Zapraszam do złożenia oferty na usługę wynajmu sali wykładowej i zapewnienia poczęstunków na potrzeby konferencji „145 lat pszczelarzy na Sejneńszczyźnie” w terminie 14-15 października 2018 r.

1. Zamawiający:

Województwo Podlaskie
ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1
15-888 Białystok
NIP 542-25-42-016
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

2. Termin realizacji usługi:

14-15 października 2018 r.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie sali wykładowej oraz poczęstunków na potrzeby ww. konferencji. Pierwszego dnia odbywać się ona będzie w sali zapewnionej przez Wykonawcę, drugiego natomiast w sali teatralnej Liceum w Sejnach (salę II dnia zapewnia partner konferencji – Terenowe Koło Pszczelarzy w Sejnach). Mając to na uwadze zadaniem Wykonawcy będzie usługa zrealizowana w następującym zakresie:

14 października 2018 r.,

1)    zapewnienie sali na wykłady;
2)    zapewnienie poczęstunku kawowego;
3)    zapewnienie posiłku (obiad serwowany).

15    października 2018 r.,

4)    zapewnie poczęstunku w formie cateringu w Liceum w Sejnach.


ad 1) zapewnienie sali na wykłady;

Wykonawca udostępni salę na wykłady związane z konferencją w dniu 14 października 2018 r. w godzinach od 13:00 do 18:00, w której weźmie udział do 150 osób. Wymagania wobec sali są następujące:
a)    wyposażenie w krzesła w ilości adekwatnej do ilości uczestników;
b)    wyposażenie w nagłośnienie (w tym min. dwa mikrofony), rzutnik, laptop oraz ekran celem wyświetlania prezentacji;
c)    sala powinna zapewniać estetykę adekwatną do charakteru oraz rangi przedsięwzięcia i zapewniać możliwość zorganizowania na niej obiadu serwowanego (nie dopuszcza się możliwości wykorzystania sal gimnastycznych, hal, korytarzy i innych tego typu przestrzeni);
d)     sala oddalona o nie więcej niż 5 minut marszu od Bazyliki Rzymskokatolickiej pw. Nawiedzenia NMP w Sejnach (licząc wg wskazań map Google, tj. nie więcej niż ok. 400-500 m).

ad 2) zapewnienie poczęstunku kawowego (do 150 osób)

a)    napoje: herbata, kompot owocowy, woda gazowana/ niegazowana, kawa z ekspresu, mielona i rozpuszczalna do wyboru;
b)    dodatki: cukier, cytryna, mleko do kawy,
c)    ciasto własnego wyrobu (np. sękacz, sernik, makowce),
d)    Wykonawca zapewni również obsługę kelnerską oraz naczynia, serwetki i sztućce (nie dopuszcza się stosowania naczyń i sztućców jednorazowych).

ad 3) zapewnienie posiłku (obiad serwowany – do 150 osób).

Poniżej podajemy menu, które przewidujemy podczas poczęstunku. Zamawiający pozostaje otwarty na alternatywne propozycje ze strony Wykonawcy o ile nie będą odbiegać standardem od poniższego zestawienia (modyfikacja wymaga zgody Zamawiającego wyrażonej pisemnie).
a)    zupa kalafiorowa – porcja 300 ml serwowana z wazy,
b)    drugie danie:
- filet z kurczęcia z kurkami w opasce z bekonu,
- ziemniaki opiekane z ziołami,
- zestaw surówek (min. 3 rodzaje)
c)    Wykonawca zapewni również obsługę kelnerską oraz naczynia, serwetki i sztućce (nie dopuszcza się stosowania naczyń i sztućców jednorazowych).

Ostateczną liczbę uczestników Zamawiający wskaże w terminie do 10 października 2018 r. i zapłaci za faktycznie wydane porcje.

ad 4) zapewnie poczęstunku w formie cateringu w Liceum w Sejnach (do 80 osób w dniu 15 października 2018 r.).

Drugiego dnia konferencja będzie realizowana w Liceum w Sejnach. Wykonawca dostarczy tam poczęstunek w następującym rodzaju:

a)    napoje: herbata, kompot owocowy, woda gazowana/ niegazowana;
b)    dodatki: cukier, cytryna, ,
c)    ciasto własnego wyrobu (np. sękacz, sernik, makowce),
d)    Wykonawca zapewni również obsługę kelnerską oraz naczynia, serwetki i sztućce (nie dopuszcza się stosowania naczyń i sztućców jednorazowych).

Ostateczną liczbę uczestników Zamawiający wskaże w terminie do 10 października 2018 r. i zapłaci za faktycznie wydane porcje.

4. Warunki udziału w postępowaniu:

Warunki udziału w postępowaniu są następujące:
1)    złożenie w wyznaczonym terminie oferty na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania;
2)    dysponowanie salą o warunkach odpowiadających opisowi przedmiotu Zamówienia z uwzględnieniem wymogów z pkt 3 ppkt 1) niniejszego zapytania. Ocena tego stanu rzeczy zostanie stwierdzona poprzez weryfikację stanu faktycznego, w tym również z możliwością dokonania wizji lokalnej z udziałem partnerów przedsięwzięcia.

5. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

Lp.    Nazwa kryterium    Waga kryterium
1.    Cena brutto    100 %

O wyborze oferty decyduje najniższa cena brutto. (W cenę oferty należy wliczyć wszystkie koszty wykonania zamówienia )

6. Miejsce i sposób uzyskania dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu zamówienia:

Informacja telefoniczna: tel. (85) 66 54 207
Informacja e-mail: ksow@wrotapodlasia.pl

7. Miejsce i termin złożenia oferty:

Ofertę składa się w oparciu o formularz dołączony do postępowania na adres e-mail ksow@wrotapodlasia.pl lub dariusz.jurkowski@wrotapodlasia.pl.
Cena oferty winna obejmować podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej w dniu składania ofert (stawki VAT zostaną określone przez Wykonawcę na fakturze zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa).

Termin składania ofert upływa w dniu 07 sierpnia 2018 r.

Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. W przypadku nieprawidłowego zaadresowania Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za złe skierowanie oferty.


8. Określenie możliwości składania ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych w ramach przedmiotu zamówienia.

9. Określenie warunków zmiany umowy:

Zamawiający nie przewiduje zmiany warunków umowy.

10. Czy Zamawiający przewiduje możliwość odwołania postępowania?

Tak

11. Czy Zamawiający przewiduje zmiany warunków postępowania?

Nie

W wyniku przeprowadzonego postępowania zostały złożone 2 oferty przez następujące podmioty:

1. PPHUGK „U Henryka” (Restauracja Skarpa)
2. Silver-Bird Events Natalia Gołąb

 Biorąc pod uwagę przyjetę kryterium ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyła firma PPHUGK „U Henryka” (Restauracja Skarpa) – cena oferty brutto 12 880 zł