Białystok, dnia 5.12.2024 r.   

BOU-X.2601.16.2024.GK

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na „Dostarczenie artykułów chemicznych niezbędnych do utrzymana czystości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w 2025 roku”.

A. Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest dostawa artykułów chemicznych do utrzymania czystości (środki czystości, chemia gospodarcza oraz odświeżacze powietrza) wymienionych w Załączniku nr 1, zwanych dalej artykułami.
            
B. Termin wykonania       

                                        
Termin realizacji zadania od 01.01.2025 r. do dnia 31.12.2025 r. lub do dnia wyczerpania kwoty przyznanej na realizację umowy (w zależności od tego, co nastąpi w pierwszej kolejności).

C. Istotne postanowienia przyszłej umowy

1. Artykuły powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do poniższych lokalizacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego:
•    ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 w Białymstoku
•    ul. M. Curie Skłodowskiej 14 w Białymstoku
2. Dostawa  realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.
3. Artykuły należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie 5 dni roboczych od daty złożenia zamówienia. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną raz w miesiącu. Dopuszcza się możliwość złożenia zamówienia uzupełniającego na zasadach jak wyżej.  
4. Wykonawca będzie realizował dostawy do siedziby wskazanej przez Zamawiającego w dni robocze w godz. od 8:00 do 13:00.
5. Artykuły powinny być posegregowane i dostarczone wraz z dowodem dostawy w sposób umożliwiający ich sprawne policzenie i odbiór. Każdy dostarczony artykuł powinien być dopuszczony do obrotu i stosowania na terenie Polski zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wykonawca wraz z dostawą pierwszej partii artykułów przekaże właściwei potwierdzone za zgodność karty charakterystyki wymagane dla poszczególnych środków chemicznych i dezynfekujących ujętych w Załączniku nr 1 .
6. Termin przydatności do użycia dostarczonych artykułów nie może być krótszy niż 6 miesięcy, licząc od daty dostawy.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia całej partii towaru lub odrzucenia jej części w przypadku, gdy w trakcie oceny wizualnej zostanie stwierdzona zła lub niewłaściwa jakość artykułów, widoczne uszkodzenia spowodowane niewłaściwym zabezpieczeniem artykułów.
8. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego przedmiotu umowy na artykuł wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z zamówienia i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym przez Zamawiającego.
9. Wyliczona na podstawie zaproponowanych przez Wykonawcę cen jednostkowych za wyspecyfikowane artykuły w Załączniku nr 1 cena ofertowa powinna obejmować całkowite koszty, jakie poniesie Zamawiający w związku z realizacją umowy przez cały okres jej trwania, w tym m.in. uwzględniać koszty transportu, koszty opakowań/pojemników, ubezpieczeń, opłat celnych i podatkowych oraz wszelkie inne koszty Wykonawcy, w tym wszystkie okoliczności i warunki wyszczególnione w Zapytaniu ofertowym.
10. Ceny podane w ofercie Wykonawcy są cenami stałymi przez cały okres trwania umowy i nie podlegają negocjacjom.
11. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami. Zmiana ilości odebranych w trakcie trwania umowy artykułów, w tym zmniejszenia ich ilości nie może wpłynąć na zmianę ich cen jednostkowych. Określone w Załączniku nr 1 Zapytania ofertowego ilości artykułów do utrzymania czystości stanowią wartości szacunkowe przyjęte w celu określenia wartości przedmiotu umowy. Zmiana ilości poszczególnych artykułów nie stanowi istotnej zmiany przyszłej umowy, jednakże ilości zamawianych artykułów nie mogą prowadzić do zmiany wartości przedmiotu umowy.
12. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.
13. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w Formularzu ofertowym Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować uznaniem faktur za wystawione niezgodnie z umową i warunkami Formularza ofertowego.
14. Wykonawca wystawiać będzie faktury na koniec miesiąca rozliczeniowego w oparciu o ceny jednostkowe, o których mowa w pkt. 13 oraz wielkość faktycznie zrealizowanej dostawy (na podstawie dowodów dostaw).
15. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania faktury od Wykonawcy i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.

