Białystok, dnia 8 maja 2018 r.
Biuro Administracyjno – Gospodarcze  
BA-I.2632.19.2018

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na wykonanie usług pn. „Mycie automatyczne (szczotkowe) floty samochodów służbowych będących w użytkowaniu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.“

A) Opis zadania:

1. Wykonywanie usług powinno być możliwe na terenie całego kraju. Usługa będzie wykonywana sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego w okresie 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. Zamawiający dysponuje kwotą maksymalnie do 20 180 zł brutto
na wykonanie usługi.
2. W skład floty samochodowej Urzędu wchodzą pojazdy wymienione w Załączniku
nr 1 do niniejszego zapytania. W trakcie wykonywania usługi skład floty samochodowej może ulec zmianie. W takim przypadku Wykonawca otrzyma uaktualnioną listę pojazdów. Zmiana składu floty nie może być podstawą do zmiany warunków i cen wykonywania usługi.

3. Myjnie automatyczne powinny dysponować minimum czterema programami mycia. Poszczególne programy powinny posiadać następujące funkcje:

Program A – mycie szamponem, suszenie,
Program B – mycie szamponem z pianą aktywną, mycie kół, suszenie,
Program C – mycie wstępne i zasadnicze, mycie szamponem z pianą aktywną, mycie kół, suszenie, woskowanie,
Program D – mycie wstępne i zasadnicze, mycie szamponem z pianą aktywną, mycie kół, suszenie, woskowanie, mycie podwozia.

Wymienione w poszczególnych programach funkcje należy traktować jako wymagania konieczne, obligatoryjne jakie powinien dany program spełnić. Zamawiający dopuszcza występowanie w danym programie funkcji dodatkowych (nie opisanych w zapytaniu ofertowym) i w takim przypadku cena proponowana za wykonanie usługi wg takiego programu obejmuje wszystkie funkcje, nawet te nie wymienione w zapytaniu ofertowym.
4. Myjnie powinny być czynne 7 dni w tygodniu. Godziny otwarcia myjni:
pon. – pt.: min. 08:00-18:00,
sob.-niedz. : min. 08:00-15:00,
5. Mycie samochodów powinno być możliwe w temperaturze zewnętrznej powietrza do -5oC.
 
B) Inne warunki i ustalenia

1. Każdorazowa sprzedaż usługi mycia będzie dokonywana wg cen obowiązujących na myjni
w dniu dokonania zakupu z zastosowaniem stałego upustu procentowego (rabatu) podanego przez Wykonawcę w ofercie.
2. Zastosowany upust powinien być taki sam na poszczególne programy mycia, powinien być stały przez cały okres obowiązywania umowy oraz taki sam dla wszystkich pojazdów stanowiących flotę samochodową Zamawiającego.
3. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się raz
w miesiącu, wyłącznie w oparciu o ceny podane w ofercie i na warunkach określonych
w niniejszym zapytaniu. Faktura powinna obejmować wyszczególnione rodzaje wykonanych usług mycia, informację na jakiej myjni były wykonane oraz zastosowany upust.
Niezgodności w powyższym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur przez Zamawiającego jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami zapytania ofertowego lub wypowiedzeniem umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy.

4. Termin płatności faktur: 30 dni od dnia prawidłowo wystawionej i dostarczonej faktury VAT.
5. Wykonawca powinien dysponować: min. 2 myjniami na terenie miasta Białegostoku z min. jednym stanowiskiem mycia samochodów.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji usług zgodnie z jego potrzebami
oraz dokonywanie zmian w załączonym wykazie samochodów. Nie wykorzystanie pełnej kwoty, o której jest mowa w cz. A pkt.1 oraz dokonywanie zmian w wykazie samochodów
nie może powodować zmiany w zakresie cen wynikających z oferty Wykonawcy ani innych roszczeń Wykonawcy.

C) Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty:

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryteriami:
a) Ceny jednostkowe –waga kryterium 40%,
b) ilość myjni na trenie Wojewódtwa Podlaskiego –waga kryterium 30%,
c) wysokość udzielonego upustu procentowego –waga kryterium 30%.

ocena/wartość oferty/ ilość pkt =[(Cnajn/Cb*100*0,4)+(Sb/Snajw*100*0,3)+(Ub/Unajw*100*0,3)]

Cnjn - cena oferty najniższej spośród ofert nieodrzuconych 
Cb - cena oferty badanej  
Sb - ilość stacji w ofercie badanej  
Snajw -najwyższa oferowana ilość stacji spośród ofert nieodrzuconych
Ub - upust w ofercie badanej  
Unajw - najwyższy oferowany upust spośród ofert nieodrzuconych
   
Wykonawca jest zobowiązany złożyć ofertę na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Ceny jednostkowe netto za usługi mycia dla każdego programu powinny być podane wg cen obowiązujących, na wskazanej myjni na terenie miasta Białegostoku, na pięć do dwóch dni przed złożeniem oferty. Wykonawca udokumentuje ceny jednostkowe zanonimizowaną kopią faktury lub innym dowodem płatności. Sposób wyliczenia oceny oferty wg wzoru zawartego na  formularzu ofertowym.
2. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty,
ze względu na to, że zostały złożone najkorzystniejsze oferty o takiej samej ilości punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych.
3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym zapytaniu oraz zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o wyżej podane kryteria wyboru.
4. Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dot. treści złożonych przez nich ofert.
5. Oferty niekompletne – nie zawierające dokumentów wymienionych w cz.E pkt.2 będą odrzucone jako niespełniające warunków Zapytania ofertowego.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

D) Terminy
Termin złożenia/dostarczenia oferty: do dnia 16.05.2018 do godziny 12.00.

E) Sposób złożenia oferty
1. Oferty należy złożyć w formie pisemnej na Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego, w zamkniętej oznaczonej podpisem kopercie: „Mycie automatyczne, flota samochodów służbowych UMWP 2018”Ofertę należy dostarczyć do siedziby urzędu  przy ul. Kard. St. Wyszyńskiego 1, pok. nr 605.

2. Do oferty proszę dołączyć:
1) dane rejestrowe Wykonawcy,
2) wykaz myjni – oddzielnie z adresami na terenie Województwa Podlaskiego (w tym dwóch myjni położonych na terenie Białegostoku) i kraju
3) zanonimizowana kopia faktury lub innego dowodu płatności, o której mowa w cz. C pkt. 1.
4) referencje potwierdzające fachowość i rzetelność wykonywania czynności objętych zapytaniem.
3. Ewentualne zapytania proszę kierować do Pana Tomasza Greś, tel. 85 66 54 552, lub Pani Joanny Bieluci tel. 85 66 54 557.

„W wyniku przeprowadzonego postępowania, Zamawiający informuje o unieważnieniu powyższego postępowania z uwagi na brak ofert.