Zapytanie ofertowe na dzierżawę 15 sztuk urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem zarządzająco-monitorującym.

Data wydania 2017-09-12
Tytuł Zapytanie ofertowe na dzierżawę 15 sztuk urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem zarządzająco-monitorującym.
Typ Zamówienia Transakcje nieobjęte ustawą Pzp
NR Zamówienia BA-III.2601.13.1.2017
Kategoria Usługi
Status Postępowania W trakcie
Termin składania ofert 2017-09-27

Białystok, dnia 12 września 2017 r.

BA-III.2601.13.1.2017

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na dzierżawę 15 sztuk urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem zarządzająco-monitorującym realizację wydruku podążającego oraz świadczeniem usługi serwisowo-eksploatacyjnej zapewniającej utrzymanie dzierżawionych urządzeń w stanie pełnej gotowości na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

A. Opis zadania

  1. Przedmiotem zamówienia jest dzierżawa 15 sztuk urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem zarządzająco-monitorującym realizację wydruku podążającego oraz świadczeniem usługi serwisowo-eksploatacyjnej zapewniającej utrzymanie dzierżawionych urządzeń w stanie pełnej gotowości na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.
  2. Wykonawca zainstaluje dostarczone urządzenia wraz z kompletnym wyposażeniem niezbędnym do prawidłowej pracy w siedzibach Zamawiającego.
  3. Zamawiający gwarantuje wyłącznie pomieszczenia biurowe, dostęp do sieci elektrycznej, dostęp do sieci teleinformatycznej oraz papier kserograficzny.
  4. Zamawiający szacuje, że w okresie trwania Umowy wykonywał będzie na dzierżawionych urządzeniach:

1) 460 000 kopii/druków A4 monochromatycznych na urządzeniach monochromatycznych – Typ 1;

2) 885 500 kopii/druków A4 monochromatycznych na urządzeniach kolorowych i 167 500 kopii/druków A4 kolorowych na urządzeniach kolorowych – Typ 2;

3) 300 000 kopii/druków A4 monochromatycznych na urządzeniu monochromatycznym – Typ 3.

Podana liczba kopii/wydruków jest jedynie wartością orientacyjną służącą przygotowaniu w pełni porównywalnych ofert. Podana ilość kopii jest wartością szacunkową i może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości przedmiotu zamówienia w poszczególnych rodzajach w ramach ustalonej wartości umowy. Zamawiający gwarantuje wykorzystanie 60% środków z umowy.

B. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia

  1. Dostawa 6 monochromatycznych i 9 kolorowych urządzeń wielofunkcyjnych do miejsc wskazanych przez Zamawiającego zgodnych z poniżej określonymi parametrami.
  2. Dostawa kompletnego systemu zarządzająco-monitorującego zgodnego z poniżej określonymi parametrami.
  3. Instalacja systemu zarządzająco-monitorującego i uruchomienie urządzeń w pomieszczeniach Zamawiającego.
  4. Dostarczenie, zainstalowanie i doprowadzenie do pełnej gotowości do pracy (drukowania, kopiowania, skanowania w systemie zarządzająco-monitorującym) na wszystkich urządzeniach wielofunkcyjnych będzie wykonane maksymalnie do 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy.
  5. Zapewnienie dla dostarczonych urządzeń serwisu obejmującego:

1)      zapewnienie pełnej obsługi konserwacyjno-serwisowej, tak aby urządzenia funkcjonowały prawidłowo i bezawaryjnie. Obsługa konserwacyjno-serwisowa obejmować będzie niezbędne do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przeglądy, czyszczenie z zewnątrz i wewnątrz, regulacje, naprawy, wymianę uszkodzonych części i podzespołów,

2)      wykonywanie okresowych przeglądów i konserwacji każdego urządzenia z częstotliwością zgodną z zaleceniami producenta, jednak nie rzadziej niż raz na pół roku, niezależnie od ilości wykonanych przez to urządzenie kopii/wydruków,

3)      dostarczanie oraz instalowanie w urządzeniach wielofunkcyjnych materiałów eksploatacyjnych za wyjątkiem papieru, w tym m.in. tonerów części zamiennych wskazanych w dokumentacji technicznej jako wymagane do wymiany okresowo lub według zużycia urządzeń; brak ww. materiałów nie może powodować przerw w pracy urządzenia większej niż 16 godzin roboczych.

