Białystok, 05.04.2024 r.

DSI-II.1333.9.2024

Zapytanie ofertowe na zakup usługi dostępu do Systemu Informacji Prawnej

Zwracamy się do Państwa z zapytaniem ofertowym polegającym na zakupie usługi składającej się z dostępu do: Systemu Informacji Prawnej, modułu RODO, narzędzia do badania powiązań osobowo-kapitałowych oraz narzędzia do wspomagania pracy komórki ds. BHP. System i powyższe moduły mają być aktywne przez rok czasu od dnia 19.05.2024r. do 18.05.2025r.

Opis Przedmiotu Zamówienia Systemu Informacji Prawnej i modułów stanowi Załącznik Nr 4 do zapytania. Do Zapytania ofertowego jako Załącznik Nr 2 dołączony został wzór umowy, która będzie podpisana z wyłonionym Wykonawcą. Zamawiający zastrzega, że realizacja umowy w zakresie wsparcia technicznego wymaga podpisania Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych na wzorze obowiązującym u Zamawiającego, który stanowi Załącznik Nr 3 do zapytania.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zapytaniem o cenę w myśl ustawy PZP.

Zamawiający nie dopuszcza ofert częściowych.

Inne ustalenia:

1. Opłaty abonamentowe będą płatne na podstawie faktur wystawianych przez Wykonawcę po skończonym okresie rozliczeniowym, którego dotyczą. Termin płatności faktur Wykonawcy wynosi 21 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę.
2. Komunikacja pomiędzy stronami umowy będzie się odbywać w języku polskim. Przedstawiciel Wykonawcy kontaktujący się z Zamawiającym w celu realizacji umowy obowiązany jest do znajomości języka polskiego w mowie i piśmie w stopniu pozwalającym na  prawidłową i terminową realizację jego obowiązków określonych zawartą umową.
3. Kryterium wyboru oferty stanowi - 100% cena (Łączna wartość brutto bieżącego zamówienia). Cenę oferty należy podać w złotych polskich z dokładnością do jednego grosza.
4. Wyłącznym użytkownikiem programów będących przedmiotem zamówienia będzie Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
5. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną ze strony Wykonawcy. Do oferty powinien być dołączony oryginał upoważnienia.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

7. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach gdy:

• powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
• cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
• wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

Ofertę należy złożyć w oparciu o formularz z Załącznika Nr 1 – należy go wypełnić wyłącznie w polach oznaczonych na żółto. Wypełniona tabela z Załącznika Nr 1 musi być wydrukowana i podpisana przez osobę upoważnioną ze strony Wykonawcy. Do oferty powinien być dołączony oryginał upoważnienia.

Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć w wersji elektronicznej do dnia 12.04.2024r do godz.12.00, na adres mailowy si@podlaskie.eu.  Oferta ta musi być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz zabezpieczona hasłem. Hasło do oferty należy dosłać na adres si@podalskie.eu w przedziale czasowym pomiędzy godziną 12.00 a 12.20 dnia 12.04.2024.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Oferta, do której hasło zostanie przesłane w innym niż wskazany okres czasowy, nie będzie rozpatrywana.

Załączniki:

Załącznik Nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik Nr 2 - Wzór umowy

Załącznik Nr 3 - Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych

Załącznik Nr 4 – Opis Przedmiotu Zamówienia

W razie jakichkolwiek pytań, prosimy kierować je na adres e-mail: si@wrotapodlasia.pl najpóźniej do dnia  10.04.2024 r. do godz.10.00. Na pytania przesłane po tym terminie Zamawiający nie musi udzielać odpowiedzi.

Pytania i odpowiedzi

Pytanie 1:

1. W Opisie Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazuje, iż System powinien zawierać:
2. f) komentarze do aktów prawnych – wszystkie dostępne dziedziny prawa w tym minimum:

…..

• Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o akredytacji w ochronie zdrowia, (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 2135).

Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy Zamawiający dopuszcza odstępstwo od powyższego i dopuści ofertę Wykonawcy, który nie udostępnia komentarza w tym zakresie, natomiast posiada Komentarz z 2024r. do aktualnej ustawy zastępującą powyższą tj. do Ustawy o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta ?

Odpowiedź:

Zamawiające podtrzymuje zapisy OPZ.

Pytanie 2:

2. W Opisie Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazuje, iż System powinien zawierać ocenę aktualności orzeczeń sądów polskich oraz pism urzędowych.

Wykonawca zapytuje czy Zamawiający dopuści ofertę na System, który nie wskazuje wprost aktualności w tym zakresie. Jednak każdy użytkownik ma taką możliwość samodzielnie poprzez dostęp do metryki orzeczenia oraz do przepisów których dotyczy? Pragniemy nadmienić, iż żaden System Informacji Prawnej nie stanowi wykładni Prawa, stąd taka ocena zawsze powinna należeć do użytkownika. Ocena Redakcyjna zawsze może powodować wprowadzenie użytkownika w błąd. Przykład z jednego z dostępnych na rynku Systemów to oceniane orzeczenia, z których tylko część jest zweryfikowanych:

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ.

Pytanie 3:

3. W Opisie Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazuje, iż System powinien zawierać:
4. s) wskazówki komentujące kroki postępowania,

Wykonawca zapytuje czy Zamawiający dopuści ofertę na System, który nie wskazuje wprost aktualności w tym zakresie. Każdy jednak użytkownik może jednak na podstawie informacji w Systemie samodzielnie dokonać takiej oceny.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ.

Pytanie 4:

4. W Opisie Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazuje, iż System powinien zawierać:
5. t) ocena aktualności procedur oraz dostęp do wersji archiwalnej procedur,

Wykonawca zapytuje czy Zamawiający dopuści ofertę na System, który nie wskazuje wprost aktualności w tym zakresie. Każdy jednak użytkownik może jednak na podstawie informacji w Systemie samodzielnie dokonać takiej oceny.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ.

Pytanie 5:

5. W Opisie Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazuje, iż System powinien zawierać:

u)zbiór rozwiązań, które podlegają ocenie aktualności w postaci komentarzy z zakresu: samorządu terytorialnego, finansów, ubezpieczeń społecznych, budownictwa, ochrony środowiska, ochrony zdrowia, ochrony danych osobowych.

Wykonawca zapytuje czy Zamawiający dopuści ofertę na System, który nie wskazuje wprost aktualności w tym zakresie. Każdy jednak użytkownik może jednak na podstawie informacji w Systemie samodzielnie dokonać takiej oceny.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ.

Pytanie 6:

6. W Opisie Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazuje, iż System powinien: c) Zawierać komplet aktów ocenionych i ujednoliconych, które zostały opublikowane w Wojewódzkich dziennikach urzędowych od momentu wprowadzeniu podziału na 16 województw o wprowadzeniu trójstopniowego podziału terytorialnego państwa.

Wykonawca zapytuje czy Zamawiający dopuści ofertę na System, który nie wskazuje wprost aktualności w tym zakresie. Każdy jednak użytkownik może jednak na podstawie informacji w Systemie samodzielnie dokonać takiej oceny. Ponad to posiada komplet aktów poczynając od 2009 r. ujednolicone go do 2023 r. w zakresie węzłowych problemów prawa miejscowego.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ.

Pytanie 7:

7. W Opisie Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazuje, iż System powinien charakteryzować się:
8. d) Możliwością wybrania aktu prawa miejscowego, którego podstawa prawna zostanie zmieniona lub uchylona w najbliższym czasie.

Wykonawca zapytuje czy Zamawiający dopuści ofertę na System, który nie posiada wyżej wskazanej funkcjonalności.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ.

Pytanie 8:

8. W Opisie Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazuje, iż w ramach modułu RODO System powinien zawierać:

• szkolenia on-line z tematyki ochrony danych osobowych

Wykonawca zapytuje czy Zamawiający dopuści ofertę na System, który nie posiada wyżej wskazanej funkcjonalności.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ.

