Białystok, dnia 27.11.2019 r.
Biuro Gospodarcze
BG.2601.7.4.2019

Zapytanie ofertowe
Zapraszam do złożenia oferty na dostarczanie artykułów do utrzymania czystości (środki czystości, chemia gospodarcza oraz odświeżacze powietrza) do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 w Białymstoku oraz przy ul. Marii Skłodowskiej – Curie 14 w Białymstoku.

A. Opis przedmiotu zamówienia.
Przedmiotem zamówienia jest dostawa artykułów do utrzymania czystości (środki czystości, chemia gospodarcza oraz odświeżacze powietrza) wymienionych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania, zwanych dalej artykułami.

B. Termin wykonania
Termin realizacji zadania – 01.01.2020 r. - 31.12.2020 r.

C. Istotne postanowienia przyszłej umowy
1. Artykuły powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 w Białymstoku oraz przy ul. Marii Skłodowskiej – Curie 14 w Białymstoku.
2. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.
3. Artykuły należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie 5 dni roboczych od daty złożenia zamówienia. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną raz w miesiącu. Dopuszcza się możliwość złożenia zamówienia uzupełniającego na zasadach jak wyżej.
4. Wykonawca będzie realizował dostawy do lokalizacji Zamawiającego w dni robocze w godz. od 8:00 do 13:00.
5. Artykuły powinny być posegregowane i dostarczone wraz z dowodem dostawy w sposób umożliwiający ich sprawne policzenie i odbiór. Każdy dostarczony artykuł powinien być dopuszczony do obrotu i stosowania na terenie Polski zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wykonawca wraz z dostawą pierwszej partii artykułów przekaże właściwe i potwierdzone za zgodność karty charakterystyki wymagane dla poszczególnych środków chemicznych i dezynfekujących.
6. Termin przydatności do użycia dostarczonych artykułów nie może być krótszy niż 6 miesięcy, licząc od daty dostawy.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia całej partii towaru lub odrzucenia jej części w przypadku, gdy w trakcie oceny wizualnej zostanie stwierdzona zła lub niewłaściwa jakość artykułów, widoczne uszkodzenia spowodowane niewłaściwym zabezpieczeniem artykułów.
8. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego przedmiotu umowy na artykuł wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z zamówienia i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym przez Zamawiającego.
9. Wyliczona na podstawie zaproponowanych przez Wykonawcę cen jednostkowych za wyspecyfikowane w Załączniku nr 1 artykuły cena ofertowa powinna obejmować całkowite koszty, jakie poniesie Zamawiający w związku z realizacją umowy przez cały okres jej trwania, w tym m.in. uwzględniać koszty transportu, koszty opakowań/pojemników, ubezpieczeń, opłat celnych i podatkowych oraz wszelkie inne koszty Wykonawcy, w tym wszystkie okoliczności i warunki wyszczególnione w Zapytaniu ofertowym.
10. Ceny podane w ofercie Wykonawcy są cenami stałymi przez cały okres trwania umowy i nie podlegają negocjacjom.
11. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami. Zmiana ilości odebranych w trakcie trwania umowy artykułów, w tym zmniejszenia ich ilości nie może wpłynąć na zmianę ich cen jednostkowych. Określone w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego ilości artykułów do utrzymania czystości stanowią wartości szacunkowe przyjęte w celu określenia wartości przedmiotu umowy. Zmiana ilości poszczególnych artykułów nie stanowi istotnej zmiany przyszłej umowy, jednakże ilości zamawianych artykułów nie mogą prowadzić do zmiany wartości przedmiotu umowy.
12. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.
13. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w Formularz ofertowym Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować uznaniem faktur za wystawione niezgodnie z umową i warunkami Formularza ofertowego.
14. Wykonawca wystawiać będzie faktury na koniec miesiąca rozliczeniowego w oparciu o ceny jednostkowe, o których mowa w pkt. 13 oraz wielkość faktycznie zrealizowanej dostawy (na podstawie dowodów dostaw).
15. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania od Wykonawcy faktur i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.

D. Kryteria wyboru oferty.
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).

E. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty
1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej. Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 022 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa artykułów czystości”). Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Termin złożenia oferty: do dnia 04.12.2019 r., do godz. 10.00
3. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
5. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Kompletna oferta powinna zawierać:
a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);
b) wypełniony Formularz Ofertowy, będący Załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania.
8. Ewentualne zapytania proszę kierować do:
1) Pani Emilii Borowskiej tel. - 85 66 54 562;
2) Pani Joanny Fiedorowicz – tel. 85 66 54 501;

F. Klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-888 Białystok, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 (www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl).
2) Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl
3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).
4) Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.
6) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
7) Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.
9) Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

G. Uwagi
1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 30 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych.
2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełnia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.
3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełnienia.
4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.
5. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie lub droga elektroniczną.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.
7. Unieważnienie może nastąpić, w szczególności w następujących przypadkach, gdy:
a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia;
b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym;
d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą złożenie zamówienia.

Załączniki:
1) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
2) Formularz ofertowy;
3) Wzór umowy.

13.12.2019 r.

W związku z pismem firmy PPHU DAFI, Adam Łobodziński, 15-110 Białystok, ul. Kombatantów 1, NIP 542-220-46-96, REGON 051977577 z dnia 13.12.2019 r .o odstąpieniu z powyższego postępowania informuję, iż najkorzystniejszą ofertę złożył  MULTICHEM s.c. M. Barwiejuk, H. Mścichowski, 15-139 Białystok, ul. Ks. A. Syczewskiego 8, NIP 966-207-21-67, REGON 200521388, w kwocie 68 489,36 zł brutto.

06.12.2019 r.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożył PPHU DAFI Adam Łobudziński, 15-110 Białystok, ul. Kombatantów 1, NIP 542-220-46-96, REGON 051977577, tel. 780 165 447 – cena oferty brutto 67 036,97 zł