Zamawiający:
Województwo Podlaskie
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
ul. M. Curie- Skłodowskiej 14
15-097 Białystok

I.    Opis przedmiotu zamówienia

1.    Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi cateringowej (450 osób w zamówieniu podstawowym + dodatkowo maks. do 250 w prawie opcji) podczas wydarzenia pn. „Dzień Sołtysa”, które odbędzie się 13 marca 2024 r. w Operze i Filharmonii Podlaskiej – Europejskie Centrum Sztuki w Białymstoku imienia Stanisława Moniuszki.
2.    W ramach zamówienia Wykonawca zapewni posiłek w formie bufetu szwedzkiego:
   1)    masa dania głównego, w przeliczeniu na 1 porcję na osobę, wyniesie minimum 450 g, w tym:
     a)    łącznie minimum 201 g na osobę wkładu mięsnego (w równej części tj. 67g kotlet mielony, 67g gulasz, 67g ryba panierowana),
     b)    łącznie minimum 150 g na osobę dodatków skrobiowych (w równiej części tj. 50g puree ziemniaczane, 50g ryż, 50g kopytka),
     c)    łącznie minimum 99g surówki (w równiej części tj. 33g bukiet pieczonych warzyw, 33g buraczki zasmażane, 33g kapusta kiszona).
   2)    napoje gorące serwowane bez ograniczeń: kawa, herbata, dodatki – mleko, cukier, cytryna;
   3)    napoje zimne serwowane bez ograniczeń:
     a)    woda mineralna gazowana i niegazowana;
     b)    sok jabłkowy tłoczony z dodatkiem soku z warzyw lub innych owoców – serwowany z dzbanków,
   4)    desery – ciasta łącznie minimum 150g na osobę (w równej części tj. 50g sernika, 50g szarlotki, 50g ciasto o smaku kakaowym lub czekoladowym).

Dodatkowe informacje:
     a)    Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia, aby przygotowanie, dostarczenie oraz podanie cateringu odbywało się zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa (w szczególności dotyczącymi wymogów sanitarnych stawianych osobom biorącym udział w realizacji usługi, miejsc przygotowania posiłków, oraz środków transportu wykorzystywanych przy realizacji usługi), a także w sposób estetyczny (itp. czysta, nieuszkodzona zastawa stołowa).
     b)    Zamawiający zakłada, że cały catering będzie serwowany na stojąco – w foyer. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić niezbędny sprzęt i akcesoria do realizacji usługi cateringowej tj.: stoły pod bufet, stoły koktajlowe, naczynia, zastawa stołowa, serwis do kawy i herbaty, obrusy, bieżniki.
     c)    Wykonawca zapewni uroczysty sposób aranżacji stołów i ułożenia potraw. Stoły, na których będzie serwowany posiłek powinny być estetycznie udekorowane z wykorzystaniem żywych kwiatów lub innych tematycznych dodatków.
     d)    Wykonawca zapewni we własnym zakresie dowóz posiłku, napojów, dodatków oraz stołów, naczyń, sztućców, termosów, podgrzewaczy do dań ciepłych, warników i podgrzewaczy oraz wszelkich niezbędnych do świadczenia usługi przedmiotów i wyposażania (oraz ich rozładunek) na miejsce wskazane przez Zamawiającego.
     e)    Wykonawca powinien być gotowy do wydawania posiłków i napojów najpóźniej o godz. 14:30.
     f)    Zamawiający wymaga, aby posiłek został przygotowany wyłącznie ze świeżych produktów dostępnych na rynku (nie dopuszcza się produktów rozmrażanych). Posiłki powinny posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd.
    g)    Wykonawca jest zobowiązany do dostarczania i serwowania dań na naczyniach ceramicznych, chromowanych lub lustrzanych tacach. Wyklucza się naczynia jednorazowego użytku. W ramach usługi cateringowej Wykonawca powinien zapewnić metalowe, chromowane sztućce oraz serwetki.  
    h)    Wykonawca zapewni świadczenie usługi kelnerskiej w odpowiedniej do skali przedsięwzięcia liczbie osób, na najwyższym profesjonalnym poziomie, dostosowanym do rangi wydarzenia.

Prawo opcji:
Zamawiający w terminie do 6 marca 2024 r. określi, czy będzie korzystać z prawa opcji. Uruchomienie prawa opcji polegać będzie na zwiększeniu zamówienia podstawowego o kwotę odpowiadającą liczbie osób z przedziału 1 do 250 – zgodnie ze stawką określoną w Formularzu ofertowym.
Zamawiający zastrzega sobie prawo niewykorzystania całego zakresu ilościowego przedmiotu zamówienia z prawa opcji dostosowując je do limitów finansowych w ramach środków przeznaczonych na realizację zadania oraz rzeczywistych potrzeb związanych z rekrutacją uczestników.

