Białystok, 20.04.2022 r.

DSI-II.1333.4.2022

Zapytanie ofertowe

Zwracamy się do Państwa z zapytaniem ofertowym polegającym na zakupie usługi składającej się z dostępu do: Systemu Informacji Prawnej, narzędzia do badania powiązań osobowo-kapitałowych oraz narzędzia do wspomagania pracy komórki ds. BHP. Powyższe moduły mają być aktywne przez rok czasu od dnia 19.05.2022 r. przez 12 miesięcy tj. do 18.05.2023.

Prosimy o podanie w Załączniku 1 cen netto poszczególnych modułów. Opis Przedmiotu Zamówienia Systemu Informacji Prawnej stanowi Załącznik 4 do zapytania.

Do Zapytania ofertowego jako Załącznik nr 2 dołączony został wzór umowy, która będzie podpisana z wyłonionym Wykonawcą.

Zamawiający zastrzega, że realizacja umowy w zakresie wsparcia technicznego wymaga podpisania Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych na wzorze obowiązującym u Zamawiającego, który stanowi załącznik nr 3 do zapytania.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zapytaniem o cenę w myśl ustawy PZP.

Zamawiający nie dopuszcza ofert częściowych.

Inne ustalenia:

1. Opłaty abonamentowe będą płatne na podstawie faktur wystawianych przez Wykonawcę po skończonym okresie rozliczeniowym, którego dotyczą. Termin płatności faktur Wykonawcy wynosi 21 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę.
2. Komunikacja pomiędzy stronami umowy będzie się odbywać w języku polskim. Przedstawiciel Wykonawcy kontaktujący się z Zamawiającym w celu realizacji umowy obowiązany jest do znajomości języka polskiego w mowie i piśmie w stopniu pozwalającym na  prawidłową i terminową realizację jego obowiązków określonych zawartą umową.
3. Kryterium wyboru oferty stanowi - 100% cena (Łączna wartość bieżącego zamówienia). Cenę oferty należy podać w złotych polskich z dokładnością do jednego grosza.
4. Wyłącznym użytkownikiem programów będących przedmiotem zamówienia będzie Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
5. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną ze strony Wykonawcy. Do oferty powinien być dołączony oryginał upoważnienia.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

7. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach gdy:

• powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
• cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
• wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

Ofertę w postaci wypełnionej tabeli z Załącznika nr 1 wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć drogą elektroniczną. Oferta ta powinna być zabezpieczona hasłem, które zostanie przesłane Zamawiającemu w ciągu 30 minut od upływu terminu składania ofert. Zamawiający wymaga aby oferta złożona w formie elektronicznej opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do działania w imieniu Wykonawcy.

Ofertę należy przesłać na adres email si@wrotapodlasia.pl w nieprzekraczalnym terminie do godz. 10:00 dnia 28.04.2022 r.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Załączniki:
Załącznik nr 1 - Tabela z kwotami

Załącznik nr 2 - Wzór umowy

Załącznik nr 3 - Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych

W razie jakichkolwiek pytań, prosimy kierować je na adres e-mail: si@wrotapodlasia.pl najpóźniej do dnia  26.04.2022 r. do godz.10.00. Na pytania przesłane po tym terminie Zamawiający nie musi udzielać odpowiedzi.

Pytanie nr 1

Czy Zamawiający dopuści SIP, który posiada wszystkie wymagane komentarze z wyjątkiem komentarza do ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 511)?

Odpowiedź

Zamawiający dopuści SIP, który posiada wszystkie wymagane komentarze z wyjątkiem komentarza do ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 511)

Pytanie nr 2

W   Opisie   przedmiotu   zamówienia   Zamawiający   zawarł   wymóg   posiadania   kompletu   aktów   ocenionych i ujednoliconych, które zostały opublikowane od początku 1945 roku, nie wskazując o jakie kategorie aktów prawnych chodzi. Zgodnie z najlepszą wiedzą Wykonawcy, nie istnieje na rynku system, który spełniałby ten wymóg dla wszystkich baz aktów prawnych, w związku z czym Wykonawca uprzejmie dopytuje, czy Zamawiający zaakceptuje system, który dla tego wymogu zawiera komplet ujednoliconych tekstów aktów prawnych opublikowanych w Dzienniku Ustaw od 1918 roku i w Monitorze Polskim od 1945 roku?