Pytanie 9:

9. W Opisie Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazuje, iż oczekuje modułu dotyczącego treści z zakresu BHP

Wykonawca zapytuje czy Zamawiający dopuści ofertę na System, który oferuje w ramach odrębnego produktu

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ.

Pytanie 10:

10. W niniejszym postępowaniu Zamawiający zawarł obowiązek podpisania Umowy Powierzenia.

Czy zamawiający zgodzi się na ofertę Wykonawcy który nie zgadza się dołączeniem umowy powierzenia ponieważ nie ma w tym przypadku podstaw do jej stosowania.

Uprzejmie wyjaśniam, że w przypadku systemu Legalis nie dochodzi do przetwarzania danych w imieniu Klienta (nie działamy w Państwa imieniu, co zawiera się w definicji powierzenia przetwarzania z art. 28 RODO, oferujemy własną usługę). Stosunek powierzenia przetwarzania występuje np. na platformie Iuscase, gdzie kancelaria umieszcza dane dotyczące swoich klientów, uczestników postępowań, i potrzebuje mieć nad nimi kontrolę, do czego służy konstrukcja powierzenia.

W przypadku Legalisa, dane osobowe przetwarzamy jako administrator: nie przetwarzamy danych w imieniu Klientów, ale umożliwiamy im dostęp, do czego konieczne są oczywiście dane do logowania poszczególnych użytkowników. Na podobnej zasadzie działają właściwie wszystkie portale internetowe, gdzie rejestruje się użytkowników i korzysta z danych usług: sklepy internetowe, rezerwacje hoteli, lotów itp.

Danych dotyczących samych dostępów nie sposób traktować jak powierzone, ponieważ przetwarzamy je we własnych celach, a w szczególności w celu realizacji umowy i świadczenia powiązanych z nią usług. Wydawnictwo C.H.Beck jest odrębnym administratorem użytkowników Legalisa. Podstawy prawne oraz pozostałe informacje o przetwarzaniu danych dostępne są pod adresem: https://www.beck.pl/polityka-prywatnosci/. Polityka prywatności była weryfikowana przez Urząd

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ.

Pytanie nr 1

W Opisie przedmiotu zamówienia Zamawiający zawarł wymóg posiadania kompletu aktów ocenionych
i ujednoliconych, które zostały opublikowane od początku 1945 roku, nie wskazując o jakie kategorie aktów prawnych chodzi. Zgodnie z najlepszą wiedzą Wykonawcy, nie istnieje na rynku system, który spełniałby ten wymóg dla wszystkich baz aktów prawnych, w związku z czym Wykonawca uprzejmie dopytuje, czy Zamawiający zaakceptuje system, który dla tego wymogu zawiera komplet ujednoliconych tekstów aktów prawnych opublikowanych w Dzienniku Ustaw od 1918 roku i w Monitorze Polskim od 1945 roku?

Odpowiedź:

Zamawiający zaakceptuje system, który dla tego wymogu zawiera komplet ujednoliconych tekstów aktów prawnych opublikowanych w Dzienniku Ustaw od 1918 roku i w Monitorze Polskim od 1945 roku.

Pytanie nr 2

Czy Zamawiający dopuści System Informacji Prawnej, który posiada wszystkie wymagane komentarze z wyjątkiem komentarza do ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 511)?

Odpowiedź

Zamawiający dopuści SIP, który posiada wszystkie wymagane komentarze z wyjątkiem komentarza do ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 511)

Pytanie nr 3

Z uwagi na fakt, że kary umowne przewidziane w projekcie umowy naliczane są od całkowitej wartości wynagrodzenia umownego i zdaniem Wykonawcy są wysokie porównując je do standardów rynkowych, Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą do Zamawiającego o ich zmniejszenie o 1/3.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ.

