Białystok, dnia 29 listopada 2018 r.

BA-III.2601.9.44.2018

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na sukcesywną dostawę artykułów spożywczych do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1.

A. Opis zadania

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa artykułów spożywczych wymienionych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania, zwanych dalej artykułami.

2. Artykuły powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 do pokoju 024.

3. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.

B. Termin wykonania
Termin realizacji zadania – od dnia 01.01.2019 r. do dnia 31.12.2019 r. lub do dnia wyczerpania kwoty przyznanej na realizację umowy (w zależności od tego, co nastąpi w pierwszej kolejności).

C. Istotne postanowienia przyszłej umowy

1. Artykuły należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie 5 dni roboczych od daty złożenia zamówienia. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną na formularzu zamówienia określającym rodzaj i ilość zamawianych artykułów. Dopuszcza się możliwość złożenia w danym miesiącu zamówienia uzupełniającego.

2. Wykonawca będzie realizował dostawy do siedziby Zamawiającego w dni robocze w godz. od 8.00 – do 13.00. Za dni robocze uznaje się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

3. Artykuły powinny być posegregowane zgodnie z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne i dostarczone wraz z dowodem dostawy w sposób umożliwiający ich sprawne policzenie i odbiór. Każdy dostarczony artykuł powinien być dopuszczony do obrotu i stosowania na terenie Polski zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4. Wszystkie artykuły powinny posiadać oznakowania informujące o producencie, dacie produkcji, terminie przydatności do spożycia, składzie surowcowym. Oznakowania te powinny być czytelne i trwałe. Termin przydatności do spożycia dostarczonych artykułów nie może być krótszy niż 3 miesiące licząc od daty dostawy. W razie dostarczenia artykułów o terminie do spożycia krótszym niż 3 miesiące licząc od daty dostawy artykułów do Zamawiającego – Wykonawca jest zobowiązany do wymiany towaru w terminie ustalonym przez Zamawiającego.

5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia całej partii towaru lub odrzucenia jej części w przypadku, gdy w trakcie oceny wizualnej zostanie stwierdzona zła lub niewłaściwa jakość artykułów, widoczne uszkodzenia spowodowane niewłaściwym zabezpieczeniem artykułów, niewłaściwym przechowywaniem lub transportem.

6. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego przedmiotu umowy na artykuł wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z zamówienia i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym przez Zamawiającego.

7. Wyliczona na podstawie zaoferowanych przez Wykonawcę cen jednostkowych za wyspecyfikowane w Załączniku artykuły cena ofertowa powinna obejmować całkowite koszty,       jakie poniesie Zamawiający w związku z realizacją umowy przez cały okres jej trwania, w tym m.in. uwzględniać koszty transportu, koszty opakowań/pojemników, ubezpieczeń, opłat celnych i podatkowych oraz wszelkie inne koszty Wykonawcy, a także uwzględnić okoliczności i warunki o których mowa w niniejszym zapytaniu.

8. Ceny podane w ofercie Wykonawcy są cenami stałymi przez cały okres trwania umowy i nie podlegają negocjacjom.

9. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami. Zmiana ilości odebranych w trakcie trwania umowy artykułów, w tym zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości nie może wpłynąć na zmianę ich cen jednostkowych.

10. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.

11. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami zapytania ofertowego.

12. Wykonawca wystawiać będzie faktury w oparciu o ceny jednostkowe, o których mowa w pkt.11 oraz wielkość faktycznie zrealizowanej dostawy (na podstawie dowodów dostaw).

13. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania od Wykonawcy faktur VAT i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.

14. Z tytułu ewentualnego niezrealizowania części umowy Wykonawcy nie przysługują roszczenia finansowe oraz prawne.

15. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, potencjał i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

16. Strony zgodnie postanawiają, że z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy będą naliczać kary umowne w następujących okolicznościach:

a) w przypadku odstąpienia w całości albo w części od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 10% wartości brutto wynagrodzenia Wykonawcy wyliczonego za część zamówienia od którego odstąpiono;

b) za każdy dzień zwłoki dostawy, Zamawiający naliczyć może karę umowną w wysokości 2% wartości wynagrodzenia brutto należnego za część realizacji przedmiotu zamówienia , w stosunku do którego nastąpiła zwłoka;

c) w innych niż określone w pkt. a i b przypadkach niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca uiści na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia brutto należnego za tą część realizacji przedmiotu zamówienia w stosunku do którego nastąpiło niewykonanie lub nienależyte wykonanie.

17. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu od Zamawiającego bieżącego wynagrodzenia za dostarczone produkty.

18. Zamawiający może dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.

19. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w całości albo w części, w szczególności w przypadkach:

a) Wykonawca nie rozpoczął albo przerwał z przyczyn leżących po jego stronie realizacje umowy,

b) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,

c) realizacji przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia w sposób niezgodny z niniejszą

Umową, przepisami prawa lub wskazaniami Zamawiającego.

20. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o okolicznościach stanowiących podstawę odstąpienia.

D. Kryteria wyboru oferty

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).

E. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim poprzez zaoferowanie cen jednostkowych artykułów wyspecyfikowanych w Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania, następnie wyliczenie wartości netto poszczególnych artykułów oraz w podsumowaniu – wyliczenie łącznej wartości netto i brutto.

2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

3. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.

4. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.

5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

6. Kompletna oferta powinna zawierać:

a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mail);

b) wypełniony Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

7. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej. Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała       Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 605 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa artykułów spożywczych”). Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

8. Termin złożenia oferty: do dnia 06 grudnia 2018 r. do godz. 10:00.

9. Ewentualne zapytania proszę kierować do:

1) Pani Jolanty Łaszcz – tel. 85 66 54 562;

2) Pani Magdaleny Bagińskiej – tel. 85 66 54 131

3) Pani Emilia Młynarska – Marczuk – tel. 85 66 54 131

F. Klauzula informacyjna  

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:  

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-888 Białystok, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 (www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl).

2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).

4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie     przepisów prawa.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.

6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

G.Uwagi

1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 60 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych artykułów).

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

3. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:

a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Załączniki:

Załącznik nr 1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia;

Załącznik nr 2 Wzór formularza ofertowego;

Załącznik nr 3 Wzór umowy.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyła HURT I DETAL ART.SPOŻYWCZO – ROLNE Anna Siekierko, 18-200 Wysokie Mazowieckie, ul. Szpitalna 24, NIP:722-102-71-36, REGON: 450686807 – cena oferty brutto 50 004,28 zł.