Odpowiedź

Zamawiający zaakceptuje system, który dla tego wymogu zawiera komplet ujednoliconych tekstów aktów prawnych opublikowanych w Dzienniku Ustaw od 1918 roku i w Monitorze Polskim od 1945 roku

Pytanie nr 3

Zgodnie z powszechnie przyjętą praktyką rynkową dotyczącą udostępniania oprogramowania Wykonawca wnosi   o zmianę sposobu płatności na płatność z góry zamiast płatności z dołu.

Odpowiedź

Zamawiający zgadza się na zmianę sposobu płatności na płatność z góry zamiast płatności z dołu.

Pytanie nr 4

Z uwagi na fakt, że kary umowne przewidziane w projekcie umowy naliczane są od całkowitej wartości wynagrodzenia umownego i zdaniem Wykonawcy są wysokie porównując je do standardów rynkowych, Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą do Zamawiającego o ich zmniejszenie o 1/3.

Odpowiedź

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie nr 5

Wykonawca wskazuje na asymetrię uprawnień Stron w zakresie postanowień umowy przewidujących kary umowne. Mianowicie zdaniem Wykonawcy nie sposób uznać za zasadne obciążanie karą umowną Wykonawcy, gdy ten od umowy odstąpi zgodnie z regułami prawa cywilnego na skutek uchybień, których dopuszcza się Zamawiający. Wykonawca wnosi zatem o wprowadzenie następującej zmiany do § 7 ust. 1 pkt 1 projektu umowy:

„odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w całości lub w części z powodu okoliczności za które odpowiada Wykonawca lub gdy Wykonawca odstąpi od wykonywania umowy w całości lub w części z własnej winy lub zrobi to  z  własnej   woli  pomimo  braku  posiadania  stosownych  uprawnień  do  odstąpienia  wynikających      z przepisów prawa, w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 2”.

Odpowiedź

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie nr 6

Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy Zamawiający zgodziłby się na wprowadzenie postanowienia ograniczającego odpowiedzialność Wykonawcy do wysokości połowy wartości brutto Umowy.

Wiedzą powszechną jest bowiem, że nie istnieje program komputerowy czy publikacja elektroniczna, która funkcjonowałaby bezbłędnie, a zwłaszcza współdziałała poprawnie z każdym oprogramowaniem i sprzętem dostępnym w sprzedaży. Powyższe stwierdzenie znajduje uzasadnienie w stosowanych przez wielu uznanych dostawców aplikacji wyłączeniach odpowiedzialności za wady programu. Dostawcy ci, nie mogąc przewidzieć jak zachowa się ich produkt w warunkach sprzętowych, jak i środowisku komputerowym, oferowanych przez jego nabywców, z uwagi również na częste zmiany, którym warunki te ulegają (nowy sprzęt, nowe  oprogramowanie),   z reguły  wyłączają w  ogóle swoją odpowiedzialność, w tym w szczególności  za szkody wynikłe z jego wad,          z rzadka oferując odpowiedzialność ograniczoną do jej części.

W celu realizacji ww. postulatu Wykonawca proponuje naniesienie stosownej zmiany do § 7 ust. 3 projektu umowy, która ograniczy odpowiedzialność do połowy wartości wynagrodzenia umownego.

Odpowiedź

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie nr 7

Z uwagi na fakt, iż system LEX umożliwia w określonych pakietach dostęp do funkcjonalności umożliwiających wprowadzanie danych przez użytkownika, Wykonawca wnosi o rozszerzenie zdefiniowanego w § 4 ust. 3 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych celu przetwarzania w następujący sposób:

„Powierzone przez  Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie     w celu/celach obsługi procesu logowania do sytemu informacji prawnej oraz w celu obsługi dostępnych w nim funkcjonalności”.