Pytanie nr 4

Wykonawca wskazuje na asymetrię uprawnień Stron w zakresie postanowień umowy przewidujących kary umowne. Mianowicie zdaniem Wykonawcy nie sposób uznać za zasadne obciążanie karą umowną Wykonawcy, gdy ten od umowy odstąpi zgodnie z regułami prawa cywilnego na skutek uchybień, których dopuszcza się Zamawiający. Wykonawca wnosi zatem o wprowadzenie następującej zmiany do § 7 ust. 1 pkt 1 projektu umowy:

„odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w całości lub w części z powodu okoliczności za które odpowiada Wykonawca lub gdy Wykonawca odstąpi od wykonywania umowy w całości lub w części z własnej winy lub zrobi to z własnej woli pomimo braku posiadania wynikających z przepisów prawa uprawnień związanych
z uchybieniami Zamawiającego, w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 2”.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie nr 5

Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy Zamawiający zgodziłby się na wprowadzenie postanowienia ograniczającego odpowiedzialność Wykonawcy do wysokości wartości brutto Umowy.

Wiedzą powszechną jest bowiem, że nie istnieje program komputerowy czy publikacja elektroniczna, która funkcjonowałaby bezbłędnie, a zwłaszcza współdziałała poprawnie z każdym oprogramowaniem i sprzętem dostępnym w sprzedaży. Powyższe stwierdzenie znajduje uzasadnienie w stosowanych przez wielu uznanych dostawców aplikacji wyłączeniach odpowiedzialności za wady programu. Dostawcy ci, nie mogąc przewidzieć jak zachowa się ich produkt w warunkach sprzętowych, jak i środowisku komputerowym oferowanych przez jego nabywców, z uwagi również na częste zmiany, którym warunki te ulegają (nowy sprzęt, nowe oprogramowanie),
z reguły wyłączają w ogóle swoją odpowiedzialność, w tym w szczególności za szkody wynikłe z jego wad,
z rzadka oferując odpowiedzialność ograniczoną do jej części.

W celu realizacji ww. postulatu Wykonawca proponuje naniesienie stosownej zmiany do § 7 ust. 2, która ograniczy odpowiedzialności do wartości wynagrodzenia umownego.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie nr 6

Wykonawca wnosi o następującą modyfikację treści § 8 ust. 1 pkt 3 projektu umowy:

„dwukrotnego niewykonania albo nienależytego wykonania umowy pomimo pisemnego wezwania Wykonawcy do jej prawidłowego wykonania”.

Zasada trwałości umów wymaga bowiem zdaniem Wykonawcy od stron umów dążenia, aby umowy te były wykonywane a ich rozwiązywanie / odstępowanie od nich było wyjątkiem stosowanym jedynie w szczególnych okolicznościach.

Pytanie nr 7

Dla uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych Wykonawca wnosi o potwierdzenie, iż przez pojęcie „dni roboczych” użyte w projekcie umowy, należy rozumieć dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

Odpowiedź:

Zamawiający potwierdza, że pojęcie „dni roboczych” należy rozumieć dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

Pytanie nr 8

Wykonawca wnosi także o potwierdzenie, że wskazany w § 5 ust. 4 pkt 3 projektu umowy zakres czasowy, tj. „od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30 - 15:30” dotyczy wyłącznie dni roboczych w rozumieniu wskazanym przez Wykonawcę w pytaniu poprzedzającym.

Odpowiedź:

Zamawiający potwierdza, że wskazany w § 5 ust. 4 pkt 3 projektu umowy zakres czasowy, tj. „od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30 - 15:30” dotyczy wyłącznie dni roboczych w rozumieniu wskazanym przez Wykonawcę w pytaniu poprzedzającym.

Pytanie nr 9

Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z pytaniem, czy ze względu na fakt, że do programów stanowiących przedmiot umowy Wykonawca stosuje standardowe powszechnie (dla wszystkich jego klientów niebędących konsumentami) OWU, Zamawiający zgodziłby się na dostarczenie mu i dołączenie takiego dokumentu do umowy jako załącznika do niej, z zastrzeżeniem, iż  w razie sprzeczności ww. dokumentu z treścią umowy pierwszeństwo miałaby umowa? W razie potrzeby Wykonawca jest gotowy dostarczyć taki dokument na ręce Zamawiającego do akceptacji jeszcze przed podpisaniem umowy.

