Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020

Białystok, dnia 20.08.2021 r.

BG.2601.3.23.2021

Zapytanie ofertowe

Przedmiotem zamówienia jest jednorazowa dostawa artykułów biurowych: segregatorów i skoroszytów opisanych w pkt. A Opis przedmiotu Zamówienia, do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Poleskiej 89, na potrzeby związane z wykonywaniem zadań Instytucji Zarządzającej RPOWP 2014-2020 przez Departamenty i Biura: Departament Rozwoju Regionalnego (DRR), Departament Innowacji i Przedsiębiorczości (DIP), Departament Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) oraz Biuro Certyfikacji RPOWP 2014-2020 (BC)

I. Opis przedmiotu zamówienia

Zamówienie będzie obejmowało następujące artykuły biurowe:

1. Segregator z mechanizmem dźwigniowym A4 wykonany z kartonu pokrytego jednostronnie folią polipropylenową, wyposażony w okucia metalowe na dolnych krawędziach, posiada dwustronną wymienną etykietę oraz okuty otwór na palec ułatwiający zdejmowanie segregatora z półki; szerokość grzbietu: 50 mm (+/- 5mm), (kolor: np. czarny, czerwony, niebieski, zielony, żółty, szary, biały, fioletowy), ilość: 1000 szt.
2. Segregator z mechanizmem dźwigniowym A4 wykonany z kartonu pokrytego jednostronnie folią polipropylenową, wyposażony w okucia metalowe na dolnych krawędziach, posiada dwustronną wymienną etykietę oraz okuty otwór na palec ułatwiający zdejmowanie segregatora z półki; szerokość grzbietu: 75 mm (+/- 5mm), (kolor: np. czarny, czerwony, niebieski, zielony, żółty, szary, biały, fioletowy), ilość: 1500 szt.
3. Skoroszyt A4, plastikowy sztywny z europerforacją, przednia okładka przezroczysta, tylna okładka kolorowa twarda, wykonany z mocnego i sztywnego PCV, pojemność minimum 20 kartek; dwustronnie zapisywalny pasek brzegowy, zaokrąglone rogi obu okładek, boczna perforacja umożliwiająca wpięcie do segregatora z dowolnym ringiem (kolor: np. czarny, czerwony, niebieski, zielony, żółty), opak./20 szt., ilość: 100 opak.

 II. Zadania Wykonawcy przedmiotu zamówienia

1. Artykuły biurowe powinny zostać dostarczone jednorazowo do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Poleskiej 89.
2. Artykuły biurowe należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie do 20 dni roboczych od daty złożenia zamówienia. Zamówienie zostanie złożone jednorazowo przez Zamawiającego drogą elektroniczną.
3. Wykonawca zrealizuje dostawę do siedziby Zamawiającego w dzień roboczy w godz. od 8.00 – do 15.00. Za dni robocze ustala się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
4. Każdy dostarczony artykuł powinien być dopuszczony do obrotu i stosowania na terenie Polski, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wszystkie artykuły powinny posiadać oznakowania informujące o producencie. Oznakowania te powinny być czytelne i trwałe.
5. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy
   z zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego przedmiotu umowy na artykuł wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z zamówienia i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym w porozumieniu z Zamawiającym.
6. Dostawa zrealizowana zostanie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.
7. Wyliczona, na podstawie zaproponowanych przez Wykonawcę cen jednostkowych za wyspecyfikowane artykuły, cena ofertowa powinna obejmować całkowite koszty związane z realizacją umowy, w tym m.in. uwzględniać koszty transportu, ubezpieczeń, podatku, rozładunku w miejscu wskazanym przez Zamawiającego oraz wszelkie inne koszty Wykonawcy związane z wykonaniem umowy.
8. Przewidywany termin realizacji zadania – 20 dni roboczych od dnia podpisania umowy.
9. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 III. Zadania Zamawiającego

Zamówienie zostanie złożone przez Zamawiającego jednorazowo, drogą elektroniczną, na adres e-mail wskazany w Ofercie.

 IV. Opis sposobu przygotowania Oferty:

1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
3. Zaleca się ponumerowanie stron Oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
4. Żadne dokumenty wchodzące w skład Oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty.
6. Kompletna Oferta powinna zawierać: 1) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy); 2) wypełniony Załącznik nr 1
   do niniejszego Zapytania; 3) podpisany Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania.
7. Ofertę należy przedłożyć w następujący sposób:

1)  drogą elektroniczną na adres: kamila.wojciechowska@wrotapodlasia.pl Oferta powinna być zabezpieczona hasłem, które zostanie przesłane Zamawiającemu w ciągu 30 minut od upływu terminu składania ofert (przesłanie hasła: 03.09.2021 r., w godzinach 10:00 – 10:30). Zamawiający wymaga, aby oferta złożona w formie elektronicznej była równoznaczna z ofertą papierową. Oferta powinna być również opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do działania w imieniu Wykonawcy, lub powinien to być skan oferty podpisanej przez osobę upoważnioną do działania w imieniu Wykonawcy, lub

2)   ofertę w formie papierowej, którą należy przesłać na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, Biuro Gospodarcze, ul. Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok (na kopercie powinien być umieszczony dopisek: „Oferta – dostawa artykułów biurowych na potrzeby IZ RPOWP. Nie otwierać”).