  1. Zapewnienie utylizacji zużytych części i pojemników po materiałach eksploatacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  2. Przeprowadzenie szkolenia pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi urządzeń i generowania raportów oraz z zakresu zarządzania systemem.
  3. Zapewnienie doradztwa w zakresie obsługi i eksploatacji urządzeń.
  4. Wraz z dostawą urządzeń dostarczenie instrukcji obsługi urządzeń, deklaracji zgodności CE w języku polskim oraz innych dokumentów wynikających z przepisów prawa np. obowiązkowe certyfikaty, licencje itp.

C. Wymagana ilość urządzeń wielofunkcyjnych

  1. Typ 1 - 5 szt. urządzeń obsługujących format od A5 do A3 czarno-białych (monochromatycznych - drukowanie, kopiowanie, skanowanie):

L.p. 

Cechy urządzenia

 

Minimalne  wymagane  parametry  techniczne Zamawiającego

1.

Szybkość  druku

A4 25 str./min , A3 15 str./min.

2.

Zasobniki papieru

Standard na 1 100 arkuszy w czym minimum 2 kasety na papier  z możliwością ustawienia i załadowania formatów od A5 do  A3  i podajnik ręczny na 100 arkuszy

3.

Formaty papieru

Wymagana obsługa od A5 do  A3 dla skanowania, kopiowania i  druku

4.

Automatyczny dupleks

Zainstalowany moduł z obsługą formatów papieru  A5-A3 dla skanowania, kopiowania i druku

5.

Automatyczny podajnik dokumentów

Wymagany RADF lub DADF

6.

Wielokrotność kopiowania

1- 999

7.

Skalowanie

25-400 %  krokowo minimum co 1 %

8.

Zainstalowana pamięć

2 GB

9.

Wbudowany  dysk twardy

250 GB

10.

Rozdzielczość

600x600 dpi

11.

Interfejsy

USB 2.0; Ethernet 10/100/1000 TX

12.

Protokoły sieciowe.

TCP/IP „(IPv4/IPv6), SMB, LPD, SNMP, HTTP, IPP, LDAP

13.

Emulacje/ Języki opisu  strony.

PCL6, Post Script3 lub zgodny

14.

Skan do formatów

TIFF, PDF, JPG

15.

Sterowniki

Kompatybilny z systemami Windows 7 32 i 64 bit, Windows 8.1 32 i 64 bit., Windows 10 32 i 64 bit

16.

Autoryzacja

Autoryzacja dostępu poprzez login z hasłem lub kodem PIN i czytnik kart zbliżeniowych

17.

Podstawa

Dostarczone urządzenie powinno być wyposażone w podstawę oryginalną lub kompatybilną.

18.

Dodatkowy warunek

Przebieg nie większy niż 100 000 kopii.

19.

Funkcjonalność

Urządzenie powinno umożliwiać zapisywanie skanów na USB oraz wysyłanie ich na e-mail

 

  1. Typ 2 - 9 szt. urządzeń obsługujących format od A5 do A3 kolorowych (drukowanie, kopiowanie i skanowanie w kolorze):

L.p. 

Cechy urządzenia

 

Minimalne  wymagane  parametry  techniczne

Zamawiającego

1.

Szybkość  druku

A4 25 str./min , A3 14 str./min. dla mono i kolor

2.

Zasobniki papieru

Standard na 1100 arkuszy w czym minimum 2 kasety na papier  z możliwością ustawienia i załadowania formatów od A5 do  A3 i podajnik ręczny na 100 arkuszy

3.

Formaty papieru

Wymagana obsługa od A5 do  A3 dla skanowania, kopiowania i  druku

4.

Automatyczny dupleks

Zainstalowany moduł z obsługą formatów papieru  A5-A3 dla skanowania, kopiowania i  druku

5.

Automatyczny podajnik dokumentów

Wymagany RADF lub  DADF

6.

Wielokrotność kopiowania

1-999

7.

Skalowanie

25-400 %  krokowo minimum co 1 %

8.

Zainstalowana pamięć

 2 GB

9.

Wbudowany  dysk twardy

250 GB

10.

Rozdzielczość

600x600 dpi

11.