Gdyby Zamawiający pozytywnie odniósł się do powyższego pytania, Wykonawca zwraca się z propozycją wprowadzenia do zawieranej przez strony umowy – w przypadku gdy to pytający zostanie zwycięskim oferentem
w niniejszym postępowaniu - następującego postanowienia:  

„W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się postanowienia Ogólnych Warunków Umowy stanowiących załącznik nr … do umowy. Zastrzega się jednocześnie, że w razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami ww. Ogólnych Warunków Umowy a postanowieniami umowy stosuje się postanowienia umowy”.

Odpowiedź:

W par. 12 ust. 2 po zdaniu pierwszym dodaje się zdanie w brzmieniu: „W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się postanowienia Ogólnych Warunków Umowy stanowiące załącznik nr 3 do umowy. W razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami ww. Ogólnych Warunków Umowy a postanowieniami umowy, pierwszeństwo mają postanowienia umowy”.

Pytanie nr 10

Wykonawca wnosi o usunięcie z treści § 5 ust. 8 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych następującego fragmentu:

„i ma obowiązek z wyprzedzeniem informować Administratora o planowanych zmianach w taki sposób i terminie, który zapewni Administratorowi realną możliwość reagowania, jeżeli planowane przez Podmiot przetwarzający zmiany w opinii Administratora zagrażają uzgodnionemu poziomowi bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych lub zwiększają ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, wskutek ich przetwarzania przez Podmiot przetwarzający”.

Wykonawca zwraca uwagę, że sposób przetwarzania danych osobowych jest immanentnie związany z budową
i funkcjonalnościami oprogramowania oferowanego przez Wykonawcę, zatem obowiązek informowania Zamawiającego z wyprzedzeniem o planowanych zmianach w tym zakresie w istocie prowadziłby do konieczności konsultowania z Zamawiającym planów rozwojowych Wykonawcy, które stanowią przecież ściśle chronioną tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy i nie może być mowy o ich ujawnianiu podmiotom trzecim przed ich wdrożeniem.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie nr 11

W odniesieniu do § 5 ust. 9  projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych Wykonawca wskazuje, że za nadmiernie restrykcyjne i wykraczające poza wymogi RODO uznać należy obowiązek informowania Zamawiającego o samym podejrzeniu naruszenia danych osobowych. Przepisy ochrony danych osobowych wymagają w tym zakresie informowania o stwierdzonych przypadkach naruszeń, a Wykonawca nie widzi żadnego uzasadnienia dla rozszerzania tego wymogu. Jednocześnie rozszerzanie (zaostrzanie) tego wymogu jest zupełnie niespotykane w praktyce zawierania tego typu umów. Wykonawca wnosi zatem o zmianę treści ww. postanowienia poprzez usunięcie z jego treści słowa „podejrzenie” (w różnych formach fleksyjnych), tak aby Wykonawca miał bezwzględne obowiązki przewidziane w ww. § 5 ust. 9 dopiero w sytuacji stwierdzenia naruszenia.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie nr 12

Wykonawca wnosi o zmianę przewidzianego w § 5 ust. 11 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych terminu na usunięcie danych osobowych na 14 dni. Wykonawca wnosi także o usunięcie swoistego automatyzmu z tego postanowienia tj. aby obowiązek złożenia Zamawiającemu stosownego oświadczenia następował na żądanie Zamawiającego a nie automatycznie. Wykonawca wnosi zatem o nadanie ww. § 5 ust. 11  następującego brzmienia:

