewielkim zmianom, które jednak nie będą wpływały na wartość zamówienia.
2. Zapewnienia dwóch noclegów.
3. Zapewnienia wyżywienia.
4. Zapewnienia transportu oraz kierowcy.
5. Wykupienie ubezpieczenia NNW oraz uiszczenie niezbędnych opłat drogowych i parkingowych.
6. Zapewnienia opiekuna, który będzie czuwał nad sprawnym i terminowym przebiegiem wizyty.

Zamawiający we własnym zakresie zapewni osoby odpowiedzialne za merytoryczny przebieg wizyty studyjnej.

Ad. 2 Wymagania dotyczące noclegu:

• Nocleg dla 15 osób na terenie Katowic (w odległości nie większej niż 3 kilometry od centrum miasta), w hotelu o standardzie minimum *** zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2014 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie.
• Zapewnienie pokoi z pełnym węzłem sanitarnym; jednoosobowych lub dwuosobowych z pojedynczymi, oddzielnymi łóżkami.
• Wykonawca zaproponuje w ofercie dwa hotele – ostatecznego wyboru hotelu dokona Zamawiający.

Ad. 3 Wymagania dotyczące wyżywienia

• Dwa śniadania dla 15 osób, w formie stołu szwedzkiego w hotelu, w którym uczestnicy będą mieli zapewniony nocleg – zgodnie z ofertą hotelu.
• Trzy obiady dla 17 osób: zupa lub przystawki (co najmniej dwa rodzaje do wyboru), drugie danie (co najmniej dwa rodzaje do wyboru), deser, napoje.
• Dwie kolacje dla 17 osób:
  • Pierwszego dnia – kolacja: przystawki, ciepłe danie, deser, napoje;
  • Drugiego dnia – bufet szwedzki.
• Zapewnienie wody mineralnej butelkowanej w ilości 0,5 litra na osobę na każdy dzień wizyty.
• Wykonawca zamieści w ofercie nazwy i adresy restauracji, w których odbędą się posiłki, z uwzględnieniem harmonogramu przedstawionego przez Zamawiającego (nie dotyczy śniadań). Wykonawca wskaże w ofercie 2 przykładowe menu całej wizyty, uwzględniające także dania wegetariańskie. Ostatecznego wyboru menu dokona Zamawiający.

Ad. 4 Wymagania dotyczące transportu

• Usługa przewozu obejmuje transport z Białegostoku do miejsca docelowego zgodnie z programem, transport powrotny oraz wszystkie przejazdy związane z realizacją wizyty zgodnie z programem. Zamawiający zakłada możliwość dodatkowych przejazdów maksymalnie do 100 kilometrów w ciągu całej wizyty.
• Wykonawca musi posiadać wszelkie uprawnienia do wykonywania transportu drogowego, stosownie do treści ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, a ponadto pojazd musi posiadać aktualną i ważna polisę ubezpieczenia OC i NW.
• Wymagania odnośnie pojazdu: bus z miejscami siedzącymi dla minimum 18 osób, wyposażony w klimatyzację, sprawną regulację foteli, indywidualne nawiewy i oświetlenie, przyciemniane szyby z zasłonkami, bagażnik pod pokładem lub z tyłu pojazdu. Bus powinien posiadać niezbędną dokumentację i przygotowanie techniczne i być czysty.
• Bus powinien być podstawiony w miejscu zbiórki na co najmniej 30 minut przed planowanym wyjazdem.

Ad. 6 Wymagania dotyczące opiekuna

Opiekun będzie odpowiedzialny za sprawny przebieg wizyty studyjnej zgodnie z programem, zakwaterowanie w hotelu itp. Opiekun musi ściśle współpracować z osobami odpowiedzialnymi za realizację wizyty ze strony Zamawiającego.

WARUNKI PŁATNOŚCI

1. Płatność w terminie 21 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury za realizację zamówienia.
2. Podstawą do wystawienia faktury będzie podpisany przez obie strony protokół odbioru, zawierający w szczególności informacje o należytym bądź nienależytym wykonaniu przedmiotu zamówienia.

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 3 usługi organizacji i przeprowadzenia wyjazdów studyjnych, szkoleń (konferencji) wyjazdowych lub innych tego typu wydarzeń, dla grup zamkniętych, o wartości co najmniej 5 000,00 zł każda z tych usług.

W celu potwierdzenia spełniania tego warunku Wykonawca musi załączyć do oferty wykaz zrealizowanych usług wraz z załączeniem dowodów np. referencji lub protokołów odbioru.

OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ:

1. Dane Wykonawcy: nazwa i adres, numery NIP, Regon, KRS, numer telefonu i adres e-mail.
2. Informacje dotyczące realizacji wizyty studyjnej:
   • Nazwy i adresy proponowanych hoteli,
   • Nazwy i adresy proponowanych restauracji oraz menu,
   • Informacje o modelu busa,
   • Cenę netto i brutto za całość usługi, uwzględniającą transport, noclegi, wyżywienie, ubezpieczenie i niezbędne opłaty.
3. Wykaz wykonanych usług wraz z referencjami / protokołami odbioru.
4. W celu ułatwienia Wykonawcom przedłożenia oferty spełniającej wszystkie zawarte w zapytaniu ofertowym wymogi, powstał Formularz ofertowy (załącznik nr 2), jego wypełnienie i dołączenie do oferty ma charakter obligatoryjny.
5. Ofertę, podpisaną przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu, zgodnie z zapisami zawartymi w rejestrach m.in. KRS, Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, należy przesłać w formie elektronicznej na adres mailowy: maria.widurska@wrotapodlasia.pl w nieprzekraczalnym terminie, który upływa 3 sierpnia 2018 r. o godz. 10.00.
6. Oferent może dołączyć do oferty inne, jego zdaniem istotne, informacje związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

KRYTERIA OCENY OFERT

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% cena.

W przypadku, gdy dwóch lub więcej Wykonawców zaproponuje taką samą cenę, Zamawiający poprosi tych Wykonawców o ponowne złożenie oferty cenowej.

UWAGI KOŃCOWE

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w przypadku, gdy:
   • powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
   • cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
   • wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że wprowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
   • postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
     W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający niezwłocznie zamieści informację o unieważnieniu na stronie http://przetargi.wrotapodlasia.pl/.
2. W przypadku pytań lub wątpliwości proszę kontaktować się z Panią Marią Widurską, maria.widurska@wrotapodlasia.pl tel. 85 66 54 944.
3. Zamówienie będzie finansowane ze środków Programu operacyjnego Pomoc Techniczna na lata 2014-2020 oraz ze środków budżetu województwa w ramach „Konkursu dotacji na opracowanie lub aktualizację programów rewitalizacji”.

ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

1. Wzór umowy,
2. Formularz ofertowy,
3. Program wizyty studyjnej.

INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Informacja Zarządu Województwa Podlaskiego – Zamawiającego, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1. 15-888 Białystok, tel. +48 (85) 66 54 480, e-mail: sekretariat@wrotapodlasia.pl , www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl
2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją postepowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w powyższym celu jest konieczność wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e rozporządzenia);
4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do zakończenia okresu trwałości projektu, nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem złożenia oferty na realizację przedmiotu zamówienia publicznego i jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

W wyniku przeprowadzonego postępowania najkorzystniejszą ofertę złożył: Level UP Sp. z o.o.; Al. Wilanowska 43/33, 02-765 Warszawa; data wpływu oferty: 02.08.2018; cena oferty brutto: 17 420,70 zł.