Interfejsy

USB 2.0; Ethernet 10/1001000 TX

12.

Protokoły sieciowe

TCP/IP (IPv4/IPv6), SMB, LPD, SNMP, HTTP, IPP, LDAP

13.

Emulacje/ Języki opisu  strony.

PCL6, Post Script3 lub zgodny

14.

Skan do formatów

TIFF, PDF, JPG

15.

Sterowniki

Kompatybilny z systemami Windows 7 32 i 64 bit, Windows 8.1 32 i 64 bit Windows 10 32 i 64 bit.

16.

Autoryzacja

Autoryzacja dostępu poprzez login z hasłem lub kodem PIN i czytnik kart zbliżeniowych

17.

Podstawa

Dostarczone urządzenie powinno być wyposażone w podstawę oryginalną lub kompatybilną.

18.

Dodatkowy warunek

Przebieg nie większy niż 100 000 kopii.

19.

Funkcjonalność

Urządzenie powinno umożliwiać zapisywanie skanów na USB oraz wysyłanie ich na e-mail

 

  1. Typ 3 - 1 szt. urządzenie obsługujące format od A5 do A3 czarno-białych (monochromatycznych):

L.p. 

Cechy urządzenia

 

Minimalne  wymagane  parametry  techniczne Zamawiającego

1.

Szybkość  druku

Min.A4 55 str./min , min. A3 25 str./min.

2.

Zasobniki papieru

Standard na 3000 arkuszy w czym minimum 3 kasety na papier  z możliwością ustawienia i załadowania formatów od A5 do  A3

3.

Formaty papieru

Wymagana obsługa od A5 do  A3 dla skanowania, kopiowania i  druku

4.

Dupleks

Zainstalowany moduł z obsługą formatów papieru  A5-A3 dla skanowania, kopiowania i druku

5.

Automatyczny jednoprzebiegowy podajnik dokumentów-skanujący z obu stron jednocześnie

Na min.200 kartek oryginałów o gramaturze 85g/m2 obsługujący dokumenty o gramaturze w zakresie:35-200g/m2.

Z możliwością ręcznego podawania pojedynczych oryginałów celem budowania większej pracy, do automatycznego podajnika dokumentów.

 

6.

Wielokrotność kopiowania

Min. 1- 9999

7.

Skalowanie

25-400 %  krokowo minimum co 1 %

8.

Zainstalowana pamięć

Min. 2GB

9.

Wbudowany  dysk twardy

250 GB

10.

Rozdzielczość kopiowania i drukowania

Z wygładzeniem min. 1200x600dpi

11.

Interfejsy

USB 2.0; Ethernet 10/100/1000 TX, Fax

12.

Protokoły sieciowe.

TCP/IP „(IPv4/IPv6), SMB, LPD, SNMP, HTTP, IPP, LDAP

13.

Emulacje/ Języki opisu  strony.

PS3, XPS, PCL6,PCL5e

14.

Skan do formatu plików

TIFF,JPEG, XPS, PDF, PDF przeszukiwalny

15.

Sterowniki

Kompatybilny z systemami Windows 7 32 i 64 bit, Windows 8.1 32 i 64 bit., Windows 10 32 i 64 bit

16.

Autoryzacja

Autoryzacja dostępu poprzez login z hasłem lub kodem PIN i czytnik kart zbliżeniowych

17.

Podstawa

Dostarczone urządzenie powinno być wyposażone w podstawę oryginalną lub kompatybilną.

18.

Finiszer

Urządzenie wyposażone w finiszer stojący spełniający następujące parametry:

- zszywanie wielopozycyjne (min. w 3 pozycjach)

- zszywanie min. 50 arkuszy (80gm2)

- tworzenie broszur poprzez zginanie papieru w formacie A4 i A3 min. 60 stron

19

Ręczny podajnik papieru

Urządzenie wyposażone w ręczny podajnik papieru do wykonywania  kopii w rozmiarze standardowym, innym niż A3, A4, A5 jak i niestandardowym z możliwością zdefiniowania rozmiaru i o gramaturze do 200g/m2.

20.

Prędkość skanowania

 

Min. 80 obrazów/min.

21.

Czas pierwszej kopii

Nie więcej niż 8 sekund

22.

Technologia druku

Laserowa

23.