„Podmiot przetwarzający, w terminie 14 dni od dnia wygaśnięcia niniejszej umowy, zobowiązuje się zwrócić wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone oraz skutecznie usunąć wszelkie ich istniejące kopie, również z nośników elektronicznych pozostających w jego dyspozycji, chyba że przepisy prawa nakazują mu przechowywanie danych osobowych. Podmiot przetwarzający zrealizuje niniejsze czynności o których mowa oraz na żądanie Administratora przedstawi Administratorowi oświadczenie potwierdzające ich realizację,
w terminie nie dłuższym niż 5 dni od dnia otrzymania żądania”.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie nr 13

Wykonawca zwraca się z zapytaniem czy właściwie interpretuje § 5 ust. 13 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych przyjmując, że przewidziane tam obowiązki zwrotu przez Wykonawcę strat Zamawiającego dotyczą wyłącznie kwot prawomocnie zasądzonych przez sąd powszechny?

Odpowiedź:

Wykonawca właściwie interpretuje § 5 ust. 13 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Pytanie nr 14

W odniesieniu do § 6 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z uwagi na fakt, że Wykonawca korzysta z usług stałych dalszych przetwarzających, Wykonawca zwraca uwagę, że konieczność każdorazowego uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego na dalsze powierzenie (podpowierzenie), mogłaby wręcz paraliżować wywiązywanie się przez Wykonawcę z obowiązków przewidzianych w umowie głównej, co miałoby negatywny wpływ zarówno dla Wykonawcy (odpowiedzialność umowna) jak i dla Zamawiającego (możliwe utrudnienia w uzyskaniu świadczeń umownych). Odnosi się to np. do realizacji obowiązków związanych
z usuwaniem awarii – w przypadku zgłoszenia takowej przez Zamawiającego przed przystąpieniem do działań naprawczych przez osoby niebędące pracownikami Wykonawcy (będące np. osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą) koniecznym byłoby czekanie na indywidualną pisemną zgodę Zamawiającego na powierzenie danych osobowych. Nadto Wykonawca w ramach swojej działalności
i oferowanych klientom produktów korzysta stale z profesjonalnych firm hostingowych, które udostępniają Wykonawcy przestrzeń serwerową. Wykonawca zwraca się zatem z prośbą o dodanie do projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych § 6 ust. 4 w brzmieniu następującym:

„Administrator oświadcza, że godzi się na to, by Podmiot przetwarzający korzystał ze wskazanych podmiotów trzecich i w tym zakresie upoważnił je do dostępu do ww. danych osobowych objętych powierzeniem lub, o ile będzie to konieczne, dokonał dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych objętych powierzeniem (tzw. podpowierzenie), wyłącznie jednak w zakresie niezbędnym do realizacji celów objętych niniejszą umową. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany na każdorazowe żądanie Administratora danych do przedstawiania listy ww. podmiotów, przy czym wskazuje się, że podmiotami tymi są:

- dostawca powierzchni serwerowej, na której utrzymywany jest LEX online i Serwis logowania, a także za pomocą których działa Legal Assist (nazwa: T-Mobile Polska S.A., miejsce przetwarzania danych: Polska; Microsoft Corporation, miejsce przetwarzania danych: serwery zlokalizowane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego; Amazon Web Services, miejsce przetwarzania danych: serwery zlokalizowane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego);

- dostawcy platform do przeprowadzania szkoleń online, o których mowa w OWU (CLICKMEETING sp. z o.o., Al. Grunwaldzka 413, Gdańsk; Ideo sp. z o.o. , ul. Nad Przyrwą 13, Rzeszów; miejsce przetwarzania danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego);

- IMMOQUEE Polska Sp. z o.o. oraz Prosper Polska Sp. z o.o. w zakresie przetwarzania danych na potrzeby obsługi klienta, w tym zgłoszeń reklamacyjnych (infolinia, helpdesk);

- spółka z grupy kapitałowej Wolters Kluwer zajmująca się obsługą informatyczną Licencjodawcy, posiadająca siedzibę i przetwarzająca dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Wolters Kluwer Global Business Services B.V., Zuidpoolsingel 2 2408 ZE Alphen aan den Rijn, Holandia)”.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Informujemy, że najkorzystniejszą ofertę złożyła firma Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o..