Białystok,  dnia 15 maja 2019 r.

GM-I.2601.4.2019

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na zakup wraz z dostawą sprzętu oraz akcesoriów fotograficznych na potrzeby Gabinetu Marszałka Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1.

I. Opis zadania

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup i dostawa sprzętu i akcesoriów:

    a ) Stabilizator DJI Ronin M V2

    b) Canon EOS R + 24-105/4 RF L + adapter EF-EOSR

     c) Canon EOS RP body + adapter

     2. Sprzęt i akcesoria powinny być dostarczane wg potrzeb Zamawiającego do lokalizacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 do pokoju 010.

     3. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.

     4. Termin realizacji i dostarczenia zamówienia maksymalnie do 5 dni roboczych liczonych od dnia zawarcia umowy (projekt w załączniku). Za dni robocze uznaje się dni tygodnia od poniedziałku do piątku w godzinach       8⁰⁰-15⁰⁰, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami. 

II. Termin wykonania
Termin realizacji zadania  do 5 dni roboczych - od dnia podpisania umowy.

III. Istotne postanowienia przyszłej umowy

1. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.
2. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur jako wystawionych niezgodnie z Umową i warunkami Zapytania ofertowego.
3. Wykonawca wystawiać będzie faktury w oparciu o ceny jednostkowe, zamieszczone w Formularzu ofertowym.
4. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 14 dni od daty otrzymania od Wykonawcy faktur VAT i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.
5. Z tytułu ewentualnego niezrealizowania części umowy Wykonawcy nie przysługują roszczenia finansowe oraz prawne.
6. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, potencjał i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
7. Strony zgodnie postanawiają, że z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy będą naliczać kary umowne w następujących okolicznościach:

• w przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 10% łącznej wartości brutto oferty wyliczonej na podstawie Formularza ofertowego;
• w przypadku niedotrzymania przez Zamawiającego terminu zapłaty, o którym mowa
  w 3 ust. 5 umowy Wykonawcy przysługuje prawo naliczania odsetek ustawowych za każdy dzień opóźnienia.

8. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu od Zamawiającego bieżącego wynagrodzenia za dostarczone produkty.

IV. Kryteria wyboru oferty

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik do niniejszego Zapytania ofertowego).
2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która zawiera najniższą cenę ofertową brutto.

V. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej lub elektronicznie w języku polskim poprzez zaoferowanie cen jednostkowych do niniejszego Zapytania oraz w podsumowaniu – wyliczeniu łącznej wartości brutto. Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 010 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – zakup sprzętu i akcesoriów fotograficznych na potrzeby UMWP) lub na adres urszula.arter@wrotapodlasia.pl Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Termin złożenia oferty: do dnia 21 maja 2019 r. (wtorek) do godz. 15:30.
3. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
5. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Kompletna oferta powinna zawierać:
   a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);
   b) wypełniony Formularz Ofertowy, będący Załącznikiem do niniejszego zapytania.
8. Ewentualne zapytania proszę kierować do Pani Urszula Arter – tel. 85 66 54 446.

VI. Uwagi

1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 30 dni.Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych artykułów).
2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełnia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.
3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełnienia.
4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.
5. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie, faksem lub droga elektroniczną.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.
7. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:
8. powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
9. cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
10. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
11. postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

W odpowiedzi na ogłoszenie wpłnęły cztery oferty, z czego jedna nie spełniła wymogów formalnych z uwagi na brak załącznika z Formularzem Ofertowym (po monicie mailowym, załącznika z ofertą skutecznie nadal nie dostarczono), w związku z tym rozpatrzono trzy następujące oferty:

1. Janusz Rupik PVP Sp z o.o - 23 800 zł brutto;

2. BEA - Beata Suska - 24 388 zł brutto;

3. MM Market - Małgorzata Małecka - 24 800 zł brutto.

Wybrano ofertę najkorzystniejszą cenowo (najniższą): Janusz Rupik PVP Sp z o.o - 23 800 zł brutto.