Funkcje drukowania

Wydruk wstrzymany, wydruk z klucza USB

24.

Funkcje skanowania

Skanowanie do pliku (SMB, FTB)

25.

Dodatkowy warunek

Przebieg nie większy niż 200 000 kopii.

Podczas awarii Systemu zarządzająco-monitorującego lub sieci powinna być możliwość przełączenia urządzenia w tryb administratora i umożliwienia użytkownikom korzystania z urządzenia MFP (wydruk USB/kopia/skan USB) w celu zachowania ciągłości pracy.

 

  1. system zarządzająco-monitorujący - wymagane funkcjonalności:

L.p. 

Minimalne  wymagane  funkcjonalności systemu

1.

System ma rozliczać wydruki, kopie i skany.

2.

System ma realizować autoryzowanie, monitorowanie, rejestrowanie i analizę wszystkich w/w zadań dla: użytkownika, wydziału, urządzenia wielofunkcyjnego.

3.

System powinien umożliwiać (wybiera to użytkownik) zalogowanie się do urządzenia kartą lub loginem  hasłem / pinem w razie braku karty. Zamawiający posiada karty zbliżeniowe w standardzie ASK FSK 125 kHz

4.

System powinien umożliwiać rejestrację kart przez użytkownika, jako operację wykonywaną przez niego samodzielnie

5.

System winien zarządzać wszystkimi funkcjami dostępnymi dla użytkowników na urządzeniach pracujących pod jego kontrolą

6.

System musi zapewnić raportowanie danych  za wybrany okres dla użytkownika, działu (komórki organizacyjnej), urządzenia wielofunkcyjnego

7.

System ma umożliwić drukowanie podążające dla użytkownika

8.

System powinien funkcjonować w języku polskim na urządzeniu

9.

System powinien umożliwiać zarządzanie kolejką wydruków poszczególnych użytkowników,

10.

System powinien umożliwiać użytkownikowi zmianę parametrów wydruku  (min. ilości kopii) poszczególnych dokumentów zwalnianych do druku, bezpośrednio na panelu maszyny

11.

System powinien umożliwiać wydruk i skasowanie wydruków dla poszczególnych użytkowników, bezpośrednio na panelu maszyny

12.

System ma mieć możliwość integracji z Active Directory

13.

Dostawca zapewni pełną instalację i konfigurację wraz ze szkoleniem administratora i użytkowników oraz wsparciem w okresie trwania umowy.

14.

Zamawiający wymaga instalacji na posiadanym przez Zamawiającego systemie. Zamawiający przewiduje udostępnić na potrzeby systemu Windows Server 2016.

15.

Zamawiający wymaga, aby system działał w wewnętrznej sieci Zamawiającego bez dostępu do internetu.

16.

Sposób licencjonowania nie może ograniczać liczby użytkowników, licencjonowanie na urządzeniu, a nie na użytkowników.

17.

Zdalna diagnostyka parametrów serwisowych urządzeń oraz automatyczne monitorowanie stanu materiałów eksploatacyjnych wszystkich urządzeń wielofunkcyjnych objętych zamówieniem. Zamawiający powinien otrzymać możliwość podglądu parametrów i wskaźników, w tym dostępność urządzenia w sieci, wystąpienie alarmów i błędów, poziom tonera, koniec papieru, błędy wymagające interwencji serwisu. Funkcjonalność ta może być realizowana na poziomie wszystkich urządzeń.

 D. Termin wykonania i miejsce realizacji zamówienia

Dostarczenie i zainstalowanie oraz doprowadzenie do pełnej gotowości do pracy (drukowania, kopiowania, skanowania w systemie zarządzająco-monitorującym) na wszystkich urządzeniach wielofunkcyjnych musi być wykonane maksymalnie do 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy.

Okres dzierżawy wynosi 12 miesięcy licząc od dnia doprowadzenia do pełnej gotowości do pracy wszystkich dzierżawionych urządzeń.

Dzierżawione urządzenia powinny być dostarczone do niżej wymienionych lokalizacji:

1)      Białystok, ul. Generała Franciszka Kleeberga 20;

2)      Białystok, ul. Poleska 89 bud A i C;

3)      Białystok, ul. Jana Kilińskiego 16;

4)      Białystok, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1.