D. Kryteria wyboru oferty.

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).
2. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

E. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Termin złożenia oferty: do dnia 16 grudnia 2024 r. do godz. 10.00. Decyduje data wpływu oferty. Oferty, które zostaną złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Ofertę należy opatrzeć klauzulą :
„NIE OTWIERAĆ do dnia 16.12.2024 r., do godz. 10:30”.
3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 16.12.2024 r., o godz. 10:30 w budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. M. Curie-Skłodowskiej 14, 15-097 Białystok.
4. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
5. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
6. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.
7. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
8. Kompletna oferta powinna zawierać:
a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);
b) wypełniony Formularz Ofertowy, będący Załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania.
9. Ofertę w wersji papierowej należy wysłać na adres:

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
Biuro Obsługi Urzędu
ul. M. Curie-Skłodowskiej 14
15-097 Białystok

Na kopercie należy umieścić:
„Dostarczenie artykułów chemicznych niezbędnych
do utrzymana czystości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w 2025 roku”

lub przedłożyć osobiście (wyłącznie w zamkniętej kopercie):
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
ul. M. Curie-Skłodowskiej 14
15-097 Białystok
Kancelaria Główna
Na kopercie należy umieścić:
„Dostarczenie artykułów chemicznych niezbędnych
do utrzymana czystości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w 2025 roku”
10. Ewentualne zapytania proszę kierować do:
1) Pana Grzegorza Kleszczewskiego - e-mail grzegorz.kleszczewski@podlaskie.eu ;

F. Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:    
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-097 Białystok,
ul. M. Curie Skłodowskiej 14 (www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl).
2) Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl
3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).
4) Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.
6) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
7) Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.
9) Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

G. Uwagi

1. Przewidywany termin podpisania umowy to grudzień 2024 r.
2. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 60 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych.
3. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełnia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.
4. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełnienia.
5. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.
6. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie lub droga elektroniczną.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.
8. Unieważnienie może nastąpić, w szczególności w następujących przypadkach, gdy:
a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia;
b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym;
d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą złożenie zamówienia.



Załączniki:
Załącznik nr 1 -  Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy;
Załącznik nr 3 - Wzór umowy do zapytania ofertowego.

Białystok, dnia 10 grudnia 2024 r.

BOU-X.2601.16.2024.GK

WYKONAWCY  WSZYSCY

Zamawiający informuje, iż w zapytaniu ofertowym nr BOU-X.2601.16.2024.GK pn.: „Dostarczenie artykułów chemicznych niezbędnych do utrzymana czystości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w 2025 roku” wpłynęło pytanie do dokumentacji o następującej treści:

Pytanie:
„Czy w poz. 2,3,4,23,53 mogą być produkty równoważne czy konkretnie wymienione przez Państwo z nazwy?”


Odpowiedź:
Zamawiający dopuszcza zaoferowanie artykułów z poz. 2, 3, 4, 23, 53 innych producentów niż wymienionych w ww. pozycjach, jednakże o takich samych parametrach.

Białystok, dnia 13 grudnia 2024 r.

BOU-X.2601.16.2024.GK

WYKONAWCY  WSZYSCY

Zamawiający informuje, iż w zapytaniu ofertowym nr BOU-X.2601.16.2024.GK pn.: „Dostarczenie artykułów chemicznych niezbędnych do utrzymana czystości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w 2025 roku” wpłynęło pytanie
do dokumentacji o następującej treści:

Pytanie:
"Czy zamawiający w poz. nr 1 dopuści papier toaletowy celulozowy, 2 warstwowy o takich samych parametrach, natomiast innego producenta?"


Odpowiedź:
Zamawiający dopuszcza zaoferowanie artykułu z poz. 1 innego producenta o takich samych parametrach.

Białystok. 16.12.2024 r.

BOU-X.2601.16.2024.GK    

INFORMACJA  Z OTWARCIA  OFERT

W dniu 16.12.2024 r. o godzinie 10.30,  komisja w składzie:

• Agnieszka Kruaze;
• Emilia Młynarska – Marczuk;
• Grzegorz Kleszczewski;

dokonała otwarcia ofert w postępowaniu przeprowadzonym w formie zapytania ofertowego pn.: „Dostarczenie artykułów chemicznych niezbędnych do utrzymania czystości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w 2025 roku”.

W ramach postepowania wpłynęły 3 oferty, od potencjalnych Wykonawców:

Białystok 17.12.2024 r.

BOU-X.2601.16.2024.GK

INFORMACJA Z WYŁONIENIA WYKONAWCY

W wyniku przeprowadzonego postępowania pn.: „Dostarczenie artykułów chemicznych niezbędnych do utrzymania czystości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w 2025 roku” na podstawie złożonych ofert, ustalono,
że najkorzystniejszą ofertę złożył: „DAFIPAPIER” SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ OPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Kombatantów 1 15-110 Białystok - kwota brutto 86 914,45 zł.