Białystok, dnia 13 grudnia 2023 r.

BG.2601.6.96.2023

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty pn. „ Sukcesywne wykonanie i dostawa kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i innych kompozycji kwiatowych na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku".

A. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne wykonanie i dostawa kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i kompozycji kwiatowych wymienionych w załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania.

2. Kwiaty, kwiaty cięte z dekoracją, wieńce i inne kompozycje kwiatowe powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do określonego przez Zamawiającego miejsca na terenie miasta Białystok.

3. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.

4. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną lub telefonicznie z określeniem rodzaju, ilości kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i innych kompozycji kwiatowych oraz wskazaniem terminu realizacji zamówienia w zależności od potrzeb Zamawiającego.

4. Zamawiający zawiadomi Wykonawcę o konieczności dostarczenia kwiatów do określonego miejsca na terenie miasta Białystok – najpóźniej 2 godziny przed wyznaczonym terminem dostarczenia.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami. Zmiana ilości odebranych w trakcie trwania umowy kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i innych kompozycji kwiatowych, w tym zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości nie może wpłynąć na zmianę ich cen jednostkowych.

B. Termin wykonania

Termin realizacji zadania od 01.01.2024 r. do dnia 31.12.2024 r. lub do dnia wyczerpania kwoty przyznanej na realizację umowy (w zależności od tego, co nastąpi w pierwszej kolejności).

C. Zadania Wykonawcy przedmiotu zamówienia

1. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.

2. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nieprzyjmowaniem faktur jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami Zapytania ofertowego.

2. Wykonawca wystawiać będzie faktury w oparciu o ceny jednostkowe, o których mowa w pkt. 2 oraz wielkość faktycznie zrealizowanej dostawy (na podstawie dowodów dostaw).

3. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT od Wykonawcy i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.

4. Z tytułu ewentualnego niezrealizowania części umowy Wykonawcy nie przysługują roszczenia finansowe oraz prawne.

5. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, potencjał i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa  w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

6. Wykonawca oświadcza, że kompozycje kwiatowe stanowiące przedmiot umowy, będą efektowne i okazałe, a kwiaty wykorzystane do wykonania kompozycji kwiatowych będą świeże i wysokiej jakości.

D. Kryterium wyboru oferty

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty  Zamawiający będzie się kierował następującym/ami kryteriami :

1. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach ww. kryterium, przyjmując zasadę, że 1% = 1 pkt.

Przy czym :

C - liczba punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium  cena oferty

E - liczba punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium estetyka kompozycji kwiatowych.

A. Punkty za kryterium „cena oferty brutto” zostaną obliczone wg następującego wzoru:

         cena najniższej oferty brutto

 C=                                                      X 100 X 70%

          cena badanej ofert brutto

Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów – 100. Uzyskana liczba punktów badanej oferty zostanie pomnożona przez wagę tego kryterium – 70%. Wynik będzie traktowany jako wartość punktowa oferty w kryterium cena oferty.

W powyższym kryterium Wykonawca może uzyskać maksymalnie 70 pkt.

B. Punkty za kryterium „Jakość i estetyka kompozycji kwiatowej"

     Zostaną obliczone wg. następującego wzoru:

                     estetyka kompozycji kwiatowej badanej ofert

E =                                                                                                               X 100 X 30%

           estetyka kompozycji kwiatowej oferty z największą liczbą punktów

Punkty w powyższym kryterium przyznawane będą na podstawie załączonych do oferty zdjęć wykonanych bukietów (poz.3 i poz.6  ze szczegółowego przedmiotu zamówienia ). Zdjęcia powinny na odwrocie zawierać opis, której kompozycji dotyczą.

Poz.3 ze szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia:

Bukiet kobiecie z okazji wręczenia odznaki honorowej, bukiet mężczyźnie z okazji wręczenia odznaki honorowej.

Poz.6 ze szczegółowego przedmiotu zamówienia:

Wieniec z okazji Święta Niepodległości.

Zamawiający dokona oceny złożonych zdjęć oraz przyzna punkty w następujący sposób:

- za formę kompozycji ( kształt, wykonanie, mocowanie, stelaż) - do 5 pkt.

- za dobór rodzaju kwiatów – do 5 pkt.

- za zestawienie kolorystyczne użytych kwiatów – do 5 pkt.