W trakcie realizacji umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany miejsca lokalizacji urządzeń. Zmiany lokalizacji dokonuje Wykonawca na prośbę Zamawiającego.

Czas realizacji zadania to 12 miesięcy od dnia doprowadzenia do pełnej gotowości do pracy wszystkich dzierżawionych urządzeń lub do dnia wyczerpania kwoty przyznanej na realizację umowy (w zależności od tego, co nastąpi w pierwszej kolejności).

E. Istotne postanowienia przyszłej umowy

  1. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.
  2. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w Formularzu ofertowym. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w Formularzu ofertowym oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nieprzyjmowaniem faktur jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami Zapytania ofertowego.
  3. Wykonawca wystawiać będzie faktury w oparciu o ceny jednostkowe, zamieszczone w Formularzu ofertowym.
  4. Rozliczenie będzie następować w okresach miesięcznych na podstawie opłaty najmu, który wyliczony będzie poprzez przemnożenie ilości wykonanych kopii i stawkę jej wykonania. Koszt kopii/wydruku formatu A3 jest to podwójny koszt jednostronnej kopii/wydruku formatu A4.
  5. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania od Wykonawcy faktur VAT i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.
  6. Z tytułu ewentualnego niezrealizowania części umowy Wykonawcy nie przysługują roszczenia finansowe oraz prawne.
  7. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, potencjał i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  8. Wykonawca oświadcza, że kopie/wydruki stanowiące przedmiot umowy, będą wysokiej jakości.
  9. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu od Zamawiającego bieżącego wynagrodzenia.
  10. Kary będą naliczane Wykonawcy w następujących wypadkach i wysokościach:

1)      opóźnienia w dostarczeniu przedmiotu umowy w wysokości 0,1 % wartości brutto przedmiotu umowy, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki licząc od dnia następnego po upływie terminu, o którym mowa w § 6 ust. 3 umowy,

2)      opóźnienia wykonania obowiązku wymiany tonera w wysokości 50 zł za każdą kolejną rozpoczętą godzinę roboczą po upływie terminu, o którym mowa w § 2 ust. 11 umowy,

3)      opóźnienia w reakcji serwisowej w wysokości 300 zł za każdy rozpoczęty dzień roboczy po upływie terminu, o którym mowa w § 2 ust. 12 umowy.

  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych.
  2. Kara umowna zostanie zapłacona w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty. Zamawiający jest uprawniony do potrącania naliczonych kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
  3. Zamawiający może odstąpić od umowy w całości albo w części w następujących okolicznościach:

1)      w razie naruszenia innych istotnych postanowień niniejszej umowy;

2)      w przypadku zastosowania nieuzasadnionego w warunkach umowy podwyższenia przez Wykonawcę cen wydruków/kopii będących przedmiotem zamówienia;

3)      w przypadku rażącej zwłoki w wykonaniu dostawy rozumianej jako okres przekraczający 14 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia;

4)      w przypadku określonym w art. 145 ustawy p. z. p.

  1. Zamawiającemu przysługuje uprawnienie do rozwiązania Umowy w każdym czasie, z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.
  2. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego, Wykonawca może żądać wynagrodzenia jedynie za część umowy wykonaną do daty odstąpienia.
  3. Odstąpienie od Umowy powinno nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.
  4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania Umowy we wskazanym przez siebie terminie w każdym przypadku stwierdzenia niewykonania lub nienależytego wykonania postanowień umowy przez Wykonawcę.
  5. Odstąpienie od Umowy lub jej rozwiązanie może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej. W przypadku zastosowania formy elektronicznej, oświadczenie Zamawiającego zostanie wysłane na adres e-mail.

F. Opis kryteriów wraz z podaniem ich wag i sposobu oceny ofert

Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującymi kryteriami:

  1. Cena wykonania zamówienia Cw – 60%, max. liczba punktów 60,

Cw – Liczba punktów = Cn/Cbo x 60 pkt

gdzie:

Cn – najniższa cena ofertowa brutto

Cbo - cena brutto badanej oferty

Cw – liczba punktów za kryterium: cena

Cena podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym musi być wyrażona w PLN z dokładnością do jednego grosza – dwóch miejsc po przecinku pod rygorem odrzucenia oferty.

