Zamawiający

Województwo Podlaskie
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
Departament Rozwoju Regionalnego
ul. Poleska 89
15-874 Białystok

Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie sesji fotograficznych poszczególnych projektów i wydarzeń współfinansowanych z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego 2014-2020.
   Zdjęcia będą przedstawiały ludzi, inwestycje i wydarzenia związane z realizowanym projektem w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego.
   Zdjęcia będą wykorzystane, m.in. w publikacjach, prezentacjach multimedialnych, na stronach internetowych oraz w innych działaniach promocyjnych podejmowanych przez Zamawiającego.
2. Zamówienie obejmuje realizację następujących zadań:
   • Zadanie nr 1 będzie polegało na wykonaniu sesji fotograficznej i dostarczeniu gotowych do publikacji 10 zdjęć wybranych przez Zamawiającego z minimum 20 zdjęć przedstawionych przez fotografa. Liczba  sesji tego rodzaju w ciągu 2020 roku – maksimum 40. Sesje mogą być zlecone do jednoczesnej realizacji w przypadku, gdy ich przedmioty są zlokalizowane blisko siebie.
   • Zadanie nr 2 będzie polegało na obsłudze fotograficznej danego wydarzenia (zajmującej maksymalnie jeden dzień), z którego zostanie dostarczonych 40 gotowych do publikacji zdjęć o charakterze reportażu wybranych przez Zamawiającego ze 100 zdjęć przedstawionych przez fotografa. Liczba sesji tego rodzaju w ciągu 2020 roku -  maksimum 3.
     Wskazana liczba sesji zdjęciowych jest liczba maksymalną. Zamawiający zastrzega możliwość zlecenia do realizacji mniejszej liczby sesji fotograficznych w ramach poszczególnych zadań niż wskazano powyżej.
3. Zdjęcia powinny się charakteryzować wysoką jakością wykonania w technice cyfrowej, o rozdzielczości minimum 300 dpi.
4. Zdjęcia będą wykonywane w świetle naturalnym i sztucznym.
5. Zamawiający na bieżąco poprzez pocztę e-mail będzie przekazywał informacje o wybranych projektach, dla których będzie wykonana dokumentacja fotograficzna.
6. Fotografowanie może odbywać się w różnych porach dnia, siedem dni w tygodniu w zależności od wydarzenia lub zapotrzebowania.
7. Dojazd do miejsca realizacji sesji fotograficznej, w obie strony, Wykonawca zapewnia we własnym zakresie.
8. Sesje będą realizowane na terenie województwa podlaskiego od dnia zawarcia Umowy do 31.12.2020 r.
9. Wykonawca uzyska zgody wszystkich osób widocznych na zdjęciach na publikację ich danych i wizerunku zgodnie z zapisami Umowy, stanowiącej Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Zgody na wykorzystanie wizerunku będą przekazywane Zamawiającemu na bieżąco drogą elektroniczną, zaś oryginały Wykonawca zobowiązuje się przekazać najpóźniej w momencie dostarczenia rachunku/faktury.
10. Warunki i obowiązki Wykonawcy związane z powierzeniem przetwarzania danych osobowych zostały określone w treści umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowi Załącznik nr 4 do wzoru Umowy.

Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent, który:

1. Posiada portfolio składające się z min. 10 wybranych fotografii, w wersji elektronicznej, po 2 z zakresu:
   • portretów,
   • zdjęcia reportażowego,
   • martwej natury,
   • fotografii komercyjnej,
   • fotografii obiektu (wnętrz i fasad).
     Wyłączone z portfolio będą zdjęcia z sesji okolicznościowych (chrzty, śluby, komunie, itd.)
2. Posiada minimum 1 referencję lub protokół odbioru ze świadczonych usług fotograficznych o podobnym charakterze (na rzecz firm, wydawnictw lub instytucji publicznych).
3. Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie poproszony o przedłożenie dokumentów, potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
4. W przypadku nie złożenia wymaganych dokumentów we wskazanym terminie, oferta Wykonawcy zostanie odrzucona.

Kryteria oceny ofert

1. Cena oferty powinna obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia, w tym również wszelkie koszty towarzyszące wykonaniu, m.in. uwzględnienie kosztów transportu i przekazania majątkowych praw autorskich.
2. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% cena brutto.

Termin i sposób składania ofert

1. Oferty należy składać na załączonym formularzu ofertowym, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Jest to jedyny dokument wymagany na etapie składania ofert (prosimy o zapoznanie się z punktem 3. Warunki udziału w postępowaniu).
2. Prosimy o nadsyłanie ofert w formie elektronicznej na adres e-mail: joanna.dabrowska@wrotapodlasia.pl w nieprzekraczalnym terminie, który upływa 21.02.2020 r. o godz. 12.00
3. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu, zgodnie z zapisami zawartymi w rejestrach, m.in. KRS, Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, itp.

Dodatkowe informacje

1. Zamawiający informuje, iż składanie ofert jest dobrowolne i nie rekompensuje żadnych kosztów sporządzenia oferty.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w przypadku, gdy:
3. powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
4. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
5. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
6. postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
7. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający niezwłocznie zamieści informację  o unieważnieniu na stronie: http://przetargi.wrotapodlasia.pl/.
8. W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt z Panią Joanną Dąbrowską (joanna.dabrowska@wrotapodlasia.pl, tel. 85 66 54 965).
9. Zamówienie będzie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu województwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020.

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

Informacja Zarządu Województwa Podlaskiego – Zamawiającego, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego  w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 15-888 Białystok, tel. +48 (85) 66 54 480, e-mail: sekretariat@wrotapodlasia.pl , www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl
2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją postepowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w powyższym celu jest konieczność wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e rozporządzenia);
4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do zakończenia okresu trwałości projektu, nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem złożenia oferty na realizację przedmiotu zamówienia publicznego i jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

Załączniki

1. Formularz ofertowy
2. Umowa z załącznikami - wzór

W wyniku przeprowadzonego postępowania najkorzystniejszą ofertę złożył: Artystyka Marcin Onufryjuk - Pawły 90, 16-060 Zabłudów; cena oferty brutto: 20 461,05 zł.