Białystok, dnia 13 marca 2019 r.

BA-III.2512.1.2.2019

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia ofert na dostawę mebli biurowych i gabinetowych (Część nr 1, Część nr 2, Cześć nr 3, Cześć nr 4) na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

Zamawiający nakłada na Wykonawcę / Oferenta obowiązek dokonania przed złożeniem oferty oględzin i pomiarów pomieszczeń oraz kolorystyki mebli stosowanej w urzędzie w celu prawidłowego sporządzenia oferty (dotyczy Części nr 1, Części nr 2, Części nr 3, Części nr 4).

Wykonanie oględzin zostanie potwierdzone przez Zamawiającego, a potwierdzenie dołączone do oferty.

 A. Opis przedmiotu zamówienia

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

B. Zadania Wykonawcy przedmiotu zamówienia

1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć przedmiot zamówienia własnym transportem lub transportem profesjonalnej firmy przewozowej oraz na swój koszt do siedziby Zamawiającego.
2. Wykonawca zobowiązany jest zawiadomić Zamawiającego co najmniej 2 dni robocze wcześniej o planowanym terminie dostarczenia zamówionych mebli. Za dni robocze ustala się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wady i szkody powstałe w czasie transportu mebli do siedziby Zamawiającego.
4. Meble, o których mowa w Zapytaniu, powinny posiadać najwyższą jakość, sprawność oraz wydajność.
5. Ostateczny odbiór dostarczonych przez Wykonawcę mebli nastąpi w oparciu o protokół odbioru, który zostanie sporządzony po sprawdzeniu ilości i jakości dostarczonych mebli.
6. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu mebli w terminie wskazanym w formularzu ofertowym.
7. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z Zapytaniem ofertowym i/lub z Ofertą Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwych mebli na meble wolne od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z Zapytania ofertowego i Oferty Wykonawcy i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym przez Zamawiającego.
8. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia serwisu gwarancyjnego, w zakresie i czasie określonym przez producentów poszczególnych mebli, od dnia dostarczenia mebli do siedziby Zamawiającego. Czas naprawy wadliwych mebli wynosi maksymalnie 30 dni roboczych. Dwukrotnie naprawiane w ramach gwarancji meble należy wymienić na nowe.
9. Koszt dojazdu, w ramach napraw gwarancyjnych, ekipy serwisowej oraz koszt transportu przedmiotu zamówienia pokrywa Wykonawca.
10. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

C. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
3. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści, powinny być parafowane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji.
4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
5. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Kompletna oferta powinna zawierać:
   A)dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);
   B) wypełniony Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania,
   C) potwierdzenie oględzin przez Zamawiającego.
8. Ofertę w wersji papierowej należy przesłać na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, Biuro Administracyjno – Gospodarcze, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok pok. 605 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa mebli biurowych i gabinetowych”) lub przedłożyć osobiście (wyłącznie w zamkniętej kopercie) w Biurze Administracyjno-Gospodarczym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok pok. 605.
9. Termin złożenia oferty – 21.03.2019 r., godz. 10.00. Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
   
   

D. Kryterium oceny ofert

Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującymi kryteriami:

1. Cena wykonania zamówienia C_w – 80%, max. liczba punktów 80,
   C_w – Liczba punktów = C_n/C_bo x 80 pkt
   gdzie:
   C_n – najniższa cena ofertowa brutto
   C_bo - cena brutto badanej oferty
   C_w – liczba punktów za kryterium: cena
   Cena podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym musi być wyrażona w PLN z dokładnością do jednego grosza – dwóch miejsc po przecinku pod rygorem odrzucenia oferty.
2. 2. Czas realizacji zamówienia – S - 20%, max. liczba punktów 20,
   Czas realizacji zamówienia i jego punktacja:
   Czas realizacji zamówienia do dnia 16 kwietnia 2019 roku – 20 pkt
   Czas realizacji zamówienia do dnia 23 kwietnia 2019 roku – 10 pkt
   Czas realizacji zamówienia do dnia 30 kwietnia 2019 roku –   0 pkt
3. Razem ocena obejmuje L = C_w + S
   Gdzie:
   L – łączna liczba punktów przyznana ofercie.
   C_w – liczba punktów za kryterium: cena wykonania zamówienia.
   S- liczba punktów za kryterium: czas realizacji zamówienia.

E. Postanowienia dodatkowe

1. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza cenowo, tj. w oparciu o podane w zapytaniu kryterium wyboru i oceny.
3. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście.
4. Aby zapewnić porównywalność wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu doprecyzowania i wyjaśnienia treści ofert. 

F. Uwagi

1. Przewidywany termin podpisania umowy to marzec 2019 r. Zamawiający zastrzega, iż termin ten może ulec nieznacznemu przesunięciu.
2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.
3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełniania.
4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.
5. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych mebli w ramach danej części nr 1, nr 2, nr  3,  nr 4).
6. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie, faksem lub droga elektroniczną.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:
   A) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
   B) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
   C) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
   D) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
9. Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania należy kierować na adres mailowy: emilia.marczuk@wrotapodlasia.pl oraz joanna.fiedorowicz@wrotapodlasia.pl.

Załączniki:
Załącznik nr 1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia ofertowego.
Załącznik nr 2 Wzór formularza ofertowego.
Załącznik nr 3 Wzór umowy.

W wyniku przeprowadzonego postępowania BA-III.2512.1.2.2019 na Dostawę mebli fabrycznie nowych, nieużywanych, wolnych od wad w asortymencie i ilości określonej w Części nr 1 / Części nr 2 / Części nr 3 / Części nr 4 na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyło w ramach poszczególnych części:

Części 1 - Biuro i Meble Marek Józef Mikołowski, 16-010 Wasilków, ul. Nadawki 1A/4U – cena oferty brutto 3 126,71 zł; czas realizacji zamówienia do dnia 16.04.2019 r.;

Części 2 - Biuro i Meble Marek Józef Mikołowski, 16-010 Wasilków, ul. Nadawki 1A/4U – cena oferty brutto 9 325,89 zł; czas realizacji zamówienia do dnia 16.04.2019 r.;

Części 3 - Biuro i Meble Marek Józef Mikołowski, 16-010 Wasilków, ul. Nadawki 1A/4U – cena oferty brutto 5 480,50 zł; czas realizacji zamówienia do dnia 16.04.2019 r.;

Części 4 - ARTform Ewa Lorenc, 15-687 Białystok, ul. Komisji Edukacji Narodowej 52 lok. 3 – cena oferty brutto 56 580,00 zł; czas realizacji zamówienia do dnia 16.04.2019 r.