  1. Czas wymiany tonera – T 20%, max. liczba punktów 20,

Czas wymiany tonera i jego punktacja:

Czas wymiany tonera do 5 godzin od zgłoszenia – 20 pkt

Czas wymiany tonera do 8 godzin od zgłoszenia – 10 pkt

Czas wymiany tonera powyżej 8 godzin od zgłoszenia – 0 pkt

  1. Czas reakcji serwisowej – S 20%, max. liczba punktów 20,

Czas reakcji serwisowej i jego punktacja:

Czas reakcji serwisowej w ciągu 1 dnia roboczego od zgłoszenia – 20 pkt

Czas reakcji serwisowej w ciągu 2 dni roboczych od zgłoszenia – 15 pkt

Czas reakcji serwisowej w ciągu 3 dni roboczych od zgłoszenia – 10 pkt

Czas reakcji serwisowej w ciągu 4 dni roboczych od zgłoszenia – 5 pkt

Czas reakcji serwisowej w ciągu 5 dni roboczych od zgłoszenia – 0 pkt

  1. Razem ocena obejmuje L = Cw + T + S

Gdzie:

L – łączna liczba punktów przyznana ofercie.

Cw – liczba punktów za kryterium: cena wykonania zamówienia.

T – liczba punktów za kryterium: czas wymiany tonera.

S- liczba punktów za kryterium: czas reakcji serwisowej.

 

Czas wymiany tonera to okres następujących po sobie godzin roboczych (godziny robocze to godziny pracy Zamawiającego) od przyjęcia zawiadomienia (za przyjęcie zawiadomienia droga elektroniczną uważa się moment wprowadzania informacji do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że Wykonawca mógł się zapoznać z jej treścią) do momentu wymiany tonera w sposób umożliwiający poprawny wydruk. Maksymalny czas wymiany tonera  to 16 godzin roboczych od zgłoszenia.

Czas reakcji serwisowej to okres następujących po sobie dni roboczych (dni robocze to dni pracy Zamawiającego) od przyjęcia zawiadomienia (za przyjęcie zawiadomienia drogą elektroniczną uważa się moment wprowadzenia informacji do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby Wykonawca mógł się zapoznać z jej treścią) do przywrócenia sprawności urządzenia lub jego wymiany na inne sprawne urządzenie o adekwatnych parametrach.

G. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

  1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim poprzez zaoferowanie cen jednostkowych kopii/wydruków wyspecyfikowanych w Formularzu ofertowym oraz w podsumowaniu – wyliczenie łącznej wartości brutto.
  2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
  3. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
  4. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. zdjęcia kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.
  5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
  6. Kompletna oferta powinna zawierać: a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy); b) wypełniony Formularz ofertowy wraz z załącznikiem.
  7. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej. Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 605 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – usługa dzierżawy urządzeń wielofunkcyjnych”). Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
  8. Termin złożenia oferty: do dnia 27.09.2017 r. (środa) do godz. 10:00.
  9. Ewentualne zapytania proszę kierować do:

1)      Pana Jacka Jasińskiego – tel. 85 66 54 580;

2)      Pani Joanny Fiedorowicz – tel. 85 66 54 501;

3)      Pani Magdaleny Bagińskiej – tel. 85 66 54 131.

H. Uwagi

  1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 60 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych.
  2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.
  3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełniania.
  4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.
  5. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie, faksem lub droga elektroniczną.
  6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.
  7. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

1)      powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

2)      cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

3)      wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

4)      postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

  1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość podpisania Umowy dotyczącej powierzenia przetwarzania danych osobowych.
  2. Po wykonaniu umowy oraz w przypadku konieczności serwisu poza siedzibą Zamawiającego, wbudowane dyski twarde urządzeń zostają u Zamawiającego.
  3. Wykonawca nie będzie miał zdalnego dostępu do urządzeń i do Systemu zarządzająco-monitorującego oraz do danych osobowych przetwarzanych w całym systemie wydruku.

Korespondencja i zmiany

Metryka strony

Udostępniający: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

Wytwarzający/odpowiadający: Magdalena Bagińska

Wprowadzający: Magdalena Bagińska

Data modyfikacji: 2017-09-21

Opublikował: Magdalena Bagińska

Data publikacji: 2017-09-12

Rejestr zmian