- za rodzaj użytej dekoracji – do 5 pkt.

- za adekwatność przygotowanego bukietu do opisanej przez zamawiającego okazji – do 10 pkt.

W powyższym kryterium  Wykonawca może uzyskać maksymalnie 30 pkt.

1. Oceny estetyki dokona trzyosobowy zespół, wyznaczony spośród pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku. Ze względu na rodzaj rozróżnia się cechy określające estetykę wykonanych kompozycji w tym takie cechy jak: wygład zewnętrzny, staranność wykończenia z uwzględnieniem wymogów i aktualnych tendencji. Uzyskana liczba punktów badanej oferty zostanie pomnożona przez wagę tego kryterium – 30%. Wynik będzie traktowany jako wartość punktowa w kryterium estetyki kompozycji kwiatowej.

2. Oferta, która przedstawi najkorzystniejszy bilans ceny i estetyki (największa liczba przyznanych punktów w oparciu o ustalone kryteria) zostanie uznana za najkorzystniejszą. Pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z liczbą uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska największą łączną liczbę punktów.

2. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia negocjacji z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą na podstawie kryterium wyboru – w zakresie nieprzewidzianym w Zapytaniu ofertowym.

E. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim poprzez zaoferowanie cen jednostkowych kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i innych kompozycji kwiatowych wyspecyfikowanych w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania, następnie wyliczenie w podsumowaniu – wyliczenie łącznej wartości brutto.

2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

3. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.

4. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. zdjęcia, kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.

5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

6. Kompletna oferta powinna zawierać:

a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);

b) wypełniony Formularz ofertowy;

c) zdjęcia kompozycji kwiatowych z pozycji nr 3 i 6.

7. Ofertę w wersji papierowej należy przesłać na adres :

                            Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

                                                   Biuro Gospodarcze

                                             ul. M. Curie – Skłodowskiej 14

                                                  15 – 097 Białystok

na kopercie powinien być umieszczony dopisek :  „ Oferta – dostawa kwiatów ” lub przedłożyć osobiście (wyłącznie w zamkniętej kopercie):

                                     Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

                                                   ul.  M. Curie – Skłodowskiej 14

                                                         15 – 097 Białystok

                                                          Kancelaria Ogólna   

8. Termin złożenia oferty: do dnia 21 grudnia 2023 r. do godz. 10:00. Decyduje data wpływu oferty. Oferty, które zostaną złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

9. Ofertę należy opatrzeć klauzulą „NIE OTWIERAĆ do dnia 21  grudnia 2023 r. do godz. 10:30”.

10. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 21 grudnia 2023 r. , o godz. 10:30 w budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. M. Curie – Skłodowskiej 14, 15-097 Białystok.

11. Ewentualne zapytania proszę kierować na adres e-mail: jolanta.laszcz@podlaskie.eu

F. Klauzula informacyjna  

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-097 Białystok, ul. M. Curie – Skłodowskiej 14 (www.podlaskie.eu)

2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@podlaskie.eu.

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).

4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.

6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

G. Uwagi

1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 30 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych artykułów).

2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.

3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie Wykonawców do ich uzupełniania.

4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.

5. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania drogą elektroniczną lub telefonicznie.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

7. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Załączniki:

Załącznik nr 1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia;

Załącznik nr 2 Wzór formularza ofertowego;

Załącznik nr 3 Wzór umowy.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Białystok, 21.12.2023 r.

BG.2601.6.96.2023                                                                                                                                                                                                                    

                                                                                       INFORMACJA Z OTWARCIA OFERT

W dniu 21.12.2023 r. o godzinie 10.35, komisja  dokonała otwarcia ofert w postępowaniu przeprowadzonym w formie zapytania ofertowego pn.: „ Sukcesywne wykonanie i dostawa kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i innych kompozycji kwiatowych na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku ”.

W ramach postępowania wpłynęły 3 oferty,  od potencjalnych Wykonawców:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Białystok, 27.12.2023 r.

BG.2601.6.96.2023                                                                                                                                                                                                                    

                                                                INFORMACJA

Zamawiający informuje, iż Zapytanie ofertowe BG.2601.6.96.2023  pn.: „ Sukcesywne wykonanie i dostawa kwiatów, kwiatów ciętych z dekoracją, wieńców i innych kompozycji kwiatowych na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku ” zostaje unieważnione bez podania przyczyny .