Odpowiedź

Zamawiający zgadza się na rozszerzenie zapisu 4 ust. 3 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych celu przetwarzania w następujący sposób:

„Powierzone przez  Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie     w celu/celach obsługi procesu logowania do sytemu informacji prawnej oraz w celu obsługi dostępnych w nim funkcjonalności”.

Pytanie nr 8

Wykonawca wnosi o usunięcie omyłki pisarskiej jaka wkradła się najwyraźniej do treści § 5 ust. 8 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, który w obecnym brzmieniu zakłada, że Wykonawca ma umiejętność czytania w myślach Zamawiającego w zakresie ocen Zamawiającego co do potencjalnych zagrożeń dot. ochrony danych osobowych. Wykonawca wnosi o wprowadzenie następującej zmiany do ww. § 5 ust. 8:

„Planując dokonanie zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych, Podmiot przetwarzający ma obowiązek zastosować się do wymogów, o których mowa w art. 25 ust. 1 RODO i ma obowiązek z wyprzedzeniem informować Administratora o planowanych zmianach w taki sposób i terminie, który zapewni Administratorowi realną możliwość reagowania, jeżeli planowane przez Podmiot przetwarzający zmiany w opinii Podmiotu przetwarzającego zagrażają uzgodnionemu poziomowi bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych lub zwiększają ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, wskutek ich przetwarzania przez Podmiot przetwarzający”.

Odpowiedź

Zamawiający zgadza się na usunięcie omyłki pisarskiej „„Planując dokonanie zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych, Podmiot przetwarzający ma obowiązek zastosować się do wymogów, o których mowa w art. 25 ust. 1 RODO i ma obowiązek z wyprzedzeniem informować Administratora o planowanych zmianach w taki sposób i terminie, który zapewni Administratorowi realną możliwość reagowania, jeżeli planowane przez Podmiot przetwarzający zmiany w opinii Podmiotu przetwarzającego zagrażają uzgodnionemu poziomowi bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych lub zwiększają ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, wskutek ich przetwarzania przez Podmiot przetwarzający”.

Pytanie nr 9

W odniesieniu do § 5 ust. 9 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych Wykonawca wskazuje, że za nadmiernie restrykcyjne i wykraczające poza wymogi RODO uznać należy obowiązek informowania Zamawiającego o samym podejrzeniu naruszenia danych osobowych. Przepisy ochrony danych osobowych wymagają w tym zakresie informowania o stwierdzonych przypadkach naruszeń, a Wykonawca nie widzi żadnego uzasadnienia dla rozszerzania tego wymogu. Jednocześnie rozszerzanie (zaostrzanie) tego wymogu jest zupełnie niespotykane w praktyce zawierania tego typu umów. Wykonawca wnosi zatem o zmianę treści ww. postanowienia poprzez usunięcie z jego treści słowa „podejrzenie” (w różnych formach fleksyjnych), tak aby Wykonawca miał bezwzględne obowiązki przewidziane w ww. § 5 ust. 9 dopiero w sytuacji stwierdzenia naruszenia.

Odpowiedź

Zamawiający podtrzymuje zapisy zawarte w projekcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych

Pytanie nr 10

Wykonawca wnosi o wprowadzenie do § 5 ust. 11 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych 21-dniowego terminu na usunięcie danych osobowych. Wykonawca wnosi także o usunięcie swoistego automatyzmu z tego postanowienia tj. aby obowiązek wskazany w tym postanowieniu następował na żądanie Zamawiającego a nie automatycznie. Wykonawca wnosi zatem o nadanie ww. § 5 ust. 11 następującego brzmienia:

„Podmiot przetwarzający, w terminie 21 dni od dnia wygaśnięcia niniejszej umowy, zobowiązuje się zwrócić wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone oraz skutecznie usunąć wszelkie ich istniejące kopie, również z nośników elektronicznych pozostających w jego dyspozycji, chyba że przepisy prawa nakazują mu przechowywanie danych osobowych. Na żądanie Administratora Podmiot przetwarzający zrealizuje niniejsze czynności, o których mowa oraz przedstawi Administratorowi oświadczenie potwierdzające ich realizację, w terminie nie dłuższym niż 5 dni od dnia otrzymania żądania”.

