Białystok, dnia 25.11.2019 r.
BG.2601.3.6.2019
Zapytanie ofertowe
Zapraszam do złożenia oferty na sukcesywne wykonanie i dostawę pieczątek, wkładów gumowych oraz wkładów tuszujących na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.
A. Opis zadania

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne wykonanie i dostawa pieczątek, wkładów gumowych oraz wkładów tuszujących wymienionych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania.
2. Pieczątki, wkłady gumowe oraz wkłady tuszujące powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do lokalizacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 do pokoju 024.
3. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.
4. Technika wykonania gumki z tekstem – laserowa.
5. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną z określeniem rodzaju, treści, ilości pieczątek oraz wskazaniem terminu realizacji zamówienia
w zależności od potrzeb Zamawiającego.
6. Wykonawca wykona projekt graficzny pieczątki w skali 1:1 w ciągu 3 godzin
od momentu złożenia zamówienia i przekaże Zamawiającemu do akceptacji w formie elektronicznej umożliwiającej odczyt w programach pakietu MS Office lub w formacie PDF. Zamawiający niezwłocznie dokona akceptacji projektu lub przekaże stosowne zmiany.
7. Wykonawca gwarantuje precyzyjne odbicie wykonanych pieczątek i trwałość gumki zarówno w nowych automatach jak również w używanych, otrzymanych
od Zamawiającego.
8. Termin realizacji zamówienia przesłanego drogą elektroniczną bądź faksem:
a) w trybie standardowym – maksymalnie do 2 dni roboczych liczonych od dnia następnego, od akceptacji projektu przez Zamawiającego. Za dni robocze uznaje się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych
od pracy;
b) w trybie ekspresowym – w ciągu 3 godzin od momentu akceptacji projektu.
9. Zamawiający przewiduje w trakcie trwania umowy ok. 40% zamówień w trybie ekspresowym.
10. Wykonawca w pierwszej kolejności wykorzysta używane automaty otrzymane
od Zamawiającego – przywrócenie automatów do stanu używalności i czystości leży
w gestii Wykonawcy. W automatach tych powinny być zastosowane oryginalne wkłady tuszujące przeznaczone do danego modelu automatu.
11. Wykonawca jest zobowiązany udzielić na dostarczone nowe pieczątki 12 miesięcznej gwarancji jakości, której bieg rozpocznie się od daty dostarczenia przedmiotu umowy.
12. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami. Zmiana ilości odebranych w trakcie trwania umowy pieczątek, w tym zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości nie może wpłynąć na zmianę ich cen jednostkowych.

B. Termin wykonania

Termin realizacji zadania – od dnia 01.01.2020 r. do dnia 31.12.2020 r. lub do dnia wyczerpania kwoty przyznanej na realizację umowy (w zależności od tego, co nastąpi
w pierwszej kolejności).

C. Istotne postanowienia przyszłej umowy

1. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.
2. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur jako wystawionych niezgodnie z Umową i warunkami Zapytania ofertowego.
3. Wykonawca wystawiać będzie faktury w oparciu o ceny jednostkowe, zamieszczone
w Formularzu ofertowym. Faktury będą wystawiane przez Wykonawcę dwa razy
w miesiącu (w połowie miesiąca i na koniec miesiąca).
4. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania
od Wykonawcy faktur VAT i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.
5. Z tytułu ewentualnego niezrealizowania części umowy Wykonawcy nie przysługują roszczenia finansowe oraz prawne.
6. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, potencjał
i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa
w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa.

D. Kryteria wyboru oferty

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).
2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która zawiera najniższą cenę ofertową brutto.

E. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim poprzez zaoferowanie cen jednostkowych pieczątek wyspecyfikowanych w Załączniku nr 2 do niniejszego Zapytania oraz w podsumowaniu – wyliczeniu łącznej wartości brutto.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
3. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
4. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. Kompletna oferta powinna zawierać:
a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);
b) wypełniony Formularz Ofertowy, będący Załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania.
7. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej. Miejsce złożenia oferty: siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, pok. 022 (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – dostawa pieczątek”). Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone
po terminie nie będą rozpatrywane.
8. Termin złożenia oferty: 02.12.2019 r., do godziny 10.00
9. Ewentualne zapytania proszę kierować do: Emilii Borowskiej – tel. 85 66 54 562;

F. Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego
w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-888 Białystok,
ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 (www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl).
2) Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl
3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych
z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).
4) Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.
6) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
7) Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.
9) Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

G. Uwagi

1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 60 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych artykułów).
2. Za automat uważa się fabrycznie nowy samotuszujący, wykonany z trwałego tworzywa sztucznego, wyposażony w łatwo wymienialną, fabrycznie nową wkładkę w kolorze wskazanym przez Zamawiającego oraz okienko indeksowe umożliwiające identyfikację.
3. Za automat szkieletowy uważa się fabrycznie nowy samotuszujący automat szkieletowy, obudowa i rdzeń metalowy wyposażony w łatwo wymienialną wkładkę tuszującą oraz okienko indeksowe ułatwiające identyfikację pieczątki. Data w wersji:
dd-mm-rrrr z możliwością ustawienia daty na kolejnych 11 lat.
4. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełnia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.
5. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełnienia.
6. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.
7. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie lub droga elektroniczną.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.
9. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:
a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Załączniki do Zapytania ofertowego:
1. Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
2. Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy;
3. Załącznik nr 3 – Wzór umowy.

W wyniku przeprowadzonego postępowania, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożył Mapen Spółka Jawna, Paweł Oksieńczuk, Mariusz Jóźwik, 15-773 Białystok, ul. Rzemieślnicza 31/1 – cena oferty brutto 13 225,02 zł.