II.    Warunki udziału

Zamawiający określa n/w warunki, które będą weryfikowane na poziomie oświadczenia zawartego w formularzu ofertowym. Na etapie składania oferty dopuszcza się złożenie oświadczeń wraz z ofertą w formie skanu, natomiast firma, która złoży najkorzystniejszą ofertę, na etapie podpisywania umowy, zobowiązana będzie dostarczyć oświadczenie w oryginale:

1.    Wykonawca posiada zezwolenie na prowadzenie działalności cateringowej wydane w drodze decyzji właściwego Państwowego Inspektora Sanitarnego wydanego na podstawie ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2023 r. poz. 1448) zezwalającej na prowadzenie działalności gastronomicznej w zakresie produkcji od surowca do wyrobu gotowego dań kulinarnych na potrzeby usług cateringowych przewożonych środkiem transportu.
2.    Wykonawca dysponuje lub będzie dysponował min. jednym samochodem do przewozu żywności, na który została wydana decyzja/zezwolenie właściwego Państwowego Inspektora Sanitarnego wydana na podstawie rozporządzenia (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. U. UE. L. z 2004 r. Nr 139, str. 1 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2023 r. poz. 1448) zezwalającej na prowadzenie działalności gastronomicznej w zakresie produkcji od surowca do wyrobu gotowego dań kulinarnych na potrzeby usług cateringowych przewożonych środkiem transportu.
3.    Posiadanie wiedzy i doświadczenia:
   1)    Wykonawca wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 2 usługi cateringowe połączone z obsługa kelnerską - każda o wartości nie mniejszej niż 15 000 zł brutto;
   2)    Wykonawca wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w okresie prowadzenia działalności gospodarczej, co najmniej 1 usługę cateringową (wydarzenie jednorazowe) dla co najmniej 250 osób.
4.    Wykonawca dysponuje lub będzie dysponował odpowiednią do skali wydarzenia liczbą kelnerów oraz szefem kuchni posiadającym co najmniej 3 lata doświadczenia w zawodzie.

Uwaga: w formularzu ofertowym należy wymienić usługi umożliwiające zweryfikowanie okoliczności spełniania warunków udziału (oznaczono kolorem).

III.    Termin, miejsce i sposób składania ofert
Ofertę należy złożyć w terminie do 16 lutego 2023 r. w formie skanu lub innej na adres e-mail: rolnictwo@podlaskie.eu na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
Uwaga: oferta stanowi załącznik do umowy – oferent z najkorzystniejszą ofertą dostarczy jej oryginał na etapie zawierania umowy.

IV.    Kryterium wyboru ofert
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert w oparciu o kryterium 100% cena.

V.    Forma i termin płatności
Przelew 14 dni po zrealizowaniu usługi – szczegółowe informacje zawarto w projekcie umowy.

VI.    Dodatkowe informacje
Postępowanie jest prowadzone w ramach procedury wewnętrznej Zamawiającego.

VII.    Informacje o możliwości odwołania postępowania lub zmiany jego warunków w trakcie postępowania i sposób informowania o tych okolicznościach
Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania w następujących przypadkach:
     1)    otrzymane oferty przekroczą budżet założony na realizację zamówienia,
     2)    gdy interes publiczny lub okoliczności na które nie ma wpływu Zamawiający będą przemawiać za rezygnacją z realizacji inicjatywy, w ramach której realizuje się przedmiotowe postępowanie.

Zamawiający nie przewiduje zmiany warunków w trakcie postępowania.

Załączniki (na dole strony)
1. Formularz ofertowy,
2. Projekt umowy.
 

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych
Informacja Zarządu Województwa Podlaskiego – Zamawiającego, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
1.    Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, ul. M. Curie- Skłodowskiej 14, 15-097 Białystok, tel. (85) 66 54 700, e-mail: https://bip.podlaskie.eu/
2.    Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@podlaskie.eu
3.    Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją postępowania o udzielenie zamówienia. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w powyższym celu jest konieczność wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e rozporządzenia);
4.    Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5.    Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do zakończenia okresu trwałości projektu, nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.
6.    Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
7.    Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8.    Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem złożenia oferty na realizację przedmiotu zamówienia i jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.
9.    Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyła firma Probart Sp. z o. o., ul. Włókiennicza 5; 15-464 Białystok – cena oferty brutto 27 860,00 zł