Odpowiedź

Zamawiający podtrzymuje zapisy zawarte w projekcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych

Pytanie nr 11

Wykonawca zwraca się z zapytaniem czy właściwie interpretuje § 5 ust. 13 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych przyjmując, że przewidziane tam obowiązki zwrotu przez Wykonawcę strat Zamawiającego dotyczą wyłącznie kwot prawomocnie zasądzonych przez sąd powszechny?

Odpowiedź

Wykonawca właściwie interpretuje § 5 ust. 13 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Pytanie nr 12

W odniesieniu do § 6 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z uwagi na fakt, że Wykonawca korzysta z usług stałych dalszych przetwarzających, Wykonawca zwraca uwagę, że konieczność każdorazowego uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego na dalsze powierzenie (podpowierzenie), mogłoby wręcz paraliżować wywiązywanie się przez Wykonawcę z obowiązków przewidzianych w umowie głównej, co miałoby negatywny wpływ zarówno dla Wykonawcy (odpowiedzialność umowna), jak i dla Zamawiającego (możliwe utrudnienia w uzyskaniu świadczeń umownych). Odnosi się to np. do realizacji obowiązków związanych  z usuwaniem awarii – w przypadku zgłoszenia takowej przez Zamawiającego, przed przystąpieniem do działań naprawczych przez osoby niebędące pracownikami Wykonawcy (będące np. osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą), koniecznym byłoby czekanie na indywidualną pisemną zgodę Zamawiającego   na   powierzenie   danych   osobowych.   Nadto   Wykonawca   w   ramach   swojej   działalności  i oferowanych klientom produktów korzysta stale z profesjonalnych firm hostingowych, które udostępniają Wykonawcy przestrzeń serwerową. Wykonawca zwraca się zatem z prośbą o dodanie do § 6 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych ust. 4 w brzmieniu następującym:

„Administrator oświadcza, że godzi się na to, by Podmiot przetwarzający korzystał ze wskazanych podmiotów trzecich i w tym zakresie upoważnił je do dostępu do ww. danych osobowych objętych powierzeniem lub, o ile będzie to konieczne, dokonał dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych objętych powierzeniem (tzw. podpowierzenie), wyłącznie jednak w zakresie niezbędnym do realizacji celów objętych niniejszą umową. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany na każdorazowe żądanie Administratora danych do przedstawiania listy ww. podmiotów, przy czym wskazuje się, że podmiotami tymi są:

w przypadku Oprogramowania online i Serwisu logowania: dostawca powierzchni serwerowej, na której utrzymywane jest Oprogramowanie online i Serwis logowania (nazwa: T-Mobile Polska S.A., lokalizacja serwerów: Polska) oraz Microsoft Corporation, Legal and Corporate Affairs, Volume Licensing Group, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA - miejsce przetwarzania danych: serwery zlokalizowane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego - w zakresie hostingu danych, w ramach usługi Microsoft Azure;

Exant Software Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu w zakresie obsługi świadczeń gwarancyjnych;

osoby fizyczne będące dostawcami usług serwisowych i developerskich (IT) i pośrednikami sprzedaży, stale współpracujący z Podmiotem przetwarzającym, zatrudnieni przez Podmiot przetwarzający w oparciu o umowy cywilnoprawne, posiadający siedzibę w Polsce;

IMQ Polska Sp. z o.o. oraz Prosper Polska Sp. z o.o. w zakresie przetwarzania danych na potrzeby obsługi klienta, w tym zgłoszeń reklamacyjnych (infolinia, helpdesk);

spółki z grupy kapitałowej Wolters Kluwer zajmujące się obsługą informatyczną Podmiotu przetwarzającego, posiadające siedzibę i przetwarzające dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego”.

Odpowiedź

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.