8. Oferty należy złożyć osobiście lub drogą elektroniczną do dnia 3.09.2021 r., do godz. 10.00.

        Oferty niezaszyfrowane lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

        Otwarcie ofert odbędzie się dnia 03.09.2021 r., o godz. 11.00 w pok. 025.

 V. Postanowienia dodatkowe

1. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza cenowo, tj. w oparciu o podane w Zapytaniu kryterium wyboru i oceny ofert - 100 % łączna cena brutto oferty.
3. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście.
4. Aby zapewnić porównywalność wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami, w celu doprecyzowania i wyjaśnienia treści ofert.
5. O wynikach postepowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną (za pośrednictwem e-maila). Od wyników postępowania nie przysługuje odwołanie.

VI. Uwagi

1. Przewidywany termin podpisania umowy to wrzesień 2021 r. Zamawiający zastrzega, iż termin ten może ulec nieznacznemu przesunięciu.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić, w szczególności, w następujących przypadkach, gdy:

1) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia, 

2) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

4) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

3. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych artykułów).

VII. Dodatkowe informacje

1. Zamawiający wymaga 30-dniowego terminu związania ofertą. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
2. Wykluczeniu podlega Wykonawca:

1)  który brał czynny udział w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia;

2) który bezprawnie wpływał lub próbował wpłynąć na czynności Zamawiającego lub pozyskać informacje poufne;

3) który w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa wprowadził Zamawiającego w błąd;

4) który z przyczyn leżących po jego stronie nie wykonał albo nienależycie wykonał
w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego na rzecz Zamawiającego;

5)  w stosunku do którego otwarto likwidację.

3. Wykonawca oświadczy, że nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia - wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.

VIII. Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, co następuje:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Województwo Podlaskie reprezentowane przez Marszałka oraz Zarząd Województwa Podlaskiego z siedzibą przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok, tel. +48 (85) 66 54 549, e-mail: kancelaria@wrotapodlasia.pl, http://bip.umwp.wrotapodlasia.pl/.

2) Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych z którym może się Pani/Pan kontaktować pod adresem e-mail: iod@wrotapodlasia.pl.

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Jednorazowa dostawa artykułów biurowych do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Poleskiej 89 na potrzeby związane z wykonywaniem zadań Instytucji Zarządzającej RPOWP 2014-2020 przez Departamenty i Biura: Departament Rozwoju Regionalnego (DRR), Departament Innowacji i Przedsiębiorczości (DIP), Departament Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) oraz Biuro Certyfikacji RPOWP 2014-2020 (BC)”, prowadzonym w oparciu o Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

4) Pani/Pana dane osobowe będą udostępnione osobom upoważnionym przez Administratora w związku z realizacją zadań związanych z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, oraz innym podmiotom uczestniczącym w procedurach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”.

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5-ciu at trwałości projektu, po czym zostaną przekazane na okres 10-ciu lat do archiwum, a następnie zostaną usunięte zgodnie z przepisami o brakowaniu akt.

6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

8) Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO - prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; − na podstawie art. 16 RODO - prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO - prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo d wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

9) Nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO - prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

10) W przypadku gdy Pani/Pan będzie korzystać z przysługującego prawa dostępu do swoich danych, a realizacja tego prawa będzie wymagała po stronie Administratora niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

11) Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

12) Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą.

Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania należy kierować na adres mailowy: emilia.borowska@wrotapodlasia.pl

Załączniki:

- Załącznik nr 1 - Wzór formularza ofertowego

- Załącznik nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy

- Załącznik nr 3 - Wzór umowy

Oferty złożyły następujące firmy:

1. Office Service Sp. z o.o. Sp. k., ul. Gen. Wł. Andersa 40B, 15-113 Białystok - data wpływu: 3/09/2021 godz. 08:49; cena brutto: 11 494,35 zł
2. Grafix K. Olszewska-Piotrowska M. Tyrała - data wpływu: 3/09/2021 godz. 08:50; cena brutto: 12 402,09 zł
3. Mapen Sp. J. Paweł Oksieńczuk, Mariusz Jóźwik – data wpływu: 3/09/2021, godz. 9.31; cena brutto: 12 741,57 zł - oferta odrzucona, wadliwie złożona

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożył: Office Service Sp. z o.o. Sp. k., ul. Gen. Wł. Andersa 40B, 15-113 Białystok – cena oferty brutto 11 494,35 zł.               

Dnia 14 września 2021 r. zawarto z wykonawcą Office Service Sp. z o.o. Sp. k., ul. Gen. Wł. Andersa 40B, 15-113 Białystok umowę nr BG.2